基于内部控制的高校固定资产管理方法研究——以东华大学资产管理信息系统建设为例

莎日娜，唐俊峰，骆轶姝，陈 珂，韩阜益

（东华大学 资产管理处，上海 201620）

随着国家对高等教育投入力度的逐年加大，高校的资产规模显著增长，组成结构日趋复杂，管理难度也相应增大。[1]本文从加强高校资产管理内部控制视角，分析高校资产管理内部控制的目标和基本要素，运用风险数据库、不相容岗位职责分离、内部控制矩阵、建立授权与分级审批体系等方法，探索内部控制理论运用于高校资产管理的有效路径，并在信息系统中加以实现。

一、实施内部控制建设对于做好高校固定资产管理具有重要意义

高校内部控制是指学校为实现办学目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控。[2]高校内部控制的目标主要包括：保证学校经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整、有效防范舞弊和预防腐败，提高资产配置和使用效益。2016年4月，教育部专门印发《教育部直属高校经济活动内部控制指南》，明确提出高校内部控制建设的实施要求、应用范围和评价指标，[3]对高校资产管理重点关注的风险、岗位设置和职责以及相关控制要素提出具体要求。

（1）实施内控建设是提升高校固定资产管理水平的关键举措。伴随高校办学规模的逐步扩大，教学科研仪器设备等高校固定资产规模不断加大，根据《2016年全国教育事业发展统计公报》显示，全国普通高等学校教学科研仪器设备总值4514.42亿元，比上年增加456.82亿元。[4]规模的显著增长，带来了管理模式的创新和变革，即从传统关注使用和维修管理的模式，转变对资产配置、使用、处置等各个环节的全过程管理。[5]实施内部控制体系建设，能够进一步系统梳理固定资产管理的各环节业务流程，对整个过程中资产的实物属性、价值属性、费用属性等进行精细的管理和分析，有效提升高校资产管理的水平。

（2）实施内控建设是完善高校固定资产管理监督机制的基本依据。党的十八大以来，随着国家对高校各项审计、专项检查以及财务巡视的深入，包括资产管理、财务管理等各类问题纷纷暴露，其根源在于缺乏内部监督机制，内部控制机制不健全。聚焦资产管理方面，通过实施内部控制建设，能够进一步突出防控重点，抓住关键环节，找准运行风险点，有针对性的设置权责体系，真正实现固定资产闭环式管理，将从前依赖于“行政监督”转变为“制度监管”，构建高校资产管理的有效监督机制。

二、内部控制理论运用于高校固定资产管理体系的基本方法

将内部控制理论运用于高校固定资产管理体系，要重点运用风险识别、内控自评、内控建设的方法，建立提升高校固定资产管理水平的闭环，如图1所示。

图1 内部控制理论体系示意图

（1）构建风险数据库。运用风险评估方法，对所收集的风险及控制信息、针对各风险的重要性，以及采取控制后剩余风险的影响情况进行全面评价，这是建立并实施内部控制的依据及起点。例如，结合资产管理采购工作实际，针对其采购流程、验收流程，形成风险数据库，如表1所示。

表1 风险数据库（以资产管理采购环节为例）

（2）明确不相容岗位职责分离。不相容岗位是指那些如果由一个人担任，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。不相容岗位职责分离的核心是“内部牵制”，它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理，[6]使单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系，并受其监督和制约。以资产管理中工作实际为例，梳理形成不相容岗位职责分离表，如表2所示。

表2 不相容岗位职责分离示意图（以资产管理岗位为例）

（3）编制内部控制矩阵。基于对各项业务流程的充分了解，根据经济活动业务类别对相关流程进行梳理，针对流程的主要风险，在每个控制事项中筛选控制节点，[7]确定其控制目标及关键控制活动，推动实现学校内部控制建设所需达到的控制状态。以固定资产管理为例，编制内部控制矩阵（部分）如表3所示。

表3 内部控制矩阵（以资产管理为例）

（4）建立授权与分级审批体系。重点梳理各部门关键的运营、合同、资金的流程权限，依据审批事项类型、审批权限分级标准等构建审批体系。如表4所示，依据物资采购金额的差异，形成分级审批机制，有效避免权责交叉或管理盲区，推动构建权责清晰、便于各审批主体落实、可追溯的审批体系。

表4 分级审批体系示意图（以采购审批环节为例，代表需要审批签字，代表需要审核签字）

三、内部控制理论运用于高校固定资产管理体系的实现路径——以东华大学资产管理信息系统建设为例

通过上线运行新资产信息管理系统，将内控建设的理念、原则和方法运用于固定资产管理的关键环节，从流程控制、风险防控、协同作用等三个方面构建管理闭环。

1.关注流程控制，将内部控制贯穿学校固定资产管理全过程

结合新资产管理信息系统建设需求，学校系统梳理固定资产管理各环节的业务流程，将资产配置、使用、处置及其内部控制流程嵌入信息系统中。

（1）资产配置。配置是固定资产管理体系的“起点”。依据内控理论，系统重新对申购环节流程进行梳理，首先要求用户在资产管理系统中提交申购申请，并依据物资的类别分别设置审批流程。对于固定资产（包括设备和家具）和无形资产（软件），经部门设备管理员、学院（部门）负责人审批后，提交资产管理部门审批。物资申购模块详细流程设计如图2所示。

图2 物资申购模块流程图

完成申购环节后，依据学校物资采购相关管理办法，物资供应部门确定具体采购方式。需学校采购的申请单，可在系统中进行“派单”，由各个采购员落实采购任务。如属于用户自购范畴，每一名提出申购的用户即赋予“采购员”的身份属性，进而依托信息系统办理购置、到货信息确认、验收、付款等流程，如图3所示。

图3 采购实施模块流程图

（2）资产使用。固定资产的使用管理主要包括资产调拨、维修两个类别。如图4所示，资产调拨功能适用于变更固定资产使用人的情况，由使用人对自己管理使用的设备提出调拨申请、填写设备基本信息及调拨原因，然后提交系统进入审批流程。资产管理处人员可以查询出全校的调拨情况，并提取数据进行卡片变动操作。调拨流程在设计实现过程中，首先由变更前后的设备使用人进行确认，新的设备使用人需要在确认时选定设备存放地点，做好设备空间资源规划，为后续设备管理员、二级单位负责人以及校级主管部门提供更加科学的审批依据，同时也确保固定资产卡片数据的准确、规范。

图4 资产调拨审批环节流程图

在维修功能实现过程中，系统依据设备的类别、维修金额分别确定审批流程。一方面，按照设备类型分为一般仪器设备、大型仪器设备（单位或成套价值超过10万元（含）以上）、特种设备等3个类别，不同类别对应不同的审批流程。大型仪器设备由于涉及校级维修经费管理，首先需确定经费来源，进而按照逐级权限进行审批。在特种设备的维修方面，还在系统中增加特种设备管理人员的审批节点，确保审批过程的严谨性。另一方面，从维修金额的角度，系统对于维修金额在5万元（含）以上的设备维修，设置专家论证环节，由资产管理处根据设备的类型、相关学科领域研究方向选择论证专家，并结合实地查看情况，出具专家组论证结果，以此作为下一步审批的决策依据。详细审批流程如图5所示。

图5 资产维修审批环节流程图

（3）资产处置。资产处置是资产管理体系的“终点”，是防止固定资产流失、确保国有资产安全与完整的一道关键“屏障”。借助信息技术手段，系统将不同表单归并成在线提交一张表单，真正实现无纸化申请。同时，全部审核流程也从“线下”搬到了“线下”，从“面对面”转变为“键对键”，老师们只需点击鼠标，就能轻松将审批单推送给相应审核人员，并实时跟踪、查看审批流程进度，实现了从报废申请、专家论证、报废审批、公示、回收销账（或者减值）等完整环节的网络流转，大幅度提高工作效率。详细审批流程如图6所示。

2.突出防控重点，实现对固定资产管理关键环节的有效控制

依托信息系统建设，抓住关键环节，找准运行风险点，有针对性地设置权责体系，完善监督管理机制。

（1）抓好资产配置的论证环节。依据固定资产分类特点有针对性地设置审批流程，其中，软件的购置论证需经学校信息化建设主管部门审批，重在审核软件的安全性和兼容性；仪器设备的购置论证需经学校基建部门审批，重点关注空间、能源等资源的统筹配置。

（2）规范合同管理。将合同办理流程整合至采购实施模块中，是内控理论与信息系统建设有机结合的一个重要亮点。依据学校管理规定，采购（包含自购）总价5万及以上必须签订合同，由采购员填写合同后，对合同初稿进行在线审批，审批流程结束后，用户持合同到资产管理处加盖“东华大学资产管理合同专用章”，形成合同终稿并上传至信息系统，由系统自动对合同进行编号，便于后续加强对合同执行的管理，确保合同管理可监督、可追溯。

（3）设置分级审批权限。在审批过程中，不同管理人员可以依据审批权限在信息系统中方便查询单据的流转办理情况，实时获取查看审批响应的支撑材料，并在关键环节实现有效过程约束。例如，依据申购设备的特殊性，相关人员可在信息系统中追加审批人权限，兼具了流程管理的灵活性和监督体系的完整性，以技术手段实现相互制约、相互监督的工作机制。

图6 资产处置环节流程图

3.体现协同效应，有效提高资产管理工作效率和管理水平

通过构建动态管理体系，确保资产配置、使用、处置等重要环节的互联互通、信息共享和业务协同，有效提升管理工作效率。

（1）数据协同。从申购、验收至报账审核，借助信息系统的便捷性特点，师生不用奔波于各种审核签名的繁琐流程中，而是“足不出户”在网络平台实时关注审批进展情况，最终借助自助打印生成财务报账凭证，直接到财务处办理报销手续，真正实现让“数据多跑路”、“师生少跑路”的管理目标。

（2）流程协同。信息系统为管理人员动态掌握业务流转情况提供便捷。引入内控理念的资产管理信息系统更加强调各个环节的衔接性，充分体现资产协同管理理念。以报账单生成为例，由于系统已经采集到用户在申购阶段的相关信息，因此，在用户完成的验收流程之后，系统自动建立报账单，无需再进行手动重复填写，真正发挥信息系统的便捷性特点。

（3）审批协同。遵循不相容岗位职责分离的方法，运用技术手段在信息系统中对各类别权限进行限定，将授权与分级审批体系体现在各个环节中。以报账审批环节为例，由于系统已经实现了全过程、各环节的有效衔接，审批人员可以方便查看整体申购流程，包括论证情况、合同详细条款，为实现科学、规范报账管理提供有力支撑，确保各项管理制度落到实处。