文献战略背景下档案鉴定主体的组成与职能

齐建军

摘要：档案鉴定主体作为档案鉴定工作的组织和实施者，通过鉴定、挑选与销毁档案建构社会记忆，其组成部分及工作内容客观上反映了档案工作的思想与导向。文章通过研究文献战略中档案鉴定主体的组成与职能，并通过“密尔沃基”项目，分析文献战略的优劣势，学习先进的鉴定思想，得出了有益于我国档案鉴定工作的三点启示。

关键词：文献战略档案鉴定主体职能

Abstract： As the organizer and implementer of the archival appraisal work， the subject of archival appraisal construct social memory by identifying， selecting and destroying the archives，and its compo？ nents and work contentobjectively reflect the throughtandguidance of the archival work.By studying the composition and function of archival ap？ praisalsubject in the documentation strategy，and through the Project of documemting Metropolitan Milwaukee，this paper analyzes the advantages and disadvantages of the documentation strategy， learns the advanced appraisal thought，and draws three en？ lightenment that is beneficial to the archives apprais？ al work in our country.

Keywords： Documentation Strategy； Archival Ap？ praisal Subject； Function

檔案是社会记忆的重要载体，其鉴定工作不仅仅是一项单纯的业务性工作，更是构建未来文化遗产、决定历史是一个怎样的过去的社会性工作。随着社会的发展，档案呈现出更丰富的价值形态，传统档案鉴定理论已无法满足当前档案工作的需要。而文献战略在一定程度上突破了传统鉴定理论的局限，其中档案鉴定主体的巨大变化更是推动美国档案鉴定工作向社会模式转变。黄霄羽在《外国档案鉴定理论的历史发展及其规律》一文中对文献战略进行了简要概述，[1]之后又和张宁在《宏观鉴定战略在加拿大的应用》中将文献战略与宏观鉴定进行比较，认为文献战略通过不断地修正与发展，重在考量社会公众与形成机关和职能相关作用值得肯定，但在加拿大国家档案馆的实践中受到一定限制，二位作者充分肯定了档案工作者在鉴定中的地位。[2]支萍萍梳理了美国文献战略发展历程和相关实践——现代物理学历史研究项目、纽约西部项目、密尔沃基项目和多机构合作研究项目，认为文献战略是对鉴定理论的补充，有助于整个鉴定理论的发展。[3]本文认为文献战略对档案鉴定实践方法是新的尝试，通过深入研究文献战略中档案鉴定主体的组成与职能，利于深层次了解文献战略实施流程，对于学习、借鉴国外先进的档案鉴定思想、推动我国传统鉴定工作改革有着重要意义。

一、文献战略简述

20世纪80年代，美国政府机构之间频繁进行整合、重组或扩张，机构间的职能、责任不断融合，机构文件已经不能全面地反映机构的工作活动。同时，由于信息技术的发展，美国各机构产生了影像、磁带等多种形式的文件类型，但当时档案工作者缺乏鉴定形式多样档案的理论和标准规范，难以确定每份档案的具体价值。在此背景下，海伦·塞穆尔斯首次提出文献战略概念，主张改变以往鉴定工作过多地关注文件形成机关的组织结构，转而围绕某一正在进行的主题、业务活动或地域制订方案。随后Larry Hackman和Joan Warnow-Blewett以美国物理学会处理现代文件为例，详细阐述了文献战略实施的具体方法，初步形成早期文献战略。

20世纪末，电子文件开始出现，文件数量大幅增长，早期文献战略在实践过程中陷入困境。为更好地迎接电子文件带来的档案工作变革，海伦·塞穆尔斯进一步完善、改进了文献战略，她认为由于现代文件涉及多机构的工作内容，机构之间应联合进行文件鉴定工作，将机构职能分析引入文献战略，强调依据文件形成机关的职能来判断档案价值。至此，文献战略基本成型。

二、文献战略中档案鉴定主体的组成与职能——以密尔沃基项目为例

文献战略立足全新角度反思档案鉴定，将鉴定标准由文件形成机关的组织结构转变为机关职能，鉴定主体更是从单一的文件形成者向更广泛的社会群众转变，这是对传统鉴定理论的一大突破。因此，研究文献战略中档案鉴定主体的组成与职能，对深入了解文献战略的具体流程，改进我国档案鉴定工作有着重要意义。本文试图以美国密尔沃基项目为例解释文献战略中档案鉴定主体的组成与职能。

（一）密尔沃基项目的体系架构

1.三位一体的组织结构

密尔沃基项目是由美国国家历史出版物和档案委员会资助，旨在为密尔沃基地区开发一个超越两年的文献战略项目，该项目关注一个较小的地理区域，要求参与机构分析现有馆藏、制定收集的政策来表明各自范围和职责，尝试通过参与机构来寻找具体感兴趣的领域。[4]

项目实施的第一阶段即成立项目指导委员会，组建一个以项目协调员、地区档案室和地区档案机构为核心的领导组织。项目组的核心人员与主要领导者是档案工作者，同时邀请了一些博物馆专业人士、文件管理员、图书馆员，文件形成者和使用者参与文件鉴定，形成了三位一体的鉴定工作组织结构。

2.主题选择职能

领导小组组建完成后，针对项目最终目标，组织会议交流，并对各参与机构下发具体任务通知，让参与机构分析各自馆藏的档案内容，更精确地定义“记录大都市密尔沃基”项目的内容和范围，确定各机构的挑选目标及文件范围，根据记录情况划分区域等级。

文献战略的目的是确保一个持续进行的问题、活动或地理区域有足够的文献保存，在这种情况下，明确工作主题就是文献战略所要优先考虑的问题。作为项目实施的行为主体，档案鉴定主体的首要工作就是进行文献战略所需主题的分析与选择。但文献战略并非所有主题信息的简单集合，它要求鉴定主体根据当下的认识和价值观念对馆藏档案进行主题分析，选择相对更有价值、更能体现文献战略目标的相关主题，并采取统一的定义原则，建立区域性通用词表描述、定义所需主题。档案鉴定主体对馆藏档案内容进行分析，概括、定义和挑选相关主题，决定了文献战略的具体内容和目标方向，是鉴定主体的首要职能。

3.宏观指导职能

确定项目主题之后，领导小组组织起草或共享档案收集政策，试图找出可能参与某一特定主题领域档案记录的机关单位，进而对该主题档案的来源、数量等因素进行预测，以此制定该项目的文献战略。

在文献战略的最终形成阶段，档案鉴定主体承担的主要职能较宏观，具体表现为評估文献、制订计划。同时需要根据区域内档案信息的数量、内容和分布状况，具体阐明各机构所要记录的问题和收集目标，进而制定该区域内的文献战略详细计划。面对区域内复杂的档案资源分布状况，鉴定主体根据战略要求和目标对主题档案信息进行评估，制定详细的文献战略计划，为该区域内各机构的档案鉴定提供依据和方向，是档案鉴定主体宏观指导职能的具体体现。[5]

（二）对密尔沃基项目的评析

1.积极影响

鉴定主体的多样化促使档案鉴定标准向社会价值转变。密尔沃基项目中，档案鉴定主体形成了三位一体的组织结构，档案对形成者的价值即第一价值不再作为唯一评判标准。多方参与推动了档案机构与其他部门的合作，使得文献战略覆盖范围相较于传统档案鉴定更广泛，促使自下而上的传统档案鉴定理论逐渐向基于文件形成机构职能的自上而下的宏观鉴定转变。[6]

鉴定职能变化推动档案工作者的角色定位发生改变。传统档案鉴定中，档案工作者主要充当档案保管者角色[7]。文献战略中档案工作者加强了与文件形成者的联系合作，更主动地介入决定文件的形成与保存过程，并分析文件形成机关职能，从宏观角度建构了一套跨越机构时空限制、以多方合作形式建立馆藏的策略方法，由此档案工作者由被动的档案保管员逐渐转变为积极的档案共同形成者。

2.不利影响

密尔沃基项目中，档案鉴定主体由专业档案人员、其他领域的专家和用户等多类主体共同构成，这虽令鉴定工作从专业人员对用户的单向对话转向诸多利益相关者之间的双向或多向对话，但易导致文献战略项目的领导权模糊不清，具体表现为两个方面。第一，领导权的归属不明。项目领导组织中，档案工作者虽是核心成员，但其他领域成员的话语权也受到保障，领导权难以集中在某一类群体中。第二，领导权的作用范围不清。由于项目组并非一个常规、固定的领导机构，虽然对文献人员拥有一定的领导权力，却没有明确具体作用于文献人员的哪些工作领域，导致项目组与原单位在领导范围上产生一定冲突和矛盾。由此可见，虽然各鉴定主体共同服务于文献战略，但其来源的复杂性导致机构利益共同体分散，形成了“表面互联共通、实质局部集中”的多元合作困境，阻碍了涵盖文献战略目标的合适主题的选择与定义，难以实现文献战略全面反映社会真实面貌的初衷。

缺乏客观标准。文献战略中首要工作就是明确主题，但由于鉴定主体的多样化，每一个鉴定主体都有自己的价值观念和研究视野，多方组成的档案鉴定主体在主题选择时，各方参照、分析机构职能的标准不统一，进而导致鉴定小组难以形成统一的、符合共同意愿的主题。面对这一难题，海伦·塞穆尔斯引入“机构职能分析”，并提出促进社会化、领导调查、提供公共服务、促进文化发展等反映学术机构的最小职能范围。显然，这些职能分类标准不仅适用范围有限，而且其本身标准制定的正确性也值得商榷。[8]

三、密尔沃基项目对我国档案鉴定工作的启示

文献战略中档案鉴定主体的组成与职能相较于传统档案鉴定理论已发生巨大变化，主体更加多样化，职能更加多元、宏观，推动了档案鉴定工作由相对独立、固定的文书处理—档案室—档案馆三级鉴定流程向相互补充、互联互通的宏观鉴定体系转变，这对我国改革传统档案鉴定工作、更新档案鉴定理念有着重要借鉴意义。

（一）重新构建档案鉴定组织体系

我国当前的鉴定流程是从文件形成机构到档案馆单向的线性模式，档案业务人员在档案鉴定活动中仅起到补充、审查作用，致使档案的第二价值很大程度上会被文书人员忽略，许多具有较大社会价值的档案过早遭到破坏。为避免这一弊端，我们应打破鉴定环节的相对独立状况，将档案业务人员纳入文件形成过程中，扩大档案业务人员的鉴定范围，使其积极参与、监督与指导文件的形成和归档鉴定工作。同时借鉴文献战略多样化的鉴定主体结构，引入相关领域专业人士和社会民众评审体系，对归档鉴定结果进行评价、建议，进而发现更丰富的档案价值形态，满足档案用户逐渐扩张的利用需求，形成文书人员、档案业务人员为主导，多机构、多人士共同参与的档案鉴定组织体系。

（二）推动区域内档案机构合作鉴定

在我国，各档案馆均相对独立，文件形成机关与档案馆之间缺少足够的沟通和联系。由于档案是相互联系的，并非单一、独立的个体，我国这种相对孤立、强调对单一文书形成单位进行分析的鉴定模式阻碍了档案记录社会的方方面面，社会记忆难以得到全面、完整的保存。因此，我们应学习密尔沃基项目中区域合作鉴定的方式，以省级或市级档案馆为领导核心，联合该区域内各档案机构、文件形成单位，对区域内全部档案资源进行整理、分析，制定统一的主题鉴定标准，形成档案鉴定区域合作模式，以保障档案在记录社会各方面的延续性，最大程度地保存社会记忆。

（三）扩大鉴定对象的范围

我国一直存在馆藏资源不均的问题，主要表现在以公文档案为主，科技档案、专门档案等数量较少，且当前档案鉴定主要以保管期限表为标准，内容主要包括档案的来源、内容、形式和保管期限等，适用于公文档案的鉴定工作，但受限于该表尺度单一，无法保证其他领域档案是否具有保存价值，使得我国档案鉴定对象难以覆盖各种类的档案资源。而文献战略中不同领域鉴定主体的联合使政府机构与社会组织及个人相结合，实现了分析政府和其他机构的文件与分析私人手稿、特殊制圖资料和信息出版物的融合，对于丰富档案内容、提高档案价值有着重要作用。[9]我国档案部门应重视、接纳社会各阶层的档案资料，扩大档案鉴定对象的范围，构建涵盖社会各界多种声音的联合档案鉴定主体，推动档案鉴定由国家模式向社会模式转变。

文献战略作为一种建立在研究基础上的档案鉴定理论，虽然存在主题界定难、实践模式不固定等诸多缺陷，但其提倡的档案人员积极参与文件工作、扩大档案鉴定主体范围、改变鉴定主体的传统职能等主张是对传统档案鉴定理论的创新与发展。我们应积极了解文献战略中鉴定主体的具体工作内容，借鉴其经验教训，推动我国档案鉴定工作进一步发展。

参考文献

[1]黄霄羽.外国档案鉴定理论的历史发展及其规律[J].中国档案，2003（09）：30.

[2]黄霄羽，张宁.宏观鉴定战略在加拿大的应用[J].中国档案，2000（08）：39-42.

[3][4]支萍萍.美国文献战略理论与实践研究[D].天津：天津师范大学，2015：20-32.

[5]马帅章，桑毓域.宏观鉴定下档案鉴定主体的组织与职能探析——以荷兰、加拿大、澳大利亚为例[J].档案管理，2012（06）：18-20.

[6]理查德·J·考克斯，郝建苹.档案鉴定的不同视角：文献战略和档案鉴定原则[J].北京档案，2002（10）：34-36.

[7]特里·库克，李音.记录现代社会与档案鉴定[J].档案学研究，2012（04）：70-75.

[8]Helen Samuels，“Improving Our Disposition”[J].Ar？ chival，1991（33）：132.

[9]T·库克.1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响[R].第十三届国际档案大会报告集.