中学档案管理的一点浅见

尤五妹

摘 要：中学档案是学校工作的真实记录，在学校工作中起着承前启后的作用，因此做好学校档案信息资源的管理工作显得尤为重要。本文就新形势下如何做好中学档案管理工作谈些看法。

关键词：中学档案、重要作用、存在问题、几点思考

中学档案是学校工作的真实记录，是评价学校综合办学水平的窗口，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作及教育督导评估必不可少的资料，它反映了学校在各个历史时期的工作和活動情况，在学校工作中起着承前启后的作用。因此，如何做好中学档案信息资源的管理，确保中学档案的完整性和系统性，使中学档案更好地服务于教育、教学、教研等工作显得尤为重要。本文就新形势下如何做好中学档案管理工作谈些看法。

1 充分认识做好中学档案管理的重要作用

中学档案是学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有参考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广，包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。

中学档案真实客观地记录了学校发展的历程，是学校重要的信息资源。它既是一个学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结，又是促进学校在今后工作中扬长避短、不断继续前进的重要条件。分析学校档案，可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时，学校档案汇集了学校现有的知识成果，记录了学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹，形成特色的教育教学总结，是学校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效地推动学校自身形象和价值观的发展。

2 当前中学档案管理普遍存在的问题

2.1 部分人员档案意识淡薄

目前，虽然不少学校“重教学、轻档案”的意识得到了相当程度的改善，但是仍有部分人员的档案意识欠缺，认为档案管理可有可无，认识不到档案在学校建设中的重要性和必要性。正因对档案重视程度不够，档案归档意识不强，故而影响到档案信息资源的开发，进而造成档案利用率不高。

2.2 部分档案材料不全

中学档案应为学校的发展留下真实生动的轨迹，应该客观完整记录下学校各方面的工作。但目前在一些中学校可能仍存在着：要么没有综合档案室，学校各科室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政；要么虽有档案室，但学校各部门与档案室协调工作严重脱节，各科室人员贪图一时之便，没有主动移交手中的档案资源，也缺乏对哪些资料具有存档价值的甄别，加之缺少必要的监督机制，档案的错归错放、缺失散失现象时有存在。

2.3 档案管理水平有待提高

中学档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，主动对档案资料进行分析、编研还较为欠缺，有效地提供档案利用的服务意识还有待提高，操作上虽然利用了计算机技术进行管理，但是工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分地发挥档案的作用及利用价值。

2.4 管理制度落实不到位

不少学校档案管理“软件”建设严重滞后，要么没有制定档案工作发展计划、档案管理工作规范、档案工作人员岗位职责等规章，也没有建立文书处理和档案收集、整理、归档、鉴定、保管、编研、利用等制度，即使建起了一些相关档案管理制度，也只是写在纸上、挂在墙上，缺乏有效的监督机制，执行起来流于形式。另外，档案收集普遍偏重于文书档案，门类单一，内容单调，没有特色。科研档案、专业档案、特殊载体档案以及有关的资料、实物重视不够。

3 做好中学档案管理的几点思考

3.1 进一步增强档案意识，健全并落实各项制度

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，学校领导要经常面向全体教职工宣传《档案法》，可通过比如举办档案法讲座、开展档案知识竞赛等来进一步提高教职工的档案意识。其次，再次明确相关人员岗位目标责任，从而使相关人员职责明晰，各部门重视档案的收集、整理、归档。第三，进一步强调档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出（室）及时，真正实现资源共享。第四，各部门要积极参与、配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

3.2 进一步提升档案管理人员的档案管理业务水平

档案管理工作是一项积累性工作，这首先需要档案管理人员在日常工作中注重学校各类材料的收集和整理。档案管理人员要加强宣传，密切保持与学校各科室、部门的联系，全方位收集学校本身产生的档案，同时，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容进一步丰富充实起来。其次制定符合学校档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定；第三还需将档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。最后档案管理人员要不断提升自身的专业业务水平，以便更专业地、更好地从事档案管理工作。

3.3 合理运用高新技术辅助档案管理

随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的大趋势。现代化管理主要体现在：一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，改变以往档案管理人工操作的效率低下状况，如安装相关的档案管理信息系统应用软件，利用计算机完成入档、检索等；如利用高拍仪等设备完成纸质档案资料的扫描入档，使纸质档案电子化，为档案资料的网络化管理奠定基础，真正使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理，克服学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题，通过信息技术对文件、档案的全部信息进行统一管理，对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，使学校档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心。

3.4 档案管理融合于校园文化建设之中，进一步彰显档案的价值

中学档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体，因此学校档案管理要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，最大范围反映学校的文化风貌。为更好地满足校园文化建设的需要，使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，档案管理人员要争取校领导的支持，进一步完善学校档案室的功能建设，努力与德育、教育及各类活动相结合，把档案室建设成集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的文化机构，成为校园文化建设的重要基地。