医院药品库存管理控制与分析研究

崔 岩

药学部门作为医院药品供应的执行部门，承担了保证药品供应及临床治疗连续性的重要责任。如果不对药品库存加以合理控制，过量的药品库存势必会增加医院的运营成本。根据《三级综合医院评审标准实施细则》[1]的要求，医院需要有药品采购供应管理制度与流程，并定期评估药品储备情况，85%以上药品库存周转天数应少于10～15 d，并在定期进行评估后形成分析报告、提出改进措施。然而以往传统的药品库存控制模式，多依据药库管理者的经验进行，具有费时费力的缺点。近年来随着信息技术在药品管理领域的发展与应用，使药品库存管理可以采取更多的信息化手段进行控制。笔者所在医院也进行了药品库存的信息化管理改进，本研究介绍我院通过信息化手段提高药品周转率的方法，探讨医院药品库存控制的精细化、科学化管理，从而达到压缩库存总量，节约管理投入和提高效率等管理效果。

1 资料与方法

1.1 资料

选取我院HIS中药库各月药品库存、采购金额、出库金额等数据制成初始表格。

1.2 方法

采用ABC分类法(Activity Based Classification)将药品按品种和占用资金的多少，分为特别重要的库存(A类)、一般重要的库存(B类)和不重要的库存(C类)三个等级，然后针对不同等级分别进行管理与控制。

目前各三级医院利用ABC分类法进行库存管理，多采取手工计算的方法进行分类[2-3]。由于调取数据和手工计算存在耗时长的缺点，通常采取调取季度或年度数据进行统计，分类数据缺乏时效性。我院采用ABC分类法的原理，利用信息系统的统计计算功能，根据药品实时销售量，对药品实行分级管理。通过药库管理系统软件设计报表，可以调取任意时间段全院各药房的药品消耗数量；报表汇总每种药品的日均消耗总量。依据ABC分类原理，将每种药品所消耗的金额百分比降序排列，金额百分比累计0%～70%的自动分为A类；累计占总金额率70%～90%的分为B类；累计占总金额率90%～100%的分为C类，进而将药品分类管理(表1)。

表1 2016年1月采用ABC分类法对我院药品的分类结果

借助信息系统强大的统计计算功能，对全院药品进行ABC分类花费时间不超过5 min。统计的高效性决定了药库管理人员可以对不同时间段分别进行统计分类，及时根据药品管理级别进行下一步管理工作。

1.3 设置管理参数

在药库管理系统软件中，按照药品管理级别，分别设定A、B、C三类最大库存量计算天数的参数为7 d、10 d、15 d，作为管理库存量上限参数。以日均消耗数量作为库存定量计算依据，允许库存最大量=日均消耗数量×天数参数。根据药品实际库存和允许库存最大量，由系统自动计算出每种药品的计划采购推荐量，计划采购推荐量=允许库存最大量-实际库存，以代替传统凭经验设定药品库存上下限的计划模式。

由表1可知，A类和B类品种金额占比较大，基本达到医院药品资金的90%左右，而数量仅占30%左右，有利于库存精细化管理控制；以上两类药品采购量均严格控制在7 d、15 d之内。C类药品占用资金10%左右，可将单次药品采购量控制适当放松，但药品库存不得超过3个月使用量的范围。通过ABC分类，药库管理人员还将药品库位按照采购频率进行了进一步优化，以提高药品的入库验收速度(表2)。

表2 药品ABC管理参数和管理方法

2 结果与分析

2.1 结果

我院从2016年开始采用药库管理系统软件进行药品库存控制管理，统计2016年全年各项数据与2015年未使用该功能时全年数据相比，利用公式计算出每种药品的周转天数：库存周转次数=月出库金额/月平均库存金额；周转天数=30/库存周转率[4]，结果见表3。

表3 2015与2016年药品采购评价指标比较

2.2 分析

实施信息系统辅助的ABC分类法管理后，2016年较2015年药品采购工作效率明显提高。根据设定的库存管理参数，系统自动计算后给出采购推荐量，采购制单依据更加明确，制单时间较2015年缩短33%。B类药品采购量增加至10～15 d，使每次采购品种减少，月平均入库验收时间缩短23.5%。由于药品销售量2016年较2015年增加15%，为保证药品供应，月均库存金额略有增长为2.3%；而月平均库存周转次数、库存周转天数呈现小幅好转趋势。对于A、B类药品库存的管理，能够保证金额占比85%的药品库存天数控制在15 d以内，达到三级医院评审的要求。

3 讨论

3.1 传统库存管理模式的局限性

传统库存控制模式由药库管理人员根据经验，手工制定计划采购量。采购计划以单次药品采购量不超过该药品的7 d出库量为原则，每月需进行8～10次药品采购。由于单次采购量较小，容易造成药品过度周转，导致药品批号、效期管理难度增加，也容易出现漏采导致断货，药品管理的人力成本也相应增加[5]。在月末药品库存控制存在困难，管理人员在控制库存与保证供应之间难以取舍。由于库存管理指标需要手工计算、分析，单个药品的周转率控制难以实现，三级医院评审中要求的定期评估库存储备情况难度较大，很难控制85%以上的药品库存周转率少于10～15 d。

衡量医院药品库存储备是否适当；一般来讲，周转速度越快，库存占用水平越低，流动性越强；但周转天数也不是越低越好，周转天数过低可能对正常的经营活动带来不利的影响。以我院2015年1月—12月药品采购数据为例，月均药品周转天数5.55 d; 月均药品周转次数5.69次，虽然我院药品周转速度较快，但制定采购计划和药品验收入库占用工作人员大量时间和精力，而且药品采购频度高容易造成药品批号过多、临床使用不便的缺点，增加药品管理的成本和风险。

3.2 ABC分类法应用效果

目前各医院尚未形成统一的科学合理的库存管理模式；一般主要应用ABC分类法作最佳库存控制方法进行管理，以减少人为因素对库存产生的影响。但多数医院使用的ABC分类法基于手工统计计算，不能根据药品实际消耗量及时调整，分类依据的时效性缺乏。

本研究利用信息化手段建立药品库存控制管理的方法，以药品实际消耗量为依据，使药品采购数量能够准确、合理，采取以“用”定“采”的管理模式，对药品库存及采购量进行动态管理，使药品库存始终处于可控范围之内。将传统上下限预警的采购管理模式转变为药品需求量动态监测的模式，使医院药品的最佳库存量得到有效控制。通过信息系统提供的数据支持，在应用过程中逐步总结出适合我院药品库存控制的管理方法，逐步提高了库存管理效率。

3.3 ABC分类法的应用局限性

信息系统应用于ABC分类法，使药品库存控制的整体效率大大提高，但库存控制还受到一些因素的影响，需要引起注意：①用量小的应急及抢救用药；②部分药品由于供应环节出现问题，容易导致药品供应中断，特别是低价短缺药品要适当放松库存控制，以保障临床用药的延续性；③对于特殊管理药品，如麻精药品需要严格按照医院规定进行采购；④因季节性因素或某些疾病爆发而导致药品消耗量发生较大变化。

以上药品一般隐藏在C类之中，一旦出现缺货，会对临床治疗工作造成明显的影响，甚至造成不良后果，必须引起足够的重视。笔者认为，可将以上特殊药品单独建立特殊品种采购目录，避免采购时因为疏漏而导致断货；一些管理者将这部分药品分级为D类，获得了良好的管理效果[6-7]。

4 结语

对于医院而言，库存量过大、过小都会对医院运营及药品供应造成不利影响。因此，合理地控制医院药品库存，加快药品库存周转，减少医院资金的积压是药品管理者的重要责任。药品库存管理是医院药学工作的重要组成部分，科学的药品库存周转率是药品质量和药品供应的保障。利用ABC分类法原理，结合药品管理软件对药品库存进行管理控制，减少了人为因素影响，在我院药品库存管理实践中取得了较好的应用效果。通过管理参数的设定，提高了库存管理的工作效率，降低了管理人力成本；同时加快了医院资金周转，使药品供应的稳定性得到保证，提高了临床科室和患者的满意度。笔者建议可根据药品各供应调剂部门的工作特点，将ABC分类法应用于药品管理的其他方面，如抗菌药物[8]和医院全品种药物[9]，以减少管理人力、物力成本，实现科学、合理、高效药品管理。