走进兰台：从辅导员到档案馆员

雷励

学生个人档案

多年前，第一次接触档案，是我作为研究生辅导员，接收研究生新生的个人档案。从3月份研究生录取结果一出来，到9月份开学前，写着我名字是收信人的挂号信、特快专递，陆陆续续送到我的办公室。我需要一一打开，认真记录。同时还要频繁接听研究生新生的电话：查询档案是否收到。由于人数较多，铁皮文件柜子里放不下，就用绳子捆起来整齐地放在我办公桌的旁边。直到9月份新生全部入学后，才按照确定了班级的名单次序给每一个学生重新建立个人档案，同时放入新生的考研录取资料，一并归档到学校的学生处学生档案室。因此常常每年有好几个月的时间里，我就是那样穿行于档案旁边、满眼是一叠叠牛皮纸袋装的档案，开展我的研究生辅导员工作。

那时候的规定是，录取结果出来后，新生需要将个人档案邮寄到录取的学院，然后，录取学院根据档案收到与否，才给学生发放录取通知书。学生来校报到是必须携带录取通知书的。个人档案，对于应届考研的学生来说，是个人上中学、大学的学习记录。对于工作后考研的学生来说，还会增加参加社会工作的记录。此后，在研究生就读期间（硕士生2-3年，博士生3-6年），辅导员要陆续将学生的入党材料、奖惩材料等放入学生的个人档案。在学生毕业时，相关部门老师又要将相关就业资料、毕业资料放入学生的个人档案。至此，研究生完成读研，他的个人档案，在新增了读研的记录后，将追随着他进入下一个社会单位。

党务工作档案

后来，第一次走進学校档案馆，是受单位党委安排，来查找一些以前的党务工作资料。我记得那次，档案馆的老师从库房里拿出来好几盒档案，我一一打开，找到我需要的内容，认真抄在本子上。然后小心合好档案，放回档案盒。那次我抄下来的信息，直接用到了后来的党委换届工作报告里。那时，我对档案留下了一个深刻的印象：档案可以记录历史。

但是，档案可以记录哪些历史，我当时并不清楚。档案馆对我来说，也是一个比较陌生的地方。

干部人事档案

多年后，再一次亲近档案，是我被抽调到学校干部人事档案审核小组，参加档案审核工作。在为期5个多月的时间里，每日翻阅档案、检查档案内容，进行统计分析。我对档案有了更深的了解。从档案里，我不仅看到了一个人求学、求职的奋斗历史，也看到我国基础教育制度的发展历程，在不同的历史阶段，所呈现出不同的表现形式。看到了我国高等教育制度一步步发展、成熟的历程，看到了1977年恢复高考后，我国的专科、本科、研究生培养方式以及管理制度的发展过程，以及各种不同学历形态的由来。同时也对国外高等教育的培养以及认证制度有所了解。也了解了我国人事管理制度的变迁，了解到我国劳资制度的一个个发展阶段。档案，就像是一个神奇的通道，可以带你穿越到历史中。

感受档案世界之大

两年前，我再次走进学校档案馆，是因为我正式成为了档案馆的一名员工。在这里，我学习到了档案管理规范，了解到了更多的档案知识，亲历了一本本档案的产生过程，见证了零散的信息材料完美变身成为一本整齐漂亮的档案。而更让我惊讶的是档案的种类之多、内容之多、数量之大。

档案的表现形态也非常多样。以文书档案为例，传统的载体多是纸质的，现在更多的档案表现为数字化的信息形态。比如，大学生的在校学习成绩单，在早些年信息化不发达的条件下，都是存档学生的纸质油印出来的成绩单，或是手写的成绩单。在现有条件下，更多地是存档电子版的学生成绩单。在文字的记录形态上，明、清、民国时期的纸质档案，用纸以宣纸为多，而且字迹是毛笔字。而在现代，多是打印的文字和纸张。

根据内容的重要性不同，档案的保管期限也有差异。保管期限可分为永久（Y）和定期两类。定期又分为长期（C）和短期（D）。以文书档案为例，长期又分为30年、10年两种。以工程档案为例，长期是指保存16年至50年左右，短期是指保存在15年以下。以会计档案为例，定期分为30年和10年两种情况。在时间跨度上，档案的记录可以追溯到几年、几十年、几百年，甚至上千年，从而为后人了解历史提供通道。为后人查询利用提供便捷。

档案记录着人物成才、成长的生命历程，记录着事物出现、发展、消失的演变过程，记录着事件发生、发展的历史过程。档案记录着人类社会活动的弘大历史，又引领着人类去开拓更加美好、更具有挑战性的未来世界。

（作者单位：西安交通大学档案馆）