主动融入和服务全省改革发展大局——部分档案局（馆）“最多跑一次”事项电子化归档和数字档案馆建设工作介绍

编者按：“最多跑一次”改革是政府自身改革的再推进再深化，是撬动各方面改革的总牵引。全省档案部门服务“最多跑一次”改革，既是档案工作服务大局的重要举措，也是实现自身转型发展的重要途径。随着我省“最多跑一次”改革的不断深化和政府数字化转型的加快推进，档案工作迎来了新的机遇和挑战。各级档案部门把握机遇、直面挑战，以档案工作“三个走向”为根本遵循，主动融入数字政府建设，加快档案工作数字转型，进一步深化推进全省“最多跑一次”事项电子化归档工作和数字档案馆（室）建设，推动档案工作全面融入和服务我省改革发展大局。6月14日，全省“最多跑一次”事项电子化归档工作暨数字档案馆建设推进会在新昌县召开，衢州市、丽水市、德清县、嘉善县、新昌县档案部门介绍了相关工作经验，现总结如下，以飨读者。

衢州：“四个强化”推进八大类事项电子化归档

2018年，衢州市在“最多跑一次”改革试点的基础上，着力打造“最多跑一次”改革示范市和现代基层治理体系建设示范市。衢州市档案局乘势而上、顺势而为，加快推进“最多跑一次”事项电子化归档工作，根据省档案局今年电子化归档的新要求，开展了政务服务网八大类权力事项电子化归档试点工作。

一、强化机制保障，推进试点工作专班运营

局党组将试点工作作为全局年度重点工作任务的“一号工程”，明确全市档案系统要切实从思想和行动上统一到服务这项重要工作部署上来，组建专班队伍，扎实做好试点工作，努力为全省提供可复制的经验样本；多次召开党组会议进行专题研究，形成了主要领导亲自抓、分管领导具体抓的强有力工作机制；召开全市“最多跑一次”事项电子化归档工作现场会，明确“一把手”负责制；建立“跟班学习、通报督查、沟通联络”三大机制，实行每周一报送、每月一通报、每季一督查，及时通报进度、查摆问题、督促落实，将工作任务、进度、问题、难点及时发布，为试点工作的推进提供了制度保障。

二、强化政策先导，积极参与各单位权力事项试点工作

2018年2月，市“两办”印发了《深化“最多跑一次”改革，全面推进政务服务“无差别受理”实施方案》，将市档案局纳入牵头单位，明确以档案信息资源、政务数据为驱动，建设档案整合类政务服务大系统。这成为市档案局推进试点工作的有力保障。市档案局紧抓方案印发这一有利契机，加快推进档案信息资源整合，建设全市档案信息资源库，形成规范统一、数据驱动、共享共建、协同创新的“档案信息资源服务”建设模式。同时市档案局主动出击，积极参与住建、规划、国土、公积金等单位的试点工作，先后参与了“施工图联审”、“测验合一”、不动产登记和公积金“无证办理”等“最多跑一次”新建项目电子化归档规范标准的制定和模块开发的讨论，并将“归档要求”等内容写入了相关单位的实施细则中。

三、强化项目统筹，助力全市试点软件平台建设

市档案局于今年年初完成了“电子文件归档处理系统”的开发部署工作，并开展了行政许可事项的归档接收，已接收25家单位255个事项27696条28.71GB的归档数据；根据试点工作安排，近期又针对八大类权力事项1.1万条数据开展试点打包接收。在做好市本级项目的同时，市档案局始终坚持“市县一盘棋”“规划一张图”，同步推进八大类权力事项电子化归档工作。专门两次召开项目推进协调会，召集各县（市、区）档案局一把手、分管领导集中会谈，统一思想、分解任务、压实责任，以“咬定青山不放松”的韧劲，努力啃下“硬骨头”。随后趁热打铁、加强统筹协调，指导各地编写可行性报告、编排软硬件预算等，推动各县（市、区）档案局项目立项。目前，衢州所辖六个县（市、区）已全部启动项目建设，部分县（市、区）资金经市档案局与财政对接，实现审批加速、资金加倍。

四、强化以点带面，全面铺开归档试点工作

市档案局在前期试点的基础上，以点扩面，积极参与市公积金、市不动产中心、市规划局等单位自建系统归档模块的论证、测试和验收。近期因为事项变更大、人员更换多、软件平台更新等原因，市档案局与市行政服务中心重新对事项进行梳理，并确定预归档操作人员，同时通过集体培训、远程授课、视频录制等方式，及时将新要求新标准新方法第一时间传递给各县（市、区）。针对衢江区、开化县等地技术力量薄弱情况，组建专家队伍，下沉基层一线，开展现场辅导，扫清政策盲点和技术盲区，“多跑N次”换来基层干部少跑或不跑。通过以点带面、市县联动的“地毯式铺开”工作方法，实现了八大类权力事项电子化归档工作的全覆盖和纵深推进。

通过近半年的摸索与实践，八大类权力事项电子化归档工作率先在衢州迈开了步子、起了好头。下一步，我们将加紧加快抓好项目实施，保质保量完成试点工作任务，通过努力为全省提供经验和样本，为全省“最多跑一次”改革贡献“衢州档案力量”。 （本文执笔：衢州市档案局 何志华）

丽水：确立建设模式，抓好系统建设，加强督查考核

一、及时沟通汇报，将电子化归档工作纳入全市“最多跑一次”改革基础性工作、纳入部门督查考核内容

去年全省“最多跑一次”事项电子化归档工作部署会召开之后，丽水市档案局及时向市政府领导汇报并与市审管办沟通，把省政府确定的工作目标、完成时限进行分解，并提出落实意见。一是市政府成立“跑改办”，市档案局作为五个牵头单位之一。二是确定“最多跑一次”电子档案归档模块建设业主，明确电子档案归档模块业主单位为市审管办。在全市统一建设的行政审批系统上增加归档功能，经费由市审管办承担，市档案局负责业务需求和技术培训工作。归档模块在一个半月内建成并投入使用。三是将电子档案归档工作纳入部门考核，每月对有行政权力事项的部门进行督查评分，推动部门“最多跑一次”电子档案的归档率。四是召开全市“最多跑一次”电子档案归档工作会议，并每季度由“跑改办”召开“最多跑一次”改革点评会议。市档案局作为牵头单位之一，对各部门、各县“最多跑一次”电子档案归档工作进行点评。通过2017年下半年的努力，全市预归档行政许可电子档案共10余万件。

二、市县联建，通过“1+10+N”模式建设机关数字档案室系统

2013年，丽水市全面开通“1+9+N”模式的机关数字档案协同管理系统，有850多个机关事业单位用户、归档电子公文1200万件。同时，全市9县（市、区）除1个县外，8个县数字档案馆系统为市档案馆协调采购或自行采购的同一套系统，这为全市统一升级、改造建设电子档案统一管理平台和数字档案馆系统创造了有利条件。

2017年底，市档案局以“1+10+N”的模式（增加开发区），通过市本级公开招标、各县市依据市本级公开招标的结果组织单一来源采购，集中全市财力采购“最多跑一次”电子文件归档和利用系统。同时对标国家级数字档案馆测评标准，对市、县、开发区数字档案馆系统进行全面升级改造。

经济欠发达地区采用市县联建的方式具有如下优势：一是节约资金。通过公开招标这一单一来源采购的方式，市本级数字档案馆、数字档案室系统开发投入为180万元，县市负担65万元，即可建成各部门、乡镇共建共享的机关数字档案室系统，实现电子公文、政务服务网电子档案归档、格式转换、移交和利用；还能实现其他室藏档案统一管理和区域内电子档案数据保全。二是克服人才短缺的短板。丽水市作为经济欠发达地区，难以留住专业技术人才；通过市县联建的方式可以集中市、县档案业务专家的智慧，使工作不因人才短缺而停滞。三是边开发边培训。项目需求提出、分项功能验收的过程，实际上就是人员培训的过程。丽水市根据项目开发进度定期组织县市技术人员参与系统测试和公项验收工作，在实践中提升工作人员业务水平。

三、抓好规范建设，一个标准管到底

抓好系统建设、实现共建共享，关键在于打通各部门应用系统之间归档和利用接口，打破市、县之间数据壁垒。

一是利用参与国家档案局归口的国家标准《党政机关电子公文归档规范》测试的机遇，抓好电子公文的规范管理工作。二是以课题研究推动“最多跑一次”电子档案规范化管理，申报国家档案局课题《OFD格式封装“最多跑一次”电子档案的可靠性研究与实践》，在电子档案统一管理平台建设中，将归档的电子档案参照《党政机关电子公文归档规范（草案）》模式，封装成OFD格式。三是研究制定“最多跑一次”电子档案归档技术规范，根据“一证通办”的工作需要，市档案局制定了《丽水市“一证通办”电子档案交换数据规范》。

同时，为规范“最多跑一次”电子档案的管理、最终实现各部门归档的电子档案市域共享（市、县、乡镇三级共享），市档案局正在编制《“最多跑一次”电子档案元数据方案》，先行先试先出地方标准，并力争与其他和“最多跑一次”改革相关的地方标准构成完整的地方标准体系。（本文执笔：丽水市档案局 朱悦华）

德清：重点推进档案数据交换共享

一、助力改革，做好电子文件归档和电子档案数据交换共享前期准备工作

德清县于2017年10月着手开展电子文件管理统一平台建设，同时将数字档案馆系统的升级完善一并纳入到建设工作中，于2018年2月完成平台搭建，共投入资金180万元。电子化归档作为服务“最多跑一次”改革的重要基础性工作，县委、县政府高度重视，要求县“跑改办”、县行政服务中心、县大数据管理中心配合县档案局做好电子文件归档硬件资源配置、办件流程梳理及窗口办件材料确认等工作。省档案局对我县开展电子化归档及电子档案交换平台试点工作也非常重视和关注，专门组队来德清调研电子文件归档与交换共享试点工作，要求县档案局要准确把握开展政务服务网电子文件归档和电子档案数据交换共享平台试点任务的重要意义，加快配套项目实施、完善工作机制，助推全省“最多跑一次”改革。

二、制定方案，明确电子文件归档和电子档案数据交换共享的任务和要求

县档案局把政务服务网电子文件归档及数据交换共享工作作为年度重点任务，多次进行专题研究，并以协作组活动形式对接“涉跑”部门，形成试点工作初步方案。县档案局明确了“一个数据接收点、政务电子文件如何归档及向档案馆移交、数据交换形式”三大重点，搭建了基于浙江政务服务网业务办理环节的电子文件预归档模块、面向各机关单位的电子文件归档移交统一平台、面向档案馆的政务服务网电子档案长久保存和共享利用平台，部署并对接了省档案局电子档案数据交换平台，确定了具体试点任务和工作节点。4月16日，省、县间档案数据交换平台数据接口调通，县档案局、县国土局测试数据推送成功。

三、合力协作，抓好档案数据交换共享的实施

为确保试点工作落地，县档案局主要做好以下几方面工作：一是确定档案数据交换共享实施试点单位。县档案局在前期实施电子文件归档的基础上，确定先以涉民、涉外且每年产生一定数量电子文件的县农业局、县商务局为电子化归档与档案数据交换试点单位。同时组织县行政服务中心、县大数据管理中心、县“跑改办”等政务服务网电子文件归档与数据交换工作组成员单位进行技术对接交底，明确各自职责，并就数据交换形式、数据交换流程等迫切需要解决的问题进行讨论协商。二是积极争取开展试点的软硬件设施设备。县档案局积极联合县行政服务中心、县“跑改办”向县大数据管理中心申请政务云资源，满足政务服务网电子文件归档与数据交换实施工作需求。三是全面部署试点工作任务。县档案局召开全县电子档案数据交换工作部署会，邀请“涉跑”事项有关单位档案工作人员、窗口办件人员参会，主动对接各单位业务审批事项，加快试点工作进度；主动出击，规范和优化县级单位政务服务办理及电子化归档工作，落实好归档配置、明确归档工作要求；编印《“最多跑一次”事项电子化归档操作手册》，让电子化归档工作成为“最多跑一次”改革的重要支撑。部署2018年度全县“最多跑一次”事项电子化归档工作任务，加快推进试点工作进度，由点及面推动全县“涉跑”单位开展电子化归档与数据交换工作。至今年5月，归档数据已完成与电子档案数据交换平台的交换对接；政务服务网“最多跑一次”事项办件数为2264、电子档案数据交换平台归档数为1333、电子文件归档与接收平台正式归档数为854且全部合格。

下一步，县档案局将加快推进试点工作：一是尽快完成全县政务服务网电子文件在线归档与数据交换工作；二是起草政务服务网电子文件归档接收、电子档案数据交换等操作细则；三是进一步完善系统及配套软件的调试对接工作；四是启动企业投资项目在线审批平台电子文件归档工作。（本文执笔：德清县档案局 方康顺）

嘉善：“五重五抓”加强数字档案馆测试评估

一、重统筹，抓谋划实施

在数字档案馆测试具备基本条件的基础上，县档案局从测试申报着眼，提前做好测试申报准备，先行纳入省档案局计划和国家档案局“排队”行列；从拟定方案着手，围绕测试通过目标制定了详细的工作方案，以9月底为限倒排时间，并制定了国家档案局预检、专家组测试两个关键阶段的具体方案；从协调落实着力，成立县档案局测试工作领导小组，局领导班子进行分工，落实指标体系“五大版块”6名主要人员以及每一版块的人员责任分工，并根据不同阶段的工作实际，分清轻重缓急、理清先行后续，举全局之力保障各项工作有序实施。

二、重问题，抓整改落实

县档案局坚持标准导向，对照系统测试指标，逐项逐点进行反复自查自纠。坚持问题导向，提前做好具体问题尤其是难点问题的请示准备，特别是测试指标理解不统一的问题。坚持效果导向，以不失分、少扣分、得高分、争示范为总要求，围绕省档案局、嘉兴市档案局检查和国家档案局预检指出的问题，采取问题清单式分解、倒计时落实、销号制管理和会商制协调的措施，对能够解决的问题，落实责任人员倒计时解决；对确实难以解决的问题，做好解释准备。

三、重台账，抓规范统一

一抓基础资料收集。在省档案局、市档案局检查评估前，重点收集好静态台账资料；在国家档案局预检和专家组测试前，完成全部动态台账资料和静态台账资料准备的工作。二抓台账分类管理。主要台账细分为基础设施、系统功能、档案资源、保障体系、服务绩效和制度建设六大类，按照统一整理、统一格式、统一印制的要求制作成册；辅助台账作为主要台账的重要补充，做好对应分类、统一装合存放工作。三抓台账完成进度。专家组测试前，县档案局提前1个月明确各项准备工作到位的截止日期，并提前做好系统更新维护、资料口径统一、特色亮点提炼等工作，全面固化各类资料尤其是动态资料。

四、重预检，抓评估准入

能否通过国家档案局的预检是测试能否进入准入环节的关键。在省档案局、市档案局的指导下，县档案局稳妥有序地对数字档案馆测试准入的“四个一票否决”情形进行了重点自查。对于建立馆藏文件级全部目录的要求，强化系统数据抽查比对和数据导入精准到位工作；对于馆藏纸质档案数字化率70%以上的要求，重点做好数据统计核实工作，数字化率达到了95%以上；对于电子档案接收的要求，对三家试点单位数据进行再接收再整理；对于杜绝数据安全隐患的要求，针对物理安全、网络安全、数据安全、系统安全、应用安全等进行大检查，并就涉密数据进行大排查。

五、重测试，抓现场管理

一是做好场所准备。县档案局把专家测试场所分为会议区域、测试区域和其他区域，其中会议区域、测试区域集中在会议室，方便进行集中测试；会议区域用于情况汇报、专家交流、形成测试结果等；测试区域分别设置了局域网、政务网、互联网和台账资料“四个区块”；其他区域包括库房调卷、机房和数字化加工场检查等，均落实人员负责规范操作。二是配合测试进行。根据专家的分组和分工，对应配备了6名工作人员协助专家测试。三是落实保障措施。高度重视专家测试中的细节管理，如坚决执行有关制度要求，包括进入机房必须穿鞋套和进行登记等、做好库房调卷登记以及虚拟库房上下架管理等，避免因制度执行不到位引起扣分；再如加强应急管理，召集了系统软件开发商、机房设备维保商、数字化加工现场负责人等，要求他们保障系统、网络、设备、供电、通信等安全运行，确保测试工作圆满完成。（本文执笔：嘉善县档案局 夏盛）

新昌：高标准建成数字档案平台

新昌县档案局机房

近年来，新昌县档案局围绕省委省政府“最多跑一次”改革决策部署，勇于创新、敢于突破，全面推进电子化归档，高标准建成数字档案平台，走出了一条具有新昌特色的数字档案发展之路。

一、谋划起点高远

立足创新共享，高站位谋划新昌数字档案建设布局。一是抓好顶层设计。将数字档案馆创建、电子文件归档、档案便民惠民服务进行一体化设计，纳入一个框架整体实施，相继建成了省内一流的数据中心、“四位一体”指挥中心、“六大系统”电子文件归档平台。二是抓好自身转型。多维度推进档案服务转型升级，由传统服务向数字服务转型，实现了“远程查档，近端出证”；由被动服务向主动服务推进，实现了通过手机微信平台查阅惠民政策；由单体服务向共享服务跨越，全面建成电子文件统一管理平台，实现了电子文件全流程在线移交归档。

二、规划设计超前

突出需求导向，高标准配置软硬件设施。一是留足发展空间。建成了B级机房标准的数据中心，由主机房、运营商机房、登记管理间、操作间、配电间、备品间等六大区域组成。数据中心预留了20个机柜的扩展空间，冷池一用一备，满足未来几十年数据增长需求。二是拓宽服务功能。以利用需求为导向，依托局域网、政务网、互联网等“三网”，构建馆藏、馆室和微信公众号等“三个平台”，在对档案收、管、存、用全流程数字化管理的基础上，从原有的“太阳”发散模式转型为“网格”模式，实现馆室共享、室室共享和社会共享。

三、建设考虑周全

利用“国测”项目，宽领域推进数字档案建设。一是项目建设与服务大局相统一。以五大惠民举措助推“最多跑一次”工作，建成全省首家惠民政策查阅点，并同步开通“新昌档案”微信公众号惠民政策查阅功能，实现了惠民政策查阅“零跑腿”；“远程查档、近端出证”服务已覆盖全县16个乡镇（街道），实现了远程查档“少跑腿”，今年还在婚姻登记处设立查阅点；通过微信公众号和馆室档案管理服务平台，实现了馆外查阅“最多跑一次”。二是项目建设与档案安全相统一。建成“四位一体”指挥中心，整合电子文件实时归档监测、档案库室动态环境监测、视频监控和消防控制等四项主要功能，特别是加强了电子文件实时归档监测功能，对电子文件预归档、归档和移交进馆等重要节点进行实时监控，全面掌握全县电子文件归档情况。

四、部门配合有力

借力部门联动，多层面形成工作合力。一是主动借力。积极争取县“跑改办”、县大数据管理中心的支持，与县“跑改办”对接要求面上各单位使用统一权力运行系统办理事项和进行电子化归档，并联合召开在线预归档集中培训；与县大数据管理中心联合完成了政务服务网电子文件预归档模块开发和县自建系统归档模块配置；在县大数据管理中心的支持下，协调解决自建系统与政务服务网不兼容等问题；对接系统软件开发公司，不断完善和优化系统功能，形成最优平台搭建方案。二是主动沟通。与县财政多次沟通，争取专项资金保障，确保项目顺利推进；到“最多跑一次”事项单位走访调研，通过领导对接、沟通协调，解决了诸多问题，构建了部门配合的良好工作格局。

五、工作统筹协调

坚持齐头并进，全方位提升新昌档案影响力。一是交叉推进。紧盯目标，项目内各项工作联动推进。如软件和设备采购及机房改建两大项目同招标；对表找短板和对标学先进相结合与硬件配置和软件开发同进行；归档范围、保管期限编制审核与归档平台建设共推进，确保项目落地开花。二是协同发展。将“国测”项目和“最多跑一次”电子化归档工作列为县档案局的“一把手工程”，开展专题研究和专门部署，做到“三同步”，即同部署、同检查、同考核，保障与其他工作紧密结合、同步开展。

六、“铁军”有所作为

注重上下联动，高效能打造数字档案建设“新昌样本”。一是狠抓制度落实，强化执行力。成立项目领导小组、建立工作项目清单，明确时间节点、倒排工作任务，实行挂图作战、销号管理；建立严格的督查机制，实行“一日一汇报、一周一督查、一月一考核”制度，通过量化考评，保证项目进度。二是激情干事突出，增强创造力。新昌档案人始终秉持“勤廉建档、存史记事、资政为民、创新共享”的精神，以激情干事为工作常态，以“创先进、争一流”为工作目标，班子成员以身作则、率先垂范，一心一意干事业、扑下身子抓落实。兰台铁军统一思想、坚定信心，撸起袖子加油干、实干担当争先锋，打赢了数字档案建设攻坚战。

新昌县数字档案工作虽然取得了一定的成绩，得到了省、市档案局和新昌县委县政府的充分肯定，但还存在一些问题，如距离全面打破各部门“信息孤岛”、实现数据共享的目标还有差距；电子文件全流程归档实效质量有待提高等。接下来，县档案局将吸收兄弟单位的先进经验，拓宽思路、拉高标杆，实现全县数字档案工作提质增效。（本文执笔：新昌县档案局 吕永伟）