浅谈基层劳动保障监察执法档案管理工作

苏健

摘 要：劳动保障监察执法是劳动保障机关依法对用人单位遵守劳动保障法律法规的情况进行监督检查，发现和纠正违法行为，并对违法行为依法进行行政处理或行政处罚的行政执法活动。本文详细地论述了基层劳动保障监察执法过程中产生的案卷档案管理存在的问题，并针对问题提出相关的对策和改进措施。

关键词：基层；劳动保障监察；档案管理

劳动保障监察案卷档案是每一次劳动保障监察执法工作的经验总结。它能用各种有保存价值的文字、图表，影像、物证等不同的形式留存，能反映案件的真实情况，并能最大程度的还原执法过程。劳动保障监察案卷档案能充分体现当地劳动保障监察工作的业务技术水平和企业用工情况。同时，也能作为劳动违法案件申请法院强制执行或涉嫌犯罪移送公安机关查处的原始凭据。因此，建立并健全执法档案是劳动保障监察工作的重中之重，尤为关键。

为更好地开展劳动保障监察执法档案的管理工作，现就本人平时从事档案管理工作的经验谈一谈工作中存在的问题和针对问题提出改进措施，主要体现在以下几个方面：

1 劳动保障监察档案管理中存在的问题

1）劳动保障监察档案管理制度不健全。我国目前尚未颁布关于劳动保障监察档案管理方面的法律法规，档案工作的唯一依据只有《关于实施《劳动保障监察条例》若干规定》中第四十条，“劳动保障监察案件结案后应建立档案，档案资料应当至少保存3年”，对劳动保障监察档案的管理工作的重要性进行了明确的定义，但是对具体操作没有做相关的明确规范。

2）执法机构对档案管理工作不够重视，觉得档案管理这个工作很轻松也很简单，没有必要派专人负责档案整理，人力物力投资不到位，工作人员职责不明确，而且对档案管理工作的的长期错误认知，导致了错误思想的产生和工作的偏差。对档案的查阅、抄录，复制、借出工作的重要性认识不到，也不够严谨，没有任何手续，很随意，对机密档案的保密工作做的非常不好，容易造成档案的泄密。

2 劳动保障监察执法文书档案中存在的问题

2.1 执法文书制作不够标准

1）执法文书制作内容过于简单，引用法律法规不准确，不完整，似是而非；随意使用方言，口语，简略用语；叙述逻辑混乱；涂改现象严重，档案失去了可靠性，降低了参考价值。

2）填写劳动保障监察文书时空项严重，如文书的编号、签发日期、负责人、经办人签字、行政机关名称等空项严重或填写不全对文书的真实性和后期的档案整理都造成了影响。

3）卷宗内执法文书不全。如无投诉登记表、立案登记表、送达回执或结案报告等，究其原因是因为多数执法思想松懈，疏忽对案件文书的完善，甚至出现结案了连结案报告都没有的现象。

2.2 案卷收集、归档不规范

1）劳动保障监察案卷归档范围不明确，入档归档不及时。在执法过程中，所有材料都由承办人掌握，不可能做到及时归档。等案件处理完毕后，因为没有专职的档案整理人员，职责划分不明确，经常出现部分材料漏报，甚至丢失，造成档案材料不全，不能充分表达执法力度的可靠性。

2）证物材料收集不全，提取不规范。对依法取得的证物，没有按要求注明来源，没有提供者的签名，单位盖章，也没有注明日期，降低了物证的可信度。

3）案卷档案管理者不能与时俱进，缺乏先进的档案管理技能，大多是传统的档案的存储管理方法，多使用纸张存放，极易损坏、流失，绝大部分工作都通过手录完成，工作效率低。特别对执法过程中收集的大量影像资料，电子材料等缺乏专业的整理、保管方法，极易丢失，泄密。

3 针对上述问题，我们应当认真分析原因，从根源上解决问题，尽早地解决问题

1）建立健全劳动保障监察档案管理体系，结合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国劳动法》等相关法律法规，制定适合本单位的切实可行的档案管理制度，对档案的编写、收集、整理、编目、装订、查阅等一系列问题做出详尽的规定，做到档案管理有章可循，并根据实际工作要求不断的规范和完善，更好的保护和利用好执法文书档案，为后续开展各项工作夯实基础。

2）充分认识劳动保障监察档案管理工作的重要性，责成专人负责执法档案的管理工作，分工明确，责任到位。并定期培训，加强档案管理专业的培训，使之熟练的掌握档案管理工作的技能。同时要对执法人员和档案管理员进行业务学习培训，提高职业素质，使执法人员和档案管理员都能熟练地掌握文书制作、材料收集的技能和方法，做到及时收集、定时移交，无缝衔接，不断提高业务水平。做好档案管理人员思想教育工作，使其深刻认识劳动保障监察档案保密工作的重要性，嚴格遵守档案管理的各项规章制度，杜绝在档案管理工作中涂改、伪造、泄漏他人信息等严重问题的发生。

3）加大对档案管理工作的人力物力的投入，尽早实现劳动保障监察档案管理工作的数字信息化。积极引进劳动保障监察案卷档案管理计算机软件，加大计算机、扫描仪、打印机等专用设备的投入，对劳动保障档案管理工作环境进行数字化、信息化改革，应用先进的技术对执法档案进行记录和管理。尽早实现计算机录入，查询，提高工作效率，实现从传统纸质档案的管理到数字化档案管理的转变，尽早实现无纸化办公。

4 小结

综上所述，劳动保障监察案卷档案管理工作是一项长期而又艰巨的任务，虽然繁琐但又不可或缺，也是一种必然趋势，是提高劳动保障监察工作质量的重要手段。它需要有全新的管理理念、过硬的基础设施，专业的档案管理人才起发挥作用，才能保证劳动保障监察档案管理有条不紊的进行，促进劳动保障事业健康快速稳步的发展。

参考文献

[1]侯安文.基层劳动保障监察案卷档案管理存在的问题及对策.办公室业务2016.12

[2]李永强.浅谈当前劳动保障监察案卷档案的管理财会审计，2015（35）.

[3]贾志勇.加强人力资源和社会保障监察案卷档案管理.现代交际，2011（08）.