提高档案管理科学化水平的路径选择

王乐

【摘要】随着我国国际地位的提升，我国各方面的实力都需要提升。为了适应新时代的要求，对档案进行科学、合理及有效的管理至关重要。实现档案管理科学化可以推动文化的发展和档案事业的发展，有着非常重要的现实意义和作用。从某种角度而言，档案管理科学化水平的提升，对于档案管理部门的发展以及企业事业单位的可持续发展，均具有重要的影响。为了更好地实现对档案的科学化管理，要充分认识到档案管理的现代化意义，研究和探讨档案管理科学化的路径和模式，更好地促进档案管理工作的完善和提升。

【关键词】档案管理 科学化 方法

档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。传统的档案管理工作存在工作量大、效率低、内容不全面等问题。随着信息化技术的运用与普及，档案管理正在向信息化、数字化、科学化的方向发展，为企业和社会发展助力。

一、目前档案管理中存在的问题

（一）当前档案管理信息手段陈旧

随着计算机技术和网络技术的应用与飞速发展，现代社会各个层面无不受其影响，而我们的档案管理还以人工管理为主，即材料由相应的职能部门在一定时间内送到档案室保存，这些材料绝大多数是文字材料。在管理手段上，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，准确性较差。绝大数的企业单位，没有用电子信息化管理，资料检索查询仍习惯于手工操作，与行业整体上现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。对于档案工作仅仅停留在对档案进行存取、保存等操作，企业或者机关单位对于档案管理工作并不重视。

（二）档案管理专业人才缺乏

现阶段，大多数档案资料管理人员不是专业的，他们并没有接受档案管理的培训，进而对于管理工作不了解，除了大型的档案馆会招录一些专业的档案管理专业人员外，其他单位和组织通常都是选派非专业人员从事档案管理工作。一些优秀的人员，觉得档案管理没有发展空间，不愿从事档案管理，这就造成了档案管理人才匮乏。并且由于缺乏理论基础，档案工作往往停留在技术层面，无法深入。档案的资源化、信息化工作缺失，工作处于低迷状态；编研能力低，没有专业的编研工作的知识和经验，不能充分开发利用档案资源，不能提供档案的深层服务，档案及档案工作的作用得不到充分体现。

（三）对档案管理不够重视

档案真实的记录了企业单位和组织的工作内容，个人信息，公司效益等等重要信息，但从目前情况来看，由于档案管理不能直接对企业单位事业单位产生利润，因此对档案管理工作并不重视，没有专门的档案记录、存放、管理的部门。在进行档案处理的工作时，其记录的信息混乱，记录资料的格式不正确，这在对以后使用档案信息时会有很大麻烦，也没有体现档案管理的利用价值。此外，档案管理工作繁琐复杂，要投入大量的人力、物力和财力，才能完成对档案的管理保存，对企业来说吃力不讨好，就更加剧了对其资金方面投入的减少，重视程度降低。在这样一种恶性循环的情况下，档案工作越发难以开展和进行。

二、档案管理中问题的应对措施

（一）提升信息化技术的应用

在做档案管理工作时，要与现代计算机和网络相适应，利用计算机网络对档案等信息进行电子化采集，整理和存放。在档案管理中有效使用信息技术，可以让档案的查询工作变得方便快捷，同时还可使信息的保存更为安全。传统的档案管理中，资料的丢失，破损是极其常见的，使用信息化技术让资料的存放有了保障。一台小小的计算机就可以存储大量的信息，一些重要的档案还可二次备份，不仅节省空间，还减轻了人们看守档案的负担，并且这些档案信息永不会丢失。利用计算机网络还可打造信息化的平台，通过一个信息平台在权限允许下，与多个部门合作，调用资料和个人信息等，提高效率，方便快捷。但在用信息化技术管理时，要循序渐进，要考虑到管理人员的适应情况，对人员进行相关的培训，能够熟练运用时，逐渐引入。

（二）提高相关人员的专业素质

高水平的档案管理团队是提高管理效率和质量的最重要的保障，档案管理是一个难度较大，较为复杂的工作，部门管理人员和企业要认识到这点。企业在招聘档案管理人员时，对学历水平、专业素养、工作经历要有较高的要求，定期组织人员进行专业化的培训，聘请老师或工作经验丰富的职员传授知识和专业技能，多与优秀人才交流，开阔思想视野，从根本上提高档案管理人员的職业素养和职业技能。从业者也要对自己的工作抱有热情，要不断学习新知识，更新自己的知识库，加强对工作的理解和认可，明确档案管理工作的重要性，能熟练运用现代化的技术解决档案管理中存在的问题，提高服务意识，要有档案管理利用、开发的理念。企业对工作优秀，表现突出的职工进行嘉奖，对不认真完成任务的职工进行处罚，利用奖惩激励机制激发档案管理人员的工作热情，增强他们的工作认同感和责任感。

（三）增强档案管理意识，明确档案管理重要性

档案能够记录各种真实信息，依靠档案所提供的信息能为企业提供准确的决策方向，预测未来实际发展潜力和发展趋势，提高企业的核心竞争力。档案管理部门是工作中最重要的一环，部门要充分加强对档案管理的重视。部门领导首先要做好表率，了解工作流程与内容，明确其工作的重要性，学习相关档案知识，才能上行下效。合理利用工作会议，利用公司自己账号平台，举办大型活动等方法，对档案管理等相关知识作用进行普及，积极开展宣传。企业要制定一系列的工作规章制度，使档案管理工作专业化、规范化，培养专业团队，提高管理效率和工作质量。对档案工作加大资金投入，及时更新设备，不占用档案部门的工作场地，逐渐让企业工作人员乃至整体意识到档案管理的重要地位。

三、结语

综上所述，都是我国现阶段档案管理工作中几个主要问题，及时发现并解决，在工作中不断总结，进而提高档案工作的进步，这对档案管理的科学化水平和档案管理的质量有着重大意义和影响，对于企业单位管理工作质量的提升有着不可估量的价值。在我国飞速发展的情况下，只有树立档案管理工作意识，提升人员专业化素养，建立专业化团队，采用先进的信息化技术，完善档案管理体系，提高档案管理工作的效率，发挥档案价值，全面建成档案管理的科学化水平，才能为实现中华民族的伟大复习做出杰出贡献。

参考文献：

[1]孟丽君.浅谈档案管理工作的重要性[J].黑龙江史志，2015，（10）.

[2]欧阳慧敏.研究提升档案管理科学化水平的路径选择[J].建材与装饰，2017，（29）.