电子发票报销存在的问题与思路

吕正芳

【摘 要】电子发票与纸质发票相比，更加方便快捷，也更能适应时代的发展，应用电子发票势在必行，但在使用过程中仍存在一些问题，本文从财务应用中遇到的问题提出改进思路以供借鉴。

【关键词】电子发票；报销；问题；思路

一、电子发票的概念

电子发票是指纸质发票的电子映像和电子记录。纳税人可以在线领购、在线开具、在线传递发票，并可实现在线申报。国务院发布的《关于加快构建大众创业万众创新支撑平台的指导意见》（国发﹝2015﹞53号）中明确电子发票允许作为报销凭证。

二、电子发票应用的意义

国家税务总局统一了电子发票技术规范和发票的标准规范，在全国范围内共享互通。这一切都预示着电子发票和我们越来越密切，同时，电子发票也有着多方面优势。

（一）真正实现报销电子信息化

一般的报销软件，由员工在线上填写、递交报销单后，还要私下里再把发生报销费用的发票交到财务人员处进行发票确认，所以某种程度上还是要耗费一些人力。但电子发票的应用，则彻底解决这个线下递交发票的问题，从而真正实现报销自动化、信息化。

（二）有效控制报销费用

电子发票不需纸质载体，没有印制、打印、存储和邮寄等成本，相应地也节约了大量的时间和人力。有利于企业节约经营成本。有些时候，一些员工可能会利用少量的金额去买大额发票进行报销，但是电子发票是固定不能变动的，可以有效防止员工在发票上做文章，从而有效地控制报销费用。发票电子化便于集中进行数据处理，有利于提高企业财务处理的效率，也有利于提高税务部门征管效率，降低管理成本。

（三）电子发票方便、快捷，有利于受票方保存使用发票。有效减轻财务人员负担

电子发票申请、核准、发票配号、发票开具、数据传输等环节全程线上操作，既减少了纳税人因发票事务往来于税务局，也避免了纸质发票在传递或保管过程中丢失的情况，同时受票人可以利用手机等设备随时查询利用电子发票。电子发票的应用也使得财务人员不用再对发票进行私下校验审核，直接在网上确认即可，避免了发票审核出错；结合会计凭据自动生成，财务人员再也不用手动录入凭证，轻轻点击鼠标，即可完成所有事务。

三、电子发票报销应用中存在的问题分析

（一）政策驱动，电子发票应用是大势所趋

现在很多电子商务公司如京东商城等，大型餐饮公司必胜客等，三大电信公司都推出了电子发票，而且国家税务局也在大力推广，这是大势所趋，作为企业财务会计不能逆势而为，所以公司人员的电子发票必须要进行报销处理。

（二）电子发票的报销存在监管上的漏洞

电子发票的报销确实存在监管上的漏洞，因为目前电子发票的打印次数不受限制，可以无限次地打印。正因为可以自行打印，又不需要额外再加盖专用章，这就给手工报销带来重复报销的风险。

（三）容易修改发票基本信息

现在PS功能很强大，任何人都可通过修改电子发票金额或者抬头，因为发票编码没有动，校验发票是不会出现问题的。如果会计不仔细检查，也很难发现问题，需要花费大量时间检查校验。

四、电子发票在报销应用中的解决方案

（一）随着电子发票的广泛应用，也通过这个契机，加大会计电子档案的建设

将财务报账预约平台、财务系统、银行系统对接，完善各环节电子资料，形成完整的会计电子档案。在预约报销平台上，要求报销人将电子发票号填写在指定栏内，同时将发票及其他附件的电子资料上传至平台指定位置，按要求填写预约报销单；会计审核人员通过扫描或录入报销预约单号，根据预约报销单自动预生成会计凭证，审核报销人上传的电子資料，根据电子资料修改预生成的会计凭证，同时财务系统根据报销人填写的发票号自动核对是否存在重复报销的情况，审核无误后保存凭证，将凭证流转到复核环节；复核人员复核报销凭证及其电子票据及附件资料，复核无误后通过电子银行完成报销支付，在支付成功的同时，自动形成电子支付单号，实现银行电子回单与财务系统的链接；如报销单在审核或复核的过程中发现不符合报销规定无法报销的，则可直接通过财务系统发送退单信息到报销人预留的邮箱或手机上，通知报销人。

将开票系统、财务系统对接，可通过电子发票直接生成收入凭证，同时将该电子发票作为凭证附件保存于财务系统中。

（二）在财务报销过程中电子发票与纸质发票具有同等的法律效力，但鉴于电子发票有别于传统的纸质发票，在原始凭证审核时需要采取不同的审核方法

一是把发票的真实性审核作为重点审核内容。对于纸质发票报销时通常通过印制发票的基本特征就可判断其真实性，一般仅对存在疑点的发票登陆有关网站查验其真实性，但电子发票目前必须将其打印后报销，为避免从电子信息转化成纸质时内容受到篡改，需要每张验证其真实性，在目前电子发票尚未普及的情况下，是否可以设置专人处理电子发票报销单据。该审核人员可通过手机上安装的识别软件，扫描打印发票上的二维码核对发票信息，确认发票的真实性。

二是检查是否存在重复报销。纸质发票因为具有唯一性，通常不存在重复报销的情况。但电子发票目前在电子档案未建立的情况下，只能打印后作为报销依据，这就有可能存在重复报销的情况。为避免该情况发生，是否可以通过两方面控制：一方面在报销单据上注明关于电子发票不存在重复报销的承诺事项，由报销人承诺签字；另一方面在会计核算软件尚不具备自动核对发票号的情况下，在摘要栏注明电子发票号，定期核对，避免重复报销的情况。

（三）通过Excel表格做台账

通过Excel表格做台账，把所有的电子发票，发票编码统一记录在Excel表格中，从中筛选排除相同的发票编码，可防范电子发票重复报销。也可以再增加电子发票校验和鉴伪功能，如输入发票编码，即可判断发票的真假和是否为重复发票。同时还可以结合慧财税电子发票系统，自动验票可接入企业内部的ERP、CRM等系统，发票资料全部电子化集中处理，发票的管理也将变得简单，将大大提高企业运转效率。

综上所述，公司相关部门应不定期对报销的电子发票进行抽查核实，并记录已报销过的电子发票号，对报销虚假电子发票及重复报销电子发票的情况，一经发现，应依规追究有关人员责任。