供热企业物资管理信息化系统流程及工作重点思考

摘要：物資管理信息化系统是供热企业管理的有效手段，对企业发展具有重要作用。基于此，本文首先介绍了物资管理信息化系统流程，其次从管理思路以及信息初始化工作等方面对物资管理的工作重点进行了一些思考，具有一定的借鉴意义。

关键词：供热企业；物资管理；信息化系统

物资管理具有众多环节，从企业内控角度比如采购、验收、保管、付款以及使用等，它的管理效果会对企业成本控制带来直接影响，关乎着企业的长远发展。信息化系统的应用，优化了物资管理流程，实现了各个环节的统一管理，提升了物资管理效率与质量，让物资管理变得更加科学、规范，所以，对物资管理信息化系统流程及工作重点进行分析是十分必要的。

一、物资管理信息化系统流程

在物资管理信息化系统当中，主要包括使用人员、需用计划的审批人员、需用计划的管理人员、库存使用以及采购计划的审批人员、采购人员、库存管理人员等，具体流程包括：第一，使用人员需要结合实际需要，对物资需用计划进行提出，同时也需要对物资进行验收与领用；第二，需用计划的审批人员需要审批物资需用计划，并对物资成本进行控制；第三，需用计划的管理人员应根据需用计划，对库存进行平衡，对使用计划、采购计划等进行制定，对物资基础信息进行维护；第四，库存使用以及采购计划的审批人员需要审批库存使用计划与采购计划；第五，采购人员应该按照采购计划，结合采购程序组织好采购工作，对采购合同进行签订，之后根据约定发出订货通知，并对物资到货进度进行跟单、催货，再安要求做好到货物资的验收、入库手续办理等工作；第六，库存管理人员需要对物资进行接收与发放，对出库手续进行办理，对仓库及物资进行科学的存储及维护，并对库存进行定期盘点。

二、物资管理的工作重点

（一）明确管理思路

物资管理人员需要明确管理思路，对相关部门、人员等的职责进行划分，在理清管理流程的基础上，实现分工合理、各负其责。管理人员需要和软件开发人员进行充分沟通，让他们对物资管理需求进行明确，了解企业管理意图，进而对功能及流程等进行合理设置，少走弯路，达到事半功倍的效果。对于多数供热企业来说，都实行两条线管理，即基建管理与生产管理。所以物资信息化系统也需要根据企业规章制度对管理流程进行明确。另外，供热企业应该增强对急需物资计划流程以及计划变更审批流程等的重视，根据企业实际具体情况，对流程进行合理设置。

（二）注重信息的初始化工作

基础信息是管理系统的重要组成部分，虽然相对静态，不会发生太大的变化，但却是管理过程中必须处理的信息，比如人员基础信息、仓库基础信息以及物资基础信息等，它们都属于基础信息的重要内容，也是物资管理的基础。通常情况下，我们可以将物资基础信息当作物资产品清单来理解，主要包括物资名称、计量单位以及物资编码等内容，具体体现在下述几个方面：

对于物资编码来说，具有唯一性，在进行物资编码时，应该遵循简单性、完整性、分类性、唯一性以及扩展性等原则。同时，为了避免发生物资重复问题，型号规格以及物资名称等都需要是唯一的，并且它们需要有专人维护，增强它们的规范性与科学性，进而对物资进行准确表示。

对于物资计量单位来说，在物资基础信息当中也占有重要地位。多数物资的计量单位都和结算计量单位相同，例如阀门的计量单位是“个”，而它的结算计量单位也是“个”。还有一些物资，它们的计量单位和结算计量单位是不一样的，例如钢管，在对物资需用计划进行制定时，多数情况下都将“m”作为它的计量单位，但是在市场上，通常都将“t”作为它的计量单位，并在此基础上对其进行结算。在对这些物资进行管理时，需要在管理信息表中添加结算计量单位以及常用计量单位等字段，再根据物资特点，对它们的换算关系进行预先设置，以便于后续的使用。

对于物资名称来说，部分物资使用单位经常根据成品状态对物资需用计划进行提出，但是在采购过程中，需要进行分开采购，先加工为成品，再进行到货、入库，例如供热管道就是一个典型的例子。在计划提出过程中是一种物资，但是在采购阶段，却变成了两种物资，而实际到货的时候又变回一种物资，增加了采购计划制定、库存盘点以及财务结算等工作的难度。要想对这一问题进行有效解决，管理人员需要在基础信息中对相应字段进行预先设置，比如对下级物资编码进行设置，发挥好它的指针作用，对构成成品的其他物资进行指向，同时也要做好数据链接工作。如对于供热管道来说，可以添加两个字段，分别是下级编码1和下级编码2，将编码1指向钢管，将编码2指向保温结构，代表着钢管和保温结构是构成供热管道的物资，进而为后续的数据处理创造便利条件[2]。

结论

总而言之，对于供热企业物资管理人员来说，要想全面发挥信息化系统在物资管理中的作用，就必须对其流程进行科学的制定，了解物资管理的工作重点，明确管理思路，对相关部门、人员等的职责进行划分，同时也要注重信息的初始化基础工作，真正实现用信息化系统进行科学的管理，不断提升供热企业现代化物资管理水平，从而增强企业的竞争力。

参考文献：

[1]王彦秋，李强.供热企业物资管理信息化系统流程及工作重点[J].煤气与热力，2013，33（12）：26-29.

[2]贾鑫鑫.地方电力企业物资管理信息系统设计及应用研究[D].华北电力大学，2014.

作者简介：

马翠英（1972.9- ），女，北京市，经济师，研究方向：内控、物资采购管理对企业的重要性。