对事业单位档案管理信息化建设的思考

罗颐鸣

摘要：本文对事业单位档案管理信息化建设的现状进行了阐述，分析了新时期事业单位档案管理信息化建设的路径和对策。

关键词：事业单位；档案管理；信息化

一、事业单位档案信息化现状分析

第一，缺乏高匹配性。在信息化办公高度普及的时代背景下，我国大部分事业单位也已经完成了信息化平台建设和无纸化办公改革，很多相关业务工作和管理工作都可以借助信息化平台高效快速地完成，使得单位资源得到有效利用，并在一定程度上增强了资料调取、查看和使用的便捷性。事业单位档案信息化建设可以突破传统档案管理模式受到时间、空间限制的弊端，在很大程度上提升资源共享程度。但是，我们也不难发现现阶段信息化平台和相关软件不能实现高度兼容，难以完全保证工作的效率性和简便性。事业单位档案管理采用的是局域网管理模式，每一个人都有自己的阅读权限，能够在权限范围内方便地查取存储在资料库中的文件，但是也难以避免因为管理失误造成的文件损毁、丢失和无法共享等问题。

第二，更新速度较慢。虽然很多事业单位都在名义上着手开始建设档案信息化管理系统，但是实际调查研究发现很多单位对档案信息化建设关注程度较低，导致建成的信息化平台久久得不到更新，甚至会出现档案信息资料难以及时传递、存储等明显管理漏洞，这对档案信息资料的存储和利用产生严重影响。

第三，缺乏安全性。档案信息化环境下的档案安全有了更加丰富的内涵，档案安全不再是单纯地保护档案存储介质的安全和保护环境的安全，也是上升到技术层面和网络层面的安全。事业单位中保存的一些资料信息事关国家机密，关乎到国家安全和社会稳定，如果对其保管不当的话将会造成较大的经济损失。一些事业单位缺乏甄别、分类和管理的意识，虽然享受了档案信息化带来的高度便利性和便捷性，但是却带来了高度的档案安全隐患。档案信息化平台在机密档案资料的管理上缺乏相应的安全管理措施，导致资料审查、资料共享都没有相应的保密性措施作为支撑，一些事业单位甚至在外网环境中使用机密资料，很容易遭致黑客的攻击，造成资料的泄露。

二、事业单位档案信息化建设问题的解决措施

（一）完善档案信息化建设相关标准

任何工作的开展都需要一定的标准作为支撑和前提，从而为工作开展提供一个统一的标准。档案信息化建设涉及到档案收藏、档案整理、档案统计、档案服务等多项内容，事业单位需要对其进行标准建设，只有在明确固定标准的情况下才能让档案信息化工作有的放矢地开展下去，也才能持续不断地促进档案管理工作效率和工作质量的提升，保证进入到信息化建设阶段的档案都是真实、准确的。如果档案信息化建设缺乏统一的标准和真实的信息，那么就难以建立标准、真实、准确的数据库档案信息。事业单位应当将传统档案信息管理办法和档案信息化有效地融合在一起，循序渐进地将事业单位所有档案纳入到信息化管理体系之中来，提升档案管理信息化建设的覆盖程度。

事业单位需要加强对现有档案管理人员的培训，提升其档案管理专业能力和信息技术应用能力，通过在职培训和继续教育引导职工形成互帮互助、优势相长小组，以最快的速度帮助他们掌握档案管理信息化的路径和方法。

（二）加強档案信息化管理保密性建设

事业单位建设档案信息化平台的目的是为人们提供更加优质和高效的服务，而优质和高效的服务建立在档案信息安全的基础之上。因此，在档案信息化建设实际工作开展中，需要不断增加档案信息化平台的保密性，做好安全防范措施，通过内联网、防火墙、杀毒软件、查阅权限的设置来最大限度保护事业单位档案的安全性，避免因为黑客攻击和网络病毒而遭受损毁和盗窃。一方面，要强调事业单位档案查询只能在内网上进行，查询相关档案信息的档案管理人员首先要进行指纹输入，唯有指纹吻合的人才能查阅档案信息；另一方面，事业单位还要加强对档案管理人员专业素养和职业道德的培养，使其意识到提升档案信息安全性建设的重要性，意识到自身肩负的岗位职责和社会责任，从根本上杜绝档案信息泄露的可能性。

（三）加大信息化建设设备和技术的投入

事业单位需要加大力度进行专业设备和专业技术的建设，提升档案信息化建设相应的软硬件设施和配备，根据事业单位实际情况进行档案信息化平台功能和权限的设置，使得软硬件设施能够和事业单位档案管理需求、信息化建设平台功能高度契合。充分挖掘出相关软件的兼容性能，加强档案信息化平台的安全管理。档案信息化管理平台权限的设置是在内网中设置的，在外网之中是难以操作的，这样能够很大程度上提升资料的机密性。

事业单位在档案信息化建设工作开展过程中，可以借助专业信息化企业的力量，在其帮助下进行档案信息化管理平台的搭建和完善，使得档案信息化管理平台更加便捷、高效、安全。平台建设过程中要时刻完善测试工作，根据档案管理需求不断地调试和修改，为档案信息化管理平台的落实做好充分的准备工作。

（四）协调好档案管理人员和平台技术人员的关系

档案信息化建设将技术人员引入到档案管理工作中来，这样档案管理工作主体实现了多元化，如何协调好档案管理人员和平台技术人员之间的关系是至关重要的。只有二者关系协调，才能让档案管理信息化的相关方法发挥最大效用。档案管理信息化以信息技术为以依托，因此不可忽视网络技术人员的重要性；与此同时，网络技术人员负有维护档案管理信息系统安全的职责，需要为档案管理信息化平台的使用人员提供优质服务。因此，在档案管理信息化建设过程中要明确档案管理工作人员和网络技术人员各自的职责，使其意识到互相之间相辅相成的工作关系，保证档案信息资料录入、存储、更新和利用的效率性，为事业单位档案管理工作质量的提升构筑良好基础。

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