走进兰台:从辅导员到档案馆员

2018-07-12 09:51雷励
档案天地 2018年5期
关键词:成绩单考研档案馆

雷励

学生个人档案

多年前,第一次接触档案,是我作为研究生辅导员,接收研究生新生的个人档案。从3月份研究生录取结果一出来,到9月份开学前,写着我名字是收信人的挂号信、特快专递,陆陆续续送到我的办公室。我需要一一打开,认真记录。同时还要频繁接听研究生新生的电话:查询档案是否收到。由于人数较多,铁皮文件柜子里放不下,就用绳子捆起来整齐地放在我办公桌的旁边。直到9月份新生全部入学后,才按照确定了班级的名单次序给每一个学生重新建立个人档案,同时放入新生的考研录取资料,一并归档到学校的学生处学生档案室。因此常常每年有好几个月的时间里,我就是那样穿行于档案旁边、满眼是一叠叠牛皮纸袋装的档案,开展我的研究生辅导员工作。

那时候的规定是,录取结果出来后,新生需要将个人档案邮寄到录取的学院,然后,录取学院根据档案收到与否,才给学生发放录取通知书。学生来校报到是必须携带录取通知书的。个人档案,对于应届考研的学生来说,是个人上中学、大学的学习记录。对于工作后考研的学生来说,还会增加参加社会工作的记录。此后,在研究生就读期间(硕士生2-3年,博士生3-6年),辅导员要陆续将学生的入党材料、奖惩材料等放入学生的个人档案。在学生毕业时,相关部门老师又要将相关就业资料、毕业资料放入学生的个人档案。至此,研究生完成读研,他的个人档案,在新增了读研的记录后,将追随着他进入下一个社会单位。

党务工作档案

后来,第一次走進学校档案馆,是受单位党委安排,来查找一些以前的党务工作资料。我记得那次,档案馆的老师从库房里拿出来好几盒档案,我一一打开,找到我需要的内容,认真抄在本子上。然后小心合好档案,放回档案盒。那次我抄下来的信息,直接用到了后来的党委换届工作报告里。那时,我对档案留下了一个深刻的印象:档案可以记录历史。

但是,档案可以记录哪些历史,我当时并不清楚。档案馆对我来说,也是一个比较陌生的地方。

干部人事档案

多年后,再一次亲近档案,是我被抽调到学校干部人事档案审核小组,参加档案审核工作。在为期5个多月的时间里,每日翻阅档案、检查档案内容,进行统计分析。我对档案有了更深的了解。从档案里,我不仅看到了一个人求学、求职的奋斗历史,也看到我国基础教育制度的发展历程,在不同的历史阶段,所呈现出不同的表现形式。看到了我国高等教育制度一步步发展、成熟的历程,看到了1977年恢复高考后,我国的专科、本科、研究生培养方式以及管理制度的发展过程,以及各种不同学历形态的由来。同时也对国外高等教育的培养以及认证制度有所了解。也了解了我国人事管理制度的变迁,了解到我国劳资制度的一个个发展阶段。档案,就像是一个神奇的通道,可以带你穿越到历史中。

感受档案世界之大

两年前,我再次走进学校档案馆,是因为我正式成为了档案馆的一名员工。在这里,我学习到了档案管理规范,了解到了更多的档案知识,亲历了一本本档案的产生过程,见证了零散的信息材料完美变身成为一本整齐漂亮的档案。而更让我惊讶的是档案的种类之多、内容之多、数量之大。

档案的表现形态也非常多样。以文书档案为例,传统的载体多是纸质的,现在更多的档案表现为数字化的信息形态。比如,大学生的在校学习成绩单,在早些年信息化不发达的条件下,都是存档学生的纸质油印出来的成绩单,或是手写的成绩单。在现有条件下,更多地是存档电子版的学生成绩单。在文字的记录形态上,明、清、民国时期的纸质档案,用纸以宣纸为多,而且字迹是毛笔字。而在现代,多是打印的文字和纸张。

根据内容的重要性不同,档案的保管期限也有差异。保管期限可分为永久(Y)和定期两类。定期又分为长期(C)和短期(D)。以文书档案为例,长期又分为30年、10年两种。以工程档案为例,长期是指保存16年至50年左右,短期是指保存在15年以下。以会计档案为例,定期分为30年和10年两种情况。在时间跨度上,档案的记录可以追溯到几年、几十年、几百年,甚至上千年,从而为后人了解历史提供通道。为后人查询利用提供便捷。

档案记录着人物成才、成长的生命历程,记录着事物出现、发展、消失的演变过程,记录着事件发生、发展的历史过程。档案记录着人类社会活动的弘大历史,又引领着人类去开拓更加美好、更具有挑战性的未来世界。

(作者单位:西安交通大学档案馆)

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