企业公文管理信息系统的常见问题及对策

摘要：公文管理信息系统是以实用、可靠、安全、高效为原则，以公文流转为核心的办公自动化系统。本文着重从公文管理系统的优势、运行常见问题及对策等方面展开论述，以利于公文管理人员提高工作效率，促进企业提高公文管理质量和水平。

关键词：公文处理；公文撰写；信息化；保密

公文管理信息系统是企业日常运行中的重要组成部分，其对企业的发展、管理、决策具有举足轻重的意义。如何提高公文流转的效率，尽快完成文件批复、审核、印发等运行流程，是公文管理信息系统的一项重要课题。

一、公文管理信息系统的优势

公文管理信息系统的主要对象是公文。公文是对企业发展具有重大作用的指导性文件，是沟通和交流的载体。通过公文流转的审批、传达，可及时响应上级有关政策号召，抓好工作落实，促进企业发展。

增强公文处理时效。公文管理信息系统可实现发文、收文等文种的流转、审批、催办督办，对公文办理过程提供实时的监控。特别是当业务人员异地出差、开会致使一些紧急、重要的文件得不到审批时，公文管理信息系统便可发挥自身功用，有效解决上述问题。

明确办文人员责任。登录公文管理信息系统，不同的人员具有不同权限，各自有用户名和密码。成功登录后，可在个人办公栏内查询待处理、未读等多种分类文件，处理流程清晰，责任明确到人。如人员因不在岗位而接收不到公文，可通过公文管理信息系统拟定代办人，由代办人暂代处理公文。

推进公文信息化进程。公文管理信息系统实现了电子化公文传阅，目前公文传送接收、审批、流转等业务都可通过网络应用实现，整个处理流程节省了大量的人力、物力，仅是纸张、印刷就可为企业节约大量资金。从经济角度看，每份公文一般可节省2-3天的流转时间，时间效率相当惊人。

二、公文管理信息系统运行中的主要问题

公文流转效率和质量对现代化企业发展具有重要的影响和作用，目前许多企业越来越重视公文系统的流转效率和质量，将其作为保持政令畅通、提高执行效率和工作绩效的重要抓手。

（一）公文撰写常见错误

标题拟定不当。规范的公文标题通常由“发文机关+关于+事由+文种”组成，但在实际中不合写作规范的问题较为突出。比如，公文标题不能反映正文主旨；公文标题不够精练，一些公文标题长达几十个字，变成了正文内容的缩写。

文种使用不准确。部分单位公文管理人员对文种、文体概念模糊、内容不清，导致应用错误。如请示、报告文种的用法不当。日常工作中，经常会出现该用报告不用报告，或请示和报告乱用的现象。

公文语言拖沓。起草的公文或多或少存在内容质量不高，语言不精辟，恳求事项不明或一文多事的现象。

公文格式不规范。正文中的数字、日期、单位用法不准，如公文中出现“二〇一六年一月五日”等格式日期。

排版不符合要求。公文的用纸幅面、版面尺寸等都具有详细的规定。在公文起草工作中，有的公文没有设置页面和排版，字体字号“随心所欲”，影响公文的美观，也破坏了公文的严肃性。

错别字现象时有发生。有的文件中出现多字、漏字、错字、词语搭配不当等现象。此外，还有标点符号滥用现象。比如在行文题目中出现《关于部分合同‘履约保函变更为‘履约保证金的请示》。

（二）公文流转常见问题

公文处理慢。兼职公文管理人员在处理专业工作时，经常造成公文无人接收或接收不及时，补位接收人员对业务不熟练，导致未及时在工作日内处理，造成工作延误等情况发生。

审核把关松。公文管理人员工作积极性不高，工作态度不严谨，对报送的公文审看不细致，给最终环节的公文审核增大工作量。

保密意识弱。在日常公文流转中经常会接触大量的技术信息等重要文件，公文管理人员若保密意识较弱，易发生泄密行为。

（三）公文管理系统自身存在的问题

运行效率低。公文系统中的起草人、审核人、联系电话等信息填写不全，至公文管理人员发文时，系统提示信息填写不全，必须填写后才能发文，造成筛选条件滞后，降低了工作效率。

提示邮件多。公文在流转过程中出现大量提示邮件，尤其是公文管理人员，每天的邮件量高达上百份，造成部分普发邮件未能及时查看或疏漏。

三、公文管理信息系统问题的处理建议

（一）深化认识，转变观念

公文处理体现企业的工作运行程度，影响着内部政令能否畅通。因此，要切实注重公文处理工作，严格恪守公文处理顺序，实时补充公文管理人员，完善办公设备，优化模块系统，最大限制地激起公文管理人员的工作积极性，增强其荣誉感和自豪感。

（二）完善机制，规范操作

公文管理人员加大审核把关力度，对公文运转进行全方位检查跟踪。制訂科学规范的公文处理工作机制，并严格按规范落实，切实提高公文运转效率。制订公文打印、复制、借阅方面的规章准则，谨防公文泄密。实施责任追查准则，执行工作责任制，不断加强公文管理人员的工作责任感。

（三）加强培训，提高素质

加强公文业务培训。按期组织开展公文处理业务培训，提高公文管理人员的业务水平，规范办文顺序，改良公文处理质量，提高公文处理效能。采取有效措施，增进企业各层级人员对公文处理知识的了解，为公文处理工作高效运转打下坚实基础。积极组织并支持公文管理人员参与公文管理学习培训，提高写作水平和办文质量。

（四）强化意识，严防泄密

在全球化、信息化的大背景下，要深刻认识保密工作的艰巨性、复杂性和长期性。要加强保密宣传教育，增强公文保密意识，确保公文管理人员时刻绷紧保密弦，树立“保密责任重如泰山”的意识，切实担负责任，抓住重点环节，积极主动地做好公文保密工作。

总之，公文管理信息系统对企业管理水平的提升具有重要的意义，是建立现代企业制度中的重要一环。规范建立现代化公文信息管理制度，有利于提升企业的工作效率，提高政策执行和企业发展的速度，最终促进企业在激烈的市场竞争中取得长足发展优势。

参考文献：

[1]王博.工作流技术及其在公文管理系统中的应用[D].东北财经大学，2006.

[2]唐传喜.如何搞好公文管理与保密.秘书工作[J].2000.（12）：27.

[3]王磊.谈谈公文管理工作的规范化[J].秘书，2002（02）：19-20.

作者简介：

李林，男，汉族，出生日期：1979.6.20，学历：硕士研究生，职称：政工师/经济师。