对基层央行会计档案管理工作的思考——以鹤峰县为例

查宪 中国人民银行鹤峰县支行

近年来，随着人民银行会计核算工作信息化程度的不断提高，现行的会计档案管理方式的局限性日益趋显，迫切需要对当前会计档案管理方式进行改进和完善。

一、基层央行会计档案管理现状

以鹤峰县为例，我县会计档案主要采取以下方式进行管理：一是交给事后监督部门监督之后，统一进行装订、归档、保管的工作，保管一年以后再移交到综合档案管理部门，如国库部门的所有凭证、账表均采用此种方式保管；二是各部门自行保管，如支付结算、财务、货币发行部门的会计档案均由各部门自行装订保管，一年以后移交给综合档案管理部门；三是会计核算部门的登记簿作为会计核算辅助档案资料，如规定可跨年使用的，由会计核算部门自行保管，如规定按年使用的，一个会计年度结束之后交由档案管理部门保管。目前我县并未使用档案管理系统进行管理，对于会计档案的查询、调阅均采用手工登记的方式进行。

二、基层央行会计档案管理存在的问题

（一）管理松散，权责不明。就目前基层央行的会计档案管理模式来看，既有交由事后监督部门统一管理的，又有自行管理的，并未实现集中监督，统一管理。由于地市级中心支行事后监督中心的撤销，导致了县级支行事后监督部门无上级对口科室，对于凭证的监督和档案的装订归档缺乏有效地指导。

（二）会计档案管理制度不完善。总行《中国人民银行会计档案管理办法》（银办发〔2016〕255号）文件中对于国库、支付、财务、发行等部门的相关会计档案的保管期限做了界定，但是对于不在附表中的其他会计档案却未进行规定，比如ACS系统中每日打印的发出业务清单和接收业务清单，对于这类会计凭证，各级行均是按照自己的理解进行装订归档管理的，并没有统一的制度规定。

（三）监管不到位。一方面，基层央行普遍存在着人手紧缺，会计档案管理知识欠缺、档案管理意识淡薄等问题，虽然内部有严格的管理制度，但是制度执行不严，兼岗现象普遍，一些会计档案保管很难实现专人保管。另一方面，上级部门进行业务检查时，普遍只是翻阅凭证和登记簿，对于档案是否及时归档，档案的保管分类是否合理等问题不太重视，造成了会计档案监督管理工作中一些不规范的操作长期得不到纠正，存在着一定的风险隐患。

（四）档案管理电子化程度较低。随着现代信息技术的不断发展，计算机技术在会计核算领域已经得到了广泛应用，电子信息正在逐步取代纸质资料，会计档案电子化是会计核算发展的必然需要。

（五）档案存放随意性大。基层央行一部分的档案存放在档案室，而基层央行的会计档案库房大都是八十年代建成的，无法满足防潮、防磁等条件，再加上所有的会计档案移交给档案室后，档案管理部门并没有进行科学合理的分类保管，在调阅时查找难度较大；另一部分的档案存放在各个会计部门办公室，这部分的档案也未指定专门的地方存放，而是哪里有铁皮柜就放哪里，随意性较大，存在着遗失风险。

三、对基层央行会计档案管理的建议

（一）会计档案统一管理，明确责任划分。针对当前基层央行普遍存在的管理分散，权责不明的问题，建议统一将会计部门的档案交由事后监督岗位监督，监督完毕统一整理归档，不再散放在各个会计部门。

（二）完善基层央行制度管理，加大检查力度。内部监督方面，各基层央行会计档案管理部门加强制度建设，严格执行相关规章制度，树立风险防范意识，对已经在营业部门保管一年的会计档案，及时办理移交手续。外部监管方面，各上级行开展会计业务检查时，应将会计档案是否及时归档，会计档案整理是否合规等问题纳入检查范围，对县支行进行现场指导，统一标准，以规范县支行会计档案管理工作。

（三）修订完善相关制度法规，做到有法可依。对于总行修订的《中国人民银行会计档案管理办法》，建议完善相关实施细则，一是建议在会计档案保管期限表里明确国库、支付、财务、发行以及事后监督部门所产生的各类报表的分类和保管期限，附表里未明确说明的报表，各部门无法进行分类保管；二是建议会计应用系统中电子档案的保管期限至少为3年；三是建议将国库TCBS系统中每日打印的大小额来账清单、往账清单、清算国库与收款国库对账信息、日计表、操作日志这些可以从系统中导出保存的账表不再打印，仅以电子形式保存。

（四）提升会计档案管理电子化水平。随着会计核算电子化程度的提高，作为记录会计业务活动的电子化档案越来越多，无疑对会计档案管理部门提出了更高的要求，为了适应会计核算业务发展，会计档案管理部门应积极开发电子化系统，各部门对于电子档案的调阅查询可以直接通过系统审批实现，同时完善相关审批制度和操作规程，以提升档案管理现代化水平。

（五）加强培训学习，提高会计档案管理质量。会计档案电子化的进程加快，对会计档案管理人员的要求也越来越高，档案管理系统的开发、使用，电子档案的存储、读取都需要专业化的指导和培训，纸质档的会计档案科学合理的装订整理归档，也需要进行系统性的学习，因此，基层央行迫切需要加强教育培训力度，通过多种途径，调整会计档案管理人员知识结构，丰富知识储备，打造一支专业化的会计档案管理队伍，从而切实提升会计档案管理水平。