谈人事档案管理存在的问题及形成原因

张平

摘 要 随着社会的发展和科学技术的进步特别是我国社会主义市场经济体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入旧的规章制度条例无法解决新出现的问题传统的管理方式不能适应新形势发展的需要人事档案的管理出现了一些混乱状况在不同程度上存在着许多问题已不能适应现代社会发展的需要亟待人们加以解决。

关键词 人事档案 存在问题

1当前人事档案管理工作中存在的问题

1.1档案管理人员管理水平不高，管理手段落后

由于档案管理人员大多数是兼职，因此导致了管档人员工作变动频繁，新手占70%，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。又因为大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，因此会严重影响了档案管理水平。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

1.2人事档案收集工作力度不够

由于收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不全面，有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。

1.3人档分离的情况愈加严重

随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。

1.4人事档案材料内容质量不高

由于上述原因当前许多人的人事档案质量不高缺乏利用价值其人事档案材料空洞的、形式的多细致的、实际性的少；反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少；反映过去情况的多反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多定量描述少；或者只讲优点避免缺点；内容空乏个人总结和组织意见尽是套话无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。

1.5人事档案管理的信息化程度不高

随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。

2档案管理问题形成的原因

2.1收集的对象范围太窄

一些的人事部门只关注收集单位主要领导人及高层干部的材料而忽视了广大普通职工的材料收集造成了领导干部的材料多普通职工的材料少的现象。事实上人事档案并不是人物档案或名人档案其收集的对象范围不应只局限于著名人物和主要领导人而应是单位的每一个员工。无论员工现任何职是否出众都是该单位宝贵的人力资源有关其个人的材料都是单位的宝贵财富人事部门均应根据规定收集齐全。

2.2整理不规范

整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作在《干部档案整理工作细则》中曾明确要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”“通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用”的目的。同样对于人事档案工作来说也应如此。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混雜、散乱甚至根本没有清理有些单位档案随已立卷成册但没按要求的格式进行分类处理给档案利用带来了诸多不便。

2.3员工人事档案意识淡薄

有一部分员工对于自己的人事档案不够重视或根本不重视认为人事档案是“身外之物”可有可无要用时想到、不用时不要认为人事档案根本不影响自己的发展有意无意地就遗弃了档案。中心网曾经公布了一项调查数据：在2068名被调查者中认为“工作中注重的是能力档案没用”的占到被调查者人数的49.03%另有12.33%的人表示“无所谓”只有38.64%的人认为“择业自由但档案不能遗弃”。这些数据将目前社会上人事档案意识淡薄的事实摆在我们面前机制不适应或规定不合理等因素可以很快改进但这种社会整体意识上的欠缺是非常严重的这是导致大量弃档现象发生的最主要的原因。

2.4加强人事档案管理现代化和信息化建设

人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。通过档案管理工作的不断完善，档案管理必将更有效，档案管理工作必将上一个新台阶。