浅述建立区域性人事档案管理中心的必要性与可行性

梁宗琪

随着人事制度的不断完善，人事档案管理可在具体实体管理机构的设立上进行一些新探索，其中可以进行尝试的方法是建立区域性的人事档案管理中心。建立区域性的人事档案管理中心，是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心，并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用，使其更好地为现代化建设服务。从整体上看，全国性的人事档案管理中心是一个人事档案的管理系统，它是由众多的子系统组成的，这些子系统就是人事部门统一领导下的各省、市、县的人事档案管理中心。在操作上，形成档案的员工或单位可委托人事档案管理中心保管个人或其员工的人事档案，由单位及时补充新材料，按期交纳一定的保管费用，用工单位利用人事档案管理中心的档案成功招聘人才，也必须向其交纳一定佣金。人事档案管理中心通过保管、提供利用乃至信息服务等众多职能，实现服务人才、促进整个社会人才资源合理配置的目的。

一、建立区域性人事档案管理中心的必要性

实践告诉我们，建立区域性的人事档案管理中心是市场经济条件下人事档案管理上的要求。“档随人走”的管理方法是我国既有的人事档案管理方法，在计划经济时代，这一方法的使用有其科学性，但市场经济条件下的今天这一方法依然占据着人事档案管理方法的主导地位，却值得我们商榷。随着市场、经济、科学技术的发展，社会方方面面的联系变得愈加密切，人才流动的频繁性、人力资源管理对人事档案的依赖性，使人事档案日益成为社会公共信息的一个组成部分，它要求各行各业各个部门产生的人事档案必须统一于一个管理系统，进行集中统一的管理、开发、利用。这是市场经济条件下市场对人才的需求和人才对市场的要求进一步发展的反映。在计划经济体制下，人们的就业往往是被动的，且流动性不大，一个人在一个单位往往一呆就是十几年、几十年甚至一生，在这种情形下，其人事档案对于别的单位、组织来说，就无多大的参考利用价值了。同时，人事档案长期相对稳定地保存在用人单位，长期的占有权使人事档案事实上归属于用人单位。而随着市场经济的建立和发展，人才被作为一种资源投置于市场进行流通，使得人员流动变得经常和频繁，也使得人事档案的流动性加大了。随着市场对人才要求的提高，人事档案的内容也就变得更加丰富，已由过去的“政治型”转变为“业绩型”，其中蕴含着巨大的人力资源信息，对其进行开发和提供利用己成为必然要求。随着人员流动的加大，各行各业各部门也因人事上的关系而被紧密地联系在一起。这就要求他们彼此之间必须加强合作以促进人事工作、人事档案工作的顺利开展。现行的人事档案管理体制已不能适应市场对人才的需求，也不能适应人才对市场的需求，这就要求建立一个中枢机构，对人事档案进行系统管理与控制，进行有效的开发利用。这一中枢机构就是区域性的人事档案管理中心。建立区域性的人事档案管理中心，是市场经济发展的要求，是人事档案管理工作系统化的要求，是人事档案作为一种社会信息资源进行科学管理的要求，也是对人事档案进行有效控制的途径。它的建立，将促进人事档案工作的飞跃发展，促进人事档案工作的规范化、标准化和现代化管理。

二、建立区域性人事档案管理中心的可行性

其一，实践中的可行性。现在，不管是在国内还是在国外，各种专门档案都出现了各自集中保存的趋势，如城建档案集中于城建档案馆中，实践证明，此法非常有效地解决了城建档案的管理问题。同为专门档案，人事档案是否也适合于集中到专门人事档案管理中心进行管理呢？这个问题可以从深圳市企业人事档案管理的方法中得到解答。深圳市的做法是实行分层次和相对集中管理。其具体的管理模式有三种：一是实行分层次管理体制。全市局级干部和一、二类企业领导的档案由市委组织部统一管理；流动干部（辞职、辞退、出国留学、受聘到三资企业、外商驻深代表机构、民营企业、私营企业、“三来一补”企业工作的专业技术人员和管理人员）的档案由市人事局人才服务中心统一管理；上述企业流动工人档案由市劳动局就业服务中心统一管理。二是实行集团、总公司集中统一管理，如国有免税商品公司等单位档案由集团公司集中管理。三是实行相对集中与分级管理体制，如建设集团本部的干部、工人、二级公司的经理、副经理、党委（支部）书记、人事部长、办公室主任、财务部长由集团集中管理，其他人员的档案由二级公司自己管理。如果深圳市建立一个人事档案管理中心，那么对于第一个管理模式来讲就是将一个全宗中的三个子系统即企业人事档案全宗中的三个管理单位集中到一起进行管理。对于第二个模式来讲，只是按照来源原则对领导干部档案、流动干部档案和企业流动工人档案进行分类管理，即将一个集团、一个总公司作为一个管理单位进行管理。第三个模式与第二个模式基本是相同的，只是在一个管理单位中再分一、二级管理单位而已。区域性的人事档案管理中心，其具体的运行机制可从非国有企业的人事档案管理中得到体现。在具体的运作过程中，人事档案管理中心可以按现代化管理的要求，实现非国有企业员工檔案信息资源共享，方便利用。由员工所在单位按《企业职工档案管理工作规定》的要求，将员工的聘用、晋升、新订立劳动合同材料，奖惩材料，专业技术职务评审材料，参加党、团等材料报送人事档案管理中心装入个人档案。企业需要聘用这类人员时，可以依规定到人事档案管理中心查阅其档案。

其二，理论上的可行性。建立区域性的人事档案管理中心可对人事档案进行集中统一的管理，一方面体现了人事档案现实性、真实性、动态性、集中性的要求；另一方面，符合《档案法》关于档案工作实行统一集中领导、分级管理的原则，档案管理要便于社会各方面对档案的利用的规定。这一原则同样也适用于人事档案的管理工作。区域性人事档案管理中心的建立，体现了“统一领导、分级管理的原则”的精神，既有利于维护人事档案信息的完整性与安全性，也符合新时代人事档案作为一种信息资源的管理要求，即信息资源要进行有效的整合与配置，进而进行系统化管理，实现资源共享，方便社会的利用。