论现代堤防工程档案管理工作

邹静

“共抓大保护、不搞大开发”，推动长江经济带的发展是习近平同志为核心的党中央作出的重大决策，堤防工程档案是水利科技档案当中的重要组成部分，同时也是专业的技术人员智慧的结晶。它产生于整个水利工程建设的全过程，它不仅是防洪防灾的屏障还起到了美化环境、保护生态的作用，贯穿整个水利工程建设的始终。工程档案的管理工作是一项较为复杂的工作，当中所包含的方面十分广泛，档案管理工作既要做到准确、及时，同时还要对整个工程起到促进作用。因此堤防工程档案管理一定要遵循“对历史负责，为工程服务”的原则，本文结合堤防工程建设档案的管理工作谈几点认识。

作为保证我国基础发展的领域，水利建设工程对我国社会发展起到了十分重要的作用。堤防工程是水利工程重要的一部分，堤防工程档案只有确保相关档案的准确性、完整性以及及时性，才能使我国水利建设工程更好地开展，因此，我们需要重视起堤防工程档案管理工作。只有这样才能使我国水利建设工程发展更加顺利，促进我国发展。

1档案资料的整理、收集应该与实际工程同步

水利工程的堤防工程档案是整个水利工程建设活动的一种真实记录，为了保证堤防工程档案的真实性与准确性，我们在实际记录的过程当中需要做到资料的收集以及整理与实际工程共同进行。这就要求实际档案管理人员需要具备较高的技术水平以及综合素养，特别是堤防工程档案的管理人员需要具备十足的责任心，需要不定期的深入实际水利工程施工现场进行检查，及时掌握水利工程施工的第一手资料。只有这样才能使堤防工程档案变得更加准确，提高档案的准确性。从这一方面来讲，我们主要可以从两个方面来对档案管理与实际工程进行同步。以下我们将简单对这两方面进行分析：

从第一方面来说，我们需要进行“四同时”的管理。在建筑单位对施工单位布置相关的施工任务时，应该同时对相关的堤防工程档案管理人员布置相应的任务，以确保档案的管理工作能够与实际工程同时进行。在对工程的质量以及施工进度进行检查的时候，同时也需要检查相关的堤防工程的档案是否与实际水利工程的施工进度相一致，确定档案的准确性以及真实性。在实际工程结束后对工程进行验收的同时，还需要检查相应的档案记录，确保所记录的情况与实际工程相符。在相关的工作人员需要进行考核升级的时候，需要按照档案当中所记录的情况出示实际的证明材料。在实际水利工程进行施工时，相关的施工部门需要严格按照相关的规定做好“四同时”的工作。在工程实际开展之前，需要对各个施工单位应该形成的材料以及标准进行说明，保证能够达到相关的规定以及标准，同时对工程的档案建立“预立卷”进行相管理。第二方面来说，需要对档案进行“跟踪管理”。档案的相关管理人员需要不定期的深入到实际的施工现场当中，了解实际施工现场情况，在这一基础上对所需要的资料以及文件进行收集整理。如果有技术文件不合格的情况出现，需要及时进行修改，在材料记录当中所存在的问题，需要与相关的部门进行协调，保证档案的真实性以及准确性。

2加强重视程度，做好档案管理培训

无论是哪一种工作，只有得到领导的充分重视，才能够更好地进行工作。在堤防工程的档案管理当中也是一样，只有企业领导积极重视堤防工程档案管理方面的工作，才能要求相关的工作人员更加积极的进行工作，使工作人员更加主动地去搜集相关的信息以及资料。同时也只有领导对这一工作进行中时，才能使堤防工程管理工作具备更好的工作环境，具有更好的工作设施，才能使堤防工程的档案管理工作更好进行。在实际水利工程施工的过程当中，许多施工单位缺乏实际的档案管理方面的经验，档案管理方面所包含的内容是十分复杂的，当中包含了各种方面的内容，因此为了更好地进行档案管理工作保证档案的准确性以及真实性需要不断地加强工作人员对于档案管理方面所具备的意识，并且要求相关工作人员严格遵守所制定的相关制度进行工作。在工程建设管理中，应该由专门的人员负责档案管理方面的工作，将堤防工程档案管理工作作为工程能够当中的一项重要工作，并且定期对档案的准确性以及真实性进行检查。同时需要在工程开始之前就配备至少两名相关的工作人员，供工程开始的阶段就负责档案资料的收集以及整理工作。在对档案进行管理的过程当中，需要檔案管理的工作人员严格根据相关规定，对档案资料的收集、整理以及归档进行统一化的管理。同时在工程进行当中，需要每一个工作人员都能够将具有价值的相关文件、设计图纸进行保留，并且将其交给专门负责档案管理的人员进行管理。在施工的过程当中每一个环节也都需要对其进行记录，掌握设计图纸以及检测报告等相关资料，如果出现所需要材料不全的情况，则不许对工程进行验收，在没有档案管理人员允许的情况下，相关的工程施工不能随便进行之后的施工工作，这样能够更好地进行施工程当中对档案的收集以及管理方面的工作。在进行档案管理工作的过程当中，还需要不断地对相关人员的专业技能进行培训，不定期的请相关档案管理方面的专业人员进行演讲以及工作经验的传授，加强整个工程当中每一个人的档案管理意识。在工程进行施工的过程当中，还需要施工单位配备单独的档案室进行档案管理工作，并且严格按照相关法律规定配备一些用于档案管理方面的设备，例如档案柜，档案盒等，这些设备需要符合防水、防潮等方面的一系列要求。在档案室当中还需要配备打印机、复印机以及电脑等等一系列有关于档案管理方面的设备，为工程验收之后的交付使用的档案管理提供条件。

3、督促及时审查严格是做好档案工作的保证

荆州市长江河道管理局采取对施工单位的内业资料定期督促和检查评比等超前管理方式。在施工单位外业工作开始时，就对各参建单位是否有安全的资料装备、资料员是否做好了对资料进行了分类保存的准备等进行检查。在工程建设中为保证工程质量建立了施工期联合检查制度，在检查外业的同时，也将资料整理情况纳入了检查内容中在检查中重点检查各单位的施工日记是否记的及时、内容全；各种表格填写的是否规范；签名手续是否完整；资料收集的是否齐全。荆州市长江河道管理局的档案员还不定期走访各参建单位，了解各单位资料整理情况，督促参建单位资料员及时检查每份资料的完整性，避免资料堆积给归案工作造成巨大工作量。帮助参建单位档案解决在案资料整理上遇到的问题。

为了保证档案的真实可靠。减少工作的重复性，确保档案按时顺利移交，荆州市长江河道管理局建立了一系列的档案审查制度。首先是各标段监理要对施工单位形成的档案负全责，对资料的真实、完成、准确、系统进行全面的检查，并在备考表检查人处签名认可。这就要求标段监理平时在对外业监理的同时，也要对资料质量进行监督，加强日常工作中的资料检查和管理。二是建立鉴定表制。鉴定表由档案号、密级与保管期限、档案名称、鉴定意见、鉴定单位与鉴定者、鉴定时间、总监理工程师审查意见、业主代表审核意见、备注等组成。各施工单位形成的档案。都要由产生档案项目部的负责人或其指定的技术负责人对本单位在嫩右工程建设中形成的资料完整性、准确性和系统性作定性说明，并签字加盖公章；总监理工程师、段标业主代表分别进行审查、审核后签署意见。三是荆州市长江河道管理局的档案管理人员对每本案卷是否附和工程档案整编要求进行最终审查后方可装订。经过有效的工作途径，保证了荆江堤防工程档案最终质量。

综上所述，加强水利工程当中的堤防工程档案管理工作对整个工程的顺利进行起到了十分重要的作用，只有充分加强对于堤防工程档案管理工作的重视程度，才能保证在工程出现问题或者是其他情况时能够有章可循。由此我们可以看出，堤防工程档案管理工作作为整个工程当中的重要部分，只有不断提高相关人员的工作素质，保证档案管理工作质量，才能保证我国水利工程的更好发展。