高校数字化档案管理的实现探究

万玉侠

【摘要】高校档案管理数字化建设是新时期档案管理发展的重要方向，也是轉变管理理念、创新管理方法的重要途径。本文分析了当前高校数字化档案管理中存在的问题，并在此基础之上，从提高数字化档案管理意识、完善管理标准、优化管理环境等方面，阐述了高校数字化档案管理的实现策略。

【关键词】高校；数字化档案管理 问题 实现策略

在数字信息时代，高校档案管理数字化建设的推进，是提高档案管理效率、转变管理模式的重要保障。当前，高校依托数字校园建设，逐步完善数字化档案管理布局，在很大程度上获得了良好的建设成效。但从实际而言，数字化管理仍存在诸多问题，制约了高校数字化档案管理建设。因此，如何适应新的环境，在加快数字化档案管理建设中，推动高校改革发展的重要内容。本文从数字化档案管理的意义出发，就高校如何实现数字化档案管理，做了具体阐述。

一、高校数字化档案管理中存在的问题

（一）意识淡薄：数字化档案管理意识淡薄，缺乏有效工作开展

在传统管理思维的影响之下，高校在档案管理方面，缺乏数字化档案管理意识，在工作组织开展、数字档案开发应用等方面，缺乏良好的思想意识，影响档案工作的有效开展。首先，高校缺乏对数字化档案管理的重视，在档案管理建设中，缺乏有效的组织领导，导致数字化档案管理滞后于校园数字化建设；其次，档案管理尚未形成数字化管理的良好环境，特别是在管理方式、管理理念等方面，有待进一步转变，以更好的适应新时期档案管理的实际需求；再次，相比于教学、科研，档案管理的处于尴尬额定位，档案管理缺乏良好的管理环境，各部门之间的协调配合力度欠缺。

（二）标准不统一：数字化档案管理标准不统一，影响信息共享

高校在档案数字化管理建设领域，取得了一定的成效，但数字化档案管理尚未统一标准，导致数字化档案管理在共享、安全等方面，面临诸多问题。1）高校数字化档案管理缺乏统一标准，在数字化档案资源的收集、分类整理等环节，都存在数字信息不流畅而影响档案管理效率；2）数字信息共享是数字化档案管理的重要出发点，而在技术、业务及管理方面，存在标准不统一等问题，进而影响数字化档案资源的共享，弱化了数字化档案管理的重要作用。因此，加快数字化档案管理，关键还是要在技术等领域，统一标准，提高数字档案信息资源的共享性。

（三）基础条件欠缺：缺乏高素质人才队伍，数字化建设投入不足

从实际而言，高校数字化档案管理缺乏完备的基础条件。一是在高素质人才队伍建设方面，缺乏实质性的工作开展。管理人员在专业性、数字化等方面，缺乏良好的综合能力，对当前数字化档案管理工作表现出较大的不适应性；二是高校在数字化管理建设中，缺乏足够的投入，导致基础设施建设不完善，特别是硬软件设施的不足，难以确保数字化档案管理的实现。为此，从基础条件而言，高校数字化档案管理面临人才培养、资金投入等问题，影响工作开展。

二、高校数字化档案管理的实现策略

（一）提高意识：提高数字化档案管理意识，提高档案管理效能

高校要重视数字化档案管理建设，认识到其在科研、教学等领域中的重要地位。首先，高校要从实际出发，强化数字化档案管理建设的组织引导，通过人员配置、机构设置等方面，确保数字化档案管理的有效实施；其次，要创设良好的档案管理环境，强化各部门之间的协调配合，为档案管理数值化提供有力保障；再次，强化数字化档案管理制度建设，依托制度管理工作开展，确保档案管理工作落实到位。

（二）统一标准：建立统一的数字化档案管理标准，提高信息共享

为了进一步提高数字信息的共享效果，高校应着力于建立统一的数字化档案管理标准，确保数字信息共享的流畅性。因此，立足当前高校数字化档案管理的现状，在管理标准建设中：1）高校要进一步规范档案数字化管理工作，通过建立完善的数字化信息系统，确保数字档案信息收集、分类、归档等工作的有效开展；2）档案数字信息的开发及应用，建立在完善的信息系统平台之上，这就要求高校要加快标准化信息系统建设，为数字化档案管理提供平台保障。

（三）优化环境：强化高素质人才队伍建设，加强资金投入力度

人才队伍建设是实现数字化档案管理的重要基础，更是优化档案管理环境的重要保障。在笔者看来，高校一是要强化人才队伍建设，特别是数字信息技术人才的培养，能够更好地适应工作岗位，满足新时期的档案管理的工作需求；二是强化教育培训，提高管理人员的专业能力，并掌握计算机等技能，能够更好地胜任数字化档案管理工作；三是加大投入力度，完善数字化档案管理的硬软件设施。对于高校数字化档案管理而言，应加快数字信息系统建设，能够最大程度地保障数字化档案管理的有效开展，满足管理工作要求。

三、结束语

总而言之，高校在数字化信息时代，加快推进数字化档案管理建设，是基于新发展、新理念的重要体现，对于推动高校改革发展，具有重要的意义。在本文的探讨中，高校数字化档案管理的有效实现，关键在于通过人才队伍建设、加强资金投入，优化内部环境；通过完善管理标准、协调部门配合，创设外部条件，以更好的推进数字化档案管理。

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