强化档案管理规范意识的作用与具体实践

龚霭萦

【摘要】作为档案管理的工作人员，其自身需要将其管理水平得以提高，并实现档案管理信息化，这样才能使档案管理走向科学化、规范化和现代化，能够为社会及各企事业单位及时提供所需要的档案信息，实现资源共享。本文主要对档案管理中所存在的问题进行了探讨，并针对这一系列问题提出了相应的对策，并对档案管理如何进行科学化、规范化和现代化进行了分析。

【关键词】档案管理；科学化；规范化；现代化

1 引言

随着时代的发展，我国的经济发展也越来越快速，档案管理工作在其发展中所体现出来的作用越来越大。档案作为所有活动最真实的一个体现，其在管理上需要能够现代化、科学化、规范化，并且需要拥有创新精神，这样才能使档案管理工作适应时代的发展及经济上的需求，让其能够长久持续的发展下去。

2 档案管理现状及存在的问题

2.1 对档案管理的重视程度不够

长久以来，档案工作者对于档案的认知度上存在一定的偏差，认为档案管理只是单纯的对资料进行记录，将一些日常性事物进行保管等，认为这对企事业的发展没有任何的重要作用，只要完成好资料的录入及档案妥善保管好，不丢失就行。从以上的分析中可以知道，很多的企事业对于档案管理工作的实质缺乏了解，没有了解到其对企业的发展的重要性，这就导致企业在档案管理信息化改革上跟不上步伐。

2.2 管理水平低，管理力量弱

绝大部分档案管理者在人职之前都没有接受过正规的档案管理的培训，这就导致其在对档案进行收集、整理和存档时常常分不清步骤，更谈不上对档案的重要性的认识及管理中的具体要求了。一些企业由于一些其他因素，使得其档案管理员还需要兼职其他工作，这就使其无法专心的完成档案管理工作。在对一些资料进行收集时，由于档案管理者没有真正的了解到档案管理的本质，因此收集到的资料无法准确的反映出真实的情况，在存档时也无法做到及时的修正补充，这就导致了档案管理的功能无法发挥出来。

2.3 档案管理工作者在宣传档案管理的重要性上力度不够

一方面档案管理人员都身兼數职，因为一些条件的限制使得其无法及时的参与档案管理的知识及技能的培训与学习；另一方面，档案管理工作者自己都没有意识到档案管理的重要性，更不要提对其的宣传了。

2.4 档案管理手段相对落后

在档案管理中，由于其管理的手段还处于传统的纸质档案阶段，因此很容易丢失及损坏，并且这是一项耗时耗力耗物的工作，传统的管理方式无法与计算机技术及档案处理软件相提并论，传统的档案管理无法实现快速准确的进行档案的查找，有着很大的不便之处。

3 档案管理对策及思考

档案作为最真实的记录，其记录下了一个企业的发展史，记录了企业的最低谷也见证了企业的最高峰，记录了企业中所有优秀人员的工作经验及心得，是企业最为宝贵的财富。就目前档案管理中所存在的问题进行了探讨，针对其提出了几点有效的对策。

3.1 强化档案管理意识，制定档案管理制度

需要将档案管理者及领导对档案管理的重要性进行讲解，让他们认识到其的重要性，这样才会提升档案管理的设施。改善档案管理的实施模式，将计算机及管理软件引入到档案管理中，将传统的档案管理方式舍弃。同时还需要提高档案管理者的专业素质及工作态度，这样才能使档案管理中资料的准确性得以保障。

3.2 完善档案管理制度

在制定档案管理工作制度时需要遵从以下几点来进行：第一，在制定规则制度时需要能够将档案管理中的科学化、规范化和合理化体现出来，并且需要根据企业档案管理的实际情况来对其进行制度的调整及完善；第二，在制定管理制度时，其条款需要简明实用。档案管理制度的制定需要根据实际情况来进行，要确保其的可操作性，制定的内容要简洁易用，目标性强，这样才能让档案管理者在对档案进行管理时有章可循；第三，在制定档案管理制度时，需要全面的考虑企业领导及员工等各方面的因素，领导作为制度的执行者，员工属于管理制度的操作者，要对这两者起到约束作用。制定的制度需要管理部门严格的执行，才能使其规范起来。

3.3 加大对档案管理的宣传，提升档案管理工作者的责任感

在对档案管理的重要性进行大量宣传的同时需要先将管理工作者的意识提高，能够准确的将所收集的资料进行审核，完整无误的录入到档案库中。在对档案进行鉴别时，档案工作者能够认真仔细，能够确保档案的完整，对档案工作的重要性能够有正确的认知，了解其的重要性。

3.4 在对档案的管理过程中，积极融入信息化，从而有效提高对档案的管理效率

目前，档案管理工作人员面临的最大难题就是在管理工作中有效利用计算机技术。对于档案部门来说，应当建立相应的数据库，这是档案管理信息化的基础。另外，在规定使用权限时，部分信息必须具有开放性和共享性，实现档案管理体系的公开化。在这种情况下，能够帮助员工树立并增强档案意识，从而进行合理的档案管理工作，为提高档案管理工作奠定了扎实的基础。

4 结语

综上所述，目前所有企业，应当实行科学化、规范化、现代化的档案管理，为了做到这一点，要时刻明确出现在档案管理工作中的问题并及时解决相应的问题。同时，通过提升档案管理人员的专业水平，加上不断创新传统的档案管理方式，以及将计算机技术合理有效地与档案管理结合起来，全面实现现代档案管理的科学化、规范化以及现代化。

参考文献：

[1]翟海燕.浅谈档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江史志，2013（15）

[2]胡香枝.浅谈档案管理存在的问题及对策[J].群文天地，2012（07）

[3]殷为.浅谈档案管理中存在的问题及解决办法[J].东方企业文化，2012（07）