探析管理工作中办公室的沟通协调作用

华侨

摘 要：办公室工作是一个单位的坐标中心，是领导与各科室中间的纽带，是沟通协调人与人感情的联络员，也是单位和谐的重要保障。面对单位工作的各项改革，办公室工作人员要富有新思想、新思维，要重视沟通协调的重要性，完善工作职能，掌握沟通协调技巧，做好工作跟踪督查及有效落实，真正实现局机关的发展、改革与稳定。

关键词：管理工作；办公室；沟通协调作用

办公室工作是处在单位领导之间沟通和协调的关键环节，单位的会议、政务处理、行政事务以及后勤管理，都离不开办公室的协调沟通。在办公室的调节参与下，才能有效促进各个部门有效完成工作进度，做好分工合作，互相配合，携手完成单位的各项工作任务。办公室是单位的坐标中心，承担着一个单位工作的上传下达，也承接着各种指令和各种信息制度的落实执行，另外，办公室也是沟通协调人与人感情的联络员也是单位和谐的重要保障。公路执法要发展，当前形势在改革。社会正经历前所未有的发展变革，为此，办公室工作要有新的思维，创新的办法，才能跟上时代的步伐，才能让沟通协调更富有成效。

一、充分认知办公室沟通协调的重要性

办公室是单位的中心枢纽，是管理的综合部门，具有协调上下的综合职能，单位管理是否和谐与规范，办公室则起着举足轻重的决定作用。著名管理学家巴纳德认为：沟通是一个组织的成员联系在一起，以实现共同目标的手段。由此可见沟通协调在一个办公室工作中的重要作用。办公室的工作是繁杂的，它包括各种文件的起草、修改、上报与下发，不断搜索工作中的新动态，新进展，整理新经验，挖掘闪光点，为建立工作标准，落实各项管理制度，做好领导批办的任务，及时反馈工作进度以及收集相关的档案资料。每一次会议，每一个活动，每一次部署，每一次行政接待，都体现了办公室的严谨、周到与热情，在良好的沟通与协调能力的基础上，才能彰显单位的良好形象，才能让工作规范有序，井井有条，才会充分展示的科学管理与规划，升华任务的完成率，高效率运转高质量服务，才能真正落实办公室的综合能力建设。

二、完善工作职能是办公室沟通与协调的基础条件

办公室是单位上下沟通的窗口，联络左右的纽带，也是单位的指挥中心、服务中心和信息处理中心，办公室工作的开展情况，直接影响着全局的工作效率和工作质量，因此，办公室的工作要明确职能，了解工作中所涉及的方方面面，综合协调，督办督查，做好后勤的服务保障，当好领导的左膀右臂，这是新形势下的办公室职能，也是充分发挥沟通和协调的中心内容，这就要求办公室人员，立足实际，有敏锐的观察技能，针对新问题，新发展，及时做好各项应对策略，当好领导参谋，提升工作的预见能力，这需要办公室人员具有较高的工作素养，具有较高的工作高度，充分利用沟通协调的技能水平，提高单位管理的决策水平，为此，办公室人员要严明纪律，加强培训，对业务工作熟读与心，用科学的态度和前沿的理论，分析当前形势，切实把握发展提出的新要求，发挥沟通与协调的职能水平，进一步加强和推进事业的改革和发展，在全面协调的前提下，创造有价值的参谋意见，紧扣领导思路，细化工作细则，超前预知，围绕工作问题，帮助领导有效完成工作目标，实现办公室的职能工作有效化。

三、掌握沟通与协调工作技巧有效提升服务质量

沟通协调能力是办公室人员工作的基本素质，也是不可缺少的关键环节，做好办公室的沟通协调工作，需要有一定的沟通技巧和协调能力，化解工作中不同的意见和要求，促进团结协作，达成共识，从而让工作有序、和谐。办公室的沟通协调的技巧，首先要关注角色意识，不越权越位，注意与领导的上传下达，传达领导的指示做到不擅自做主，不修改领导的意见，避免自以为是。与人沟通的时候，注意方法的适宜性，不强制大家服从，尽可能的利用沟通的形式化解矛盾，用协商的口吻，达成观点的统一，不以领导自居，要允许不同意见的存在，尽可能的采用谨慎的态度，避免不必要的协调障碍。其次，把握沟通协调的关键点，大事化小，小事化了。办公室的工作本身就很繁杂，很多问题交织在一起，容易问题呈现复杂化状态，办公室人员要具有耐心和细心，保持嘴勤、眼勤、腿勤和脑勤，及时把握细节，关注事情的发展状态，及时介入沟通，尽可能的把矛盾解决在萌芽状态中，对于群众性的事务工作，要认真负责，牢记于心，注意倾听群众的意见，与上级领导做好沟通，采取具体事情具体解决的处理办法，把握关键点，化解关键矛盾，及时抓住有利时机，理顺关系，做好沟通协调，做到工作效率事半功倍。

四、明確办公室工作的跟踪督查，强调工作有效落实

办公室是集办公与档案管理的综合型的部门，参与政务、管理事务，运用沟通和协调的能力，完成工作目标和工作要点，要求办公室的工作人员要紧紧围绕党支部、行政中心的总体部署，认真落实各项工作的计划制定、组织安排以及总结反馈。其中关键的环节是工作的有效落实，这是完善办公室工作秩序和工作成效的重要标志，办公室人员要严格工作制度，认真执行领导的工作部署，根据批示及时下达交接，强化中间环节交接的有效性，并做好相关登记，认真做好后勤服务，厉行节约，严格保障局机关的正常运转，一切工作强化细心，关注细节管理，对出现的新问题，新情况，做到及时反馈，严格执行工作有计划、有落实、有记录、有总结反馈，保持高标准、严要求的行动准则。同时，还要加强文件的催办督办，对任务结果做到心中有数，提高公文处理质量和完成效率，加强档案收集管理，进一步提升办事效率，改进机关工作作风，让办公室工作做到行之有效。

办公室的综合协调，是做好办公室工作的前提条件，只有掌握科学的沟通协调技巧，注意倾听群众意见，从自身做起，严守工作纪律，才能让沟通富有说服力，只有用耐心、细心打造的沟通协调，办公室工作才能有礼有节、不卑不亢，只有用心服务，真诚付出，办公室工作才能抓好内部管理，做好外部建设，办公室的沟通协调工作，要从服务质量下功夫，增强服务意识，妥善处理细节，才能让领导放心，工作和谐，才能真正实现工作的发展、改革与稳定。