计算机二级office字处理软件的重难点总结

贾福运　石晓明　李琨

摘要：随着信息时代的来临，计算机等级考试受到了全国大学生的热捧，分析了近年来全国计算机二级考试之MS OFFICE高级应用的字处理题目中的各类真题，认真总结的相关经验与方法，特别是字处理软件中考生难掌握且易错的知识点，希望给以后的计算机二级之MS OFFICE应用的培训者及辅导者提供某种意义上的建议，给今后备考计算机二级的考生提供相关做题笔记。

关键词：计算机二级；MS OFFICE；字处理；重难点

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2018）15-0200-02

1引言

当今社会已经是信息时代，中国乃至世界互联网的发展日新月异。中国互联网的发展已经迎来了新四大发明时代（高铁，网购，移动支付，共享单车），但是这一切的一切都离不开计算机的发展以及支持。计算机技术在迅速发展，时代特征要求当代大学生必须掌握计算机技术才能适应时代的发展需要。计算机等级考试作为检测当代大学生计算机水平的一个工具，受到了学生的积极欢迎，广大考生积极报考。对于非计算机专业的学生来说，计算机二级之MS OFFICE高级应用是报考人数最多，难度较大的一个考试。笔者所在高校的学生也有非常大的报考热情，在辅导学生准备计算机二级之MS OFFICE的时候，笔者认真总结历年真题的特点，针对MS OFFICE中的关键项目字处理软件总结了相关知识点，以及准备了相关重难点的解题新方法新思路。

2字处理软件中的重难点及解决方案

一是字处理软件中的另存为问题，如果你做过计算机二级，你会发现几乎每道题都有另存为的问题，针对另存为你可以使用快捷键F12，或者在文件菜单下选择另存为命令，无论你使用哪一个，都会弹出来一个另存为的对话框，在这里你需要更改文件的文件名，因为更改文件名也是题目的要求。在这里有个问题就是在写文件名的时候要不要添加后缀名的问题，笔者认为你可以写也可以不写，因为不写它会自动加上（保存类型已经决定）。但是如果你关闭文件后再重命名，如果后缀名可见，你不能去掉，但是如果后缀名不可见，千万不能加上，因为后缀名隐藏了，如果加上就会出现考试系统检索不到考生文件，导致此项目零分。

二是页面设置的问题，这个问题无非就是调整页边距、纸张大小、纸张方向等。针对这个问题，考生可以在页面布局选项卡里面找相关的命令，但是笔者仍然建议考生直接点击页面布局右下角的启动器按钮，因为只要点击那个按钮就可以一次性地解决问题，不需要一个个去设置。

三是字体字号颜色的问题，针对这个问题，学生经常问我题目里没有要求具体是几号字体呀，怎么样看出来它到底是几号呢。这个知识点，我认为出题的老师不是让你非要看出来几号字，而是有个差多不多就行了，只要你的字号与样例中的不是差别太大，都是可以拿到分的。另外一般情況下，题目的字体一般都是黑体并且加粗的，你只要看到样例中的字体比较黑，然后你就调成黑体或者加粗是不会有错的。关于字体的颜色，如果没有要求就用默认的自动颜色就行，如果有要求就要严格执行要求，因为有的颜色要调成标准色的，如果你调成了相对色，即使颜色再怎么相似都是无用的。

四是查找与替换的问题，这个问题不是要求你单纯的查找与替换，而是要具备利用查找与替换的思维来解决非查找与替换的问题。它的第一个应用是删除word文档中的空格，删除空格不可能让你手动删除，因为里面的空格太多了，手动删除需要付出很大的时间代价，这时就需要具有查找与替换的思维，使用快捷键Ctrl+H或者点击命令调出替换对话框。在查找内容输入框里面输入空格（如果是全角的空格，需要用SHIFT+SPACE切换），然后在替换为的输入框里面什么都不要输入，点击全部替换即可。它的第二个应用是word文档中的空行问题，所谓空行就是空的段落，有空的段落出现的地方就会有两个连续的段落标记，这个时候我们就可以想到用两个段落标记来替换为一个段落标记的方法来实现，调出替换对话框，在插入内容的输入框连续输入两次段落标记（更多→特殊格式→段落标记），在替换对话框里面输入一次段落标记，最后点击全部替换。不仅如此，通过查找与替换还可以设置段落样式，在真题17套的字处理的题目中，要求把标注有“一级标题”的段落设置为标题1，同理设置标题2与标题3。正确而又简单的做法是调出替换对话框，然后查找内容为“一级标题”，替换为内容为“标题1”格式（格式→样式→标题1），同理，可以实现标题2与标题3的设置。这一题还有个问题就是如何删除“一级标题”的字样，同样，我们也是通过查找与替换的方法实现的，具体方法与删除空格相似，这里就不再叙述。还有就是数字更改字体颜色的问题，题目要求把所有的数字变为红色，同样调出替换对话框，查找内容为任意数字（更多→特殊格式→任意数字），替换为字体红色样式（更多→格式→字体→红色）。

五是页眉页脚的问题，这个问题很复杂，并且几乎在每一套真题里面都有出现。针对这个问题，无非要么设置不同的页眉格式，要么设置首页不同，要么设置不同的奇数偶数页样式，要么设置不同的页码格式。针对不同的页眉格式，这个一定要通过分节符来实现，分节符就是可以把文章分成不同的部分，针对不同的部分可以设置不同的页眉样式，分节符有连续型的还有分页型的，但是在绝大多数情况下不同的节都要另起一页的，所以为了方便直接插入分节符（下一页）既实现了分页又实现了分节，如果你要插入连续型的分节符还要插入分页符才可实现。由于在默认的情况下不同节的页眉之间都有连贯性，所以在设置不同的页眉格式的时候一定要把这种连贯性断开，断开的方式是把光标置于下一节的页眉处，然后取消“链接到前一条页眉”的选中状态即可。针对首页不同的问题，可以把光标置于该节的页眉处，然后勾选首页不同即可。针对设置不同的奇数偶数页样式的问题，可以把光标置于该节的页眉处，然后勾选奇偶不同，然后再分别设置不同的奇数页样式与不同的偶数页样式。针对设置不同的页码格式的问题，也需要先插入分节符把内容分开，然后把光标置于不同节的页眉或者页脚处，在页眉与页脚选项卡下选择页码→设置页码格式→编号样式＼页码编号。

六是邮件合并的问题。邮件合并是字处理的重要考点，在不多的真题中总有几套是涉及邮件合并的。所谓邮件合并就是批量制作样式相同的文档。步骤如下：邮件→选择收件人→使用现有列表→选择数据源→插入合并域。有的题目中是要求设置规则的，如果设置规则的话就这样：邮件→规则→如果……那么……否则。有的题目中是要求条件的生成信函的，那么它的步骤如下：邮件→选择收件人→筛选条件。邮件合并中最难的是插入图片的问题，这个需要在插入图片的合并域之前插入图片的域控制代码。步骤如下：插入→文档部件→域→链接与引用→Include Picture→输入图片所在的路径→确定。然后选中图片的文档部件区域，按SHIFT+F9调出域代码，在刚才相对路径的后面输入两个“＼”，然后邮件→插入合并域→照片。最后在完成邮件合并的过程中可能图片显示不出来，这是按CTRL+A全选，然后按F9刷新公式即可。

七是对相同格式的段落设置格式的问题。这个问题不需要选中所有格式相同的部分，如果这些段落都是属于“正文”的格式，那么步骤如下：开始→样式→正文→修改。

八是跨节断码的问题。有的文档中存在一页中存在好多节的现象，比如说在一页中如果出现不同的分栏现象就会在这一页中出现好多节，然后在页面视图下就会出现连续的节之间不能“续前节”。针对这个问题要把文档切换至草稿视图下，然后在插入→页码→设置页码→续前节即可。

3结语

针对众多非计算机专业的在校大学生选择考试的计算机二级之MS OFFICE高级应用科目，笔者在多年輔导本校学生计算机二级的基础上，认真总结经验，整理了最近几年来在二级考试中易考、易错、难度较大的知识点。然后给出了这些知识点的笔者认为最简单的解决方法，并以此希望给今后的教师进行相关的培训中提供经验，给今后参加备考计算机二级的考生以做题笔记。

参考文献：

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[2] 林敏.高职院校计算机二级考试的精准教学[J]. 武汉工程职业技术学院学报，2017，29（2）：96-98.

[3] 沈德松.全国计算机等级考试二级MS Office高级应用的要点研究与分析[J].魅力中国，2017（19）.