档案信息化建设的重要性

衰永艳

【摘要】随着网络技术的不断发展和应用，它给各个领域带来了翻天覆地的变化，加快了我国档案信息化建设的步伐，档案的工作人员的工作也方便很多，档案的信息化的建设，一改昔日传统的思维模式，使得档案管理工作效率更高、更加规范、方便快捷。但是我国在档案信息化的建设方面还有很多的不足之处，对档案信息化建设的重要性认识薄弱，没有完善的现代化管理体系，所以必须遵循现代化的观念，来完成新时期的档案信息化建设。

【关键词】档案；信息化建设；重要性

档案信息的生命之源在于数字化，档案数字化工作就是产生档案数据的主要手段。迫于信息化发展的要求，各个企事业单位都在进行档案信息化的建设，老旧的档案管理方式已经跟不上时代的脚步，同时档案管理工作在这样的情况下也日益凸显出来各种各样的问题，如：档案的安全问题、档案查询困难、不易保存等等一系列的问题，我们都知道传统的档案管理一般都是记录在纸上，在用专用的人员来进行看管，这种管理的方式已经不能满足人们的需求，故此，档案信息化的建设势在必行。

一、档案信息化建设的重要性

（一）趋势发展的必然结果

在我们看来档案也是信息时代的一部分，当前，数字化是档案信息化建设的主要手段，我们都知道，档案馆是保管和提供利用档案信息的重要部门，实用性意义最大资源库，这也是档案信息化建设的主要原因，档案的相关工作收集、保管、保护等方面必须做出相应的改进，这也是档案信息化发展的必须趋势。

（二）确保了档案的安全

把传统的档案进行数字化后，剩余的整理、编目、统计、开发、查阅等工作后，基本上就不在对档案有任何改动，并且进行保存管理，这也减少了对档案的人为和自然的损害，档案的安全提高了，档案的实体有了安全的保障。

（三）社会所需

在当今社会人们再跟时间赛跑，档案信息化的建设方便了各个企事业单位对档案信息的快速查询，与此同时，社会对档案信息的需求也越来越多，如：职工档案、婚姻档案等等，给一些行动不便的人或者地区偏远的人带来了极大的方便，若档案馆建立了异地查询的功能，外来的人员可以直接查阅相关的信息，这也发挥了档案信息化建设重要作用。

二、当下我国档案管理信息化建设的现状

（一）档案的工作人员信息化建设的意识薄弱

我们深知，档案记录了我们人类历史的文化，同时它也是见证了我们社会的进步。传统的档案管理模式是把需要记载的记录在纸上，而后进行保存，这种档案管理的模式工作效率低，容易出错，而且纸质的档案也不易于保管，随着网络信息技术的普及应用打破了这种传统的管理模式，即档案信息化的建设，但是人们对档案信息化建设的认识还不够，档案管理的工作人员对先进的管理技术接受程度还有待于提高，也并没有认真的学习先进的管理技术，对于一些重要的档案疏于严密的保管，这可能会造成档案丢失的现象，档案的安全度极低，若档案管理的工作人员的有很高的信息化建设意识，完全可以把这些情况避免。

（二）档案数字化的标准不规范

我们所谓的档案信息化其实就是由工作人员操作由计算机自动管理的一个过程，但是目前档案管理的工作人员还在沿用纸质档案的管理的思维模式进行信息化的管理，不得不说二者是有区别的，这会使得档案信息化管理上的混乱，在档案数据库的建设上突出的更加明显，有很多单位都有自己的业务系统，对档案的分类也特别多，档案的归纳和数据库的整理都有自己的统一的标准，这会使综合档案馆的档案管理系统不能完全的把这些数据兼融，所以档案数字化的标准会给档案信息化的建设工作带来很大的困难。

（三）信息化建设的安全技术有待提高

云计算技术、虚拟化技术、智能化技术都被广泛的应用在档案信息化建设方面，但是仅仅这些技术还是远远不够的，计算机的不少软件硬件技术还都依赖于国外的技术，这些都对档案的信息安全带来了潜在的隐患。

（四）档案人员的责任心和素质较弱

档案数字化工作其实是非常简单的，但是从某些环节来说是需要高素质和高技术的人员，当下各个数字化加工的企业方法都是雷同，基本上都是现学现卖，也可以说是边做边学的工作方式，有些出错的地方只是忽略过去而已，并未加以改正，劳动报酬也是极低，很难留住人心，人员容易离职。再就是基层单位的档案人员流动率太高，可能这个工作人员还没完全熟悉档案的相关事宜，就离职了，对档案数字化的工作更是一塌糊涂，这些对档案信息化的建设都是不利的。

三、档案信息化建设的策略

（一）转变传统的观念，加强档案工作人员档案信息化建设的意识

想发展就必须改掉传统的观念，把用人工整理档案的方式转变到计算机自动化管理的方式上，建立相对应的数据库，数据库建立时把各项档案的分类、档案的号码设置、字体段落设置等一系列的问题，把全部的档案都按照这个标准收入，这样会方便以后的使用。

（二）完善档案队伍的建设工作

目前，档案工作人员的各方面素质都不是很高，如：对工作的责任心，自身的素质，对档案安全的知识的了解程度等等，这些问题都需要一步一步的落实到实际行动，可以对档案数字化加工的企业工作人员和基层的档案人员进行综合的专业培训，不单单是为了做好档案实际的整理，更重要的是了解檔案信息化的过程，把档案新载体的性能都熟知，懂得起码的网络安全知识和解决方法，建立具有新时代意义的档案管理人员培养体制，把工作人员都培养成综合型的技术人才，即计算机知识、档案信息化知识、信息安全的知识等复合Mll的人才，来创建档案信息化的发展。

（三）开发档案新技术及应用

档案信息技术中的数据库技术要用我们自己的技术，把权利掌握在自己的手中，使得各个企业发展的更长远，这样才能使企业投入大量的人力、物力来开发档案新技术，使得档案事业有了更高的发展。

四、结语

档案信息化建设是一项任重而道远的工作，在实施过程中可能遇到各种的困难和新的挑战，所以，我们要共同努力，加强对档案工作人员档案信息化建设重要性的认识，改变传统的思维模式，不断开发利用答案新技术，加快档案信息化建设的脚步。

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