“互联网+ ”环境下我国电子文件服务方式变革研究

沙洲

摘要：“互联网+”战略使我国的电子文件服务迈上了新台阶。本文在概述电子文件服务方式的基础上，分析了“互联网+”环境下我国电子文件服务方式变革的表现，认为变革原因主要包括服务理念的转变、信息技术的发展、关系结构的重组和信息资源的整合，并提出“互联网+”环境下我国电子文件服务方式的变革趋势主要有移动终端应用服务、人工智能产品服务、电子文件云服务和电子文件中心服务。

关键词：电子文件服务方式变革互联网+

Abstract： "Internet Plus" strategy makes Chinas electronic records service to a new level. This paper based on an overview of the electronic records ser？ vice way and analyzes the current status of transfor？ mation of Chinas electronic records service way un？ der the "Internet Plus" environment. This paper be？ lieves that the causes of transformation mainly in？ cluding changes in service concepts， development of information technology， reorganization of relation？ ship structures and integration of information re？ sources. And this paper puts forward the trend of transformation of Chinas electronic records service way mainly including mobile terminal application service， artificial intelligence product service， elec？ tronic records cloud service and electronic records center service.

Keywords： Electronic records； Service way； Transformation； Internet Plus

“互聯网+”是指以新一代信息技术（包括互联网、云计算、物联网、大数据等）在经济、社会生活各部门的扩散、应用与深度融合的过程。[1]“互联网+档案”是档案行业的战略目标，是档案信息化的高级形态。档案信息化首先要有档案信息资源，档案信息资源又与电子文件休戚相关，[2]其最终目的是提供利用。因此，研究“互联网+”环境下我国电子文件服务方式的变革对实现“互联网+档案”的战略目标有着重大意义。

一、选题背景

电子文件服务方式是指档案机构开展电子文件服务的方法和形式，服务方式的优劣一定程度上决定了电子文件服务质量的高低。为了解我国电子文件服务方式的研究现状，笔者在中国知网上按篇名进行高级检索，输入“电子文件”和“服务方式”两个检索词，两个检索词之间使用逻辑关系“并”来表达，并将来源类别选为“核心期刊”和“CSSCI”，共检出文献0篇。由此可见，目前档案界对电子文件服务方式的研究不多。笔者输入“档案”和“服务方式”两个检索词，在选择最新发布的档案类北大核心期刊并剔除一些新闻类稿件后，共检出相关文献6篇。卜鉴民对档案信息服务方式进行类别划分，分析了其变革的原因和基础，并提出其发展趋势主要有计算机管理服务、缩微技术服务和光盘存贮服务等。[3]王育东对档案网站远程服务方式进行探讨，认为其主要包括广泛性服务方式、交互性服务方式和个性化推荐服务方式。[4]杨玉玲对档案的开架服务方式展开论述。周燕以文件级管理为背景探索了开发档案服务方式的新途径。赵传玉分析了油气田勘探开发档案的数字资源服务方式。张冬霞从济源市档案局（馆）的实践出发，提出了从馆内利用到馆外展览服务和从幕后索居到前台展示等服务方式的创新。[5]“互联网+”时代，随着原生电子文件的大量生成以及电子文件“单套制”管理的试点和推广，电子文件服务将成为档案服务的大势所趋。因此，笔者从“互联网+”环境下我国电子文件服务方式变革的表现入手，深入分析变革的原因，并阐述变革的趋势。

二、“互联网+”环境下我国电子文件服务方式变革的表现

“互联网+”环境下，电子文件服务方式较以往网络环境下有了进一步发展，具体表现为从阅览服务、复制服务、展览服务和咨询服务等传统形态向网站服务和新媒体服务等新形态的变革。

（一）网络环境下我国电子文件服务方式的传统形态

1.阅览服务。电子文件阅览服务是由档案机构设立一个集中的阅览空间，供利用者直接查阅利用电子文件[6]。网络环境下，虽然大量电子文件上传至互联网，但仍有部分电子文件因受限等原因不便上网，可将其放置在阅览室计算机等终端供利用者进行本地利用。

2.复制服务。电子文件复制服务是以电子文件及其信息加工品的各种载体形式的复制件向用户提供利用的一种方式。[7]网络环境下，电子文件的复制服务既可通过介质拷贝或网络传输等手段复制电子文件，也可通过打印或缩微复制等手段对电子文件进行复制。

3.展览服务。电子文件展览服务是档案工作者按照一定专题，经过适当编研，系统地介绍本机构内保存的电子文件内容的一种服务方式。网络环境下，电子文件展览服务一般分为终端展览和在线展览。终端展览是将需要展览的电子文件通过计算机等终端展示给用户，在线展览是将需要展览的电子文件在网上展示，用户可根据需求直接在线观看。

4.咨询服务。电子文件咨询服务是档案工作者以电子文件信息为依据，以口头或书面形式，为用户解答有关电子文件及其管理状况的一种服务方式。[8]提供咨询的人员要根据用户的需求，经过一定的信息处理过程，将结果反馈给用户。网络环境下，这个过程既可以是面对面的信息交流，也可以是网络化的虚拟信息交流。

（二）“互联网+”环境下我国电子文件服务方式的新形态

1.网站服务。网站服务是档案机构在互联网上建立网站，向用户提供多种信息服务。[9“]互联网+”环境下，越来越多的用户通过网络获取电子文件及其他信息资源，网站为用户提供了一个良好平台。网站服务的优势在于它具有开放性、交互性和综合性，可提供综合复制服务、展览服务和咨询服务等传统的服务方式。其缺陷在于利用效果一般是建立在档案机构对档案网站信息资源建设的基础之上，如若档案网站信息组织不合理或资源不够丰富，势必会影响利用效果。

2.新媒体服务。新媒体服务是利用数字技术、网络技术、移动技术，通过互联网、无线通信网、有线网络等渠道，在电脑、手机、数字电视机等终端，以交互、点播、共享、分发等手段，向用户提供信息的综合服务方式。[10]“互联网+”环境下，各式各样的新媒体服务已成为人们日常生活中不可或缺的一部分，尤其以微信和微博为代表的新媒体应用最为广泛。随着档案服务的社会化，档案机构选择将经过开发的电子文件及其信息加工品通过微信或微博平台提供给关注的用户群，达到提供利用和宣传的目的。微信和微博具有用户量较广、宣传性较强的优点，但其运行方式并不能完全适应用户利用电子文件的需求，仍存在无法完全保证信息的权威性等缺点。

三、“互联网+”环境下我国电子文件服务方式变革的原因

（一）“互联网+”环境下服务理念的转变

“互联网+”环境下，被动式的服务理念已逐渐被各行各業所抛弃，取而代之的是主动式的服务理念。主动式服务理念的中心思想就是“以用户为中心”，主动地为用户提供各种类型的服务，最大限度地满足用户的显性和隐性需求。理念是行动的先导，服务理念的转变直接影响了我国的档案行业，让档案工作者把用户摆在服务的中心位置，从而加速了电子文件服务方式的变革。传统的服务方式已不能满足人们的实际需求，新型服务方式应运而生。

（二）“互联网+”环境下信息技术的发展

“互联网+”环境下，移动互联网、云计算、大数据、物联网和人工智能等信息技术的发展给各行各业带来了深远影响，档案行业也不例外。信息技术的飞速发展为档案机构创新电子文件服务方式提供了良好的技术保障和平台支持，从传统的阅览服务、复制服务、展览服务和咨询服务到通过网站和新媒体平台提供各式各样的综合性服务，信息技术的发展在电子文件服务方式变革中发挥了不可替代的作用。

（三）“互联网+”环境下关系结构的重组

“互联网+”环境下，传统的关系结构已被打破，用户和服务者的身份在一定条件下可互相转换。用户在传播信息的同时扮演了服务者角色，而服务者在与用户交流的过程中由于接受额外的信息，也扮演了用户角色。服务者和用户之间关系的转换为服务方式变革提供了条件，服务者必须通过更便捷、高效的服务方式才能与用户之间形成良好的信息交流。因此，这种关系结构的重组导致了我国电子文件服务方式的变革。

（四）“互联网+”环境下信息资源的整合

“互联网+”环境下，档案信息资源的整合是以档案用户服务为向导，对分散异构的档案信息资源进行优化配置和无缝链接，通过设计动态、可控的管理与服务机制，利用先进的信息技术手段，建立集成档案信息交换与共享平台，实现档案信息资源的合理配置、高效利用和保值增值。[11]综合性的档案信息必须依靠综合性的服务方式才能发挥最大的利用效果，因此档案信息资源的整合在一定程度上促进了我国电子文件服务方式的变革。

四、“互联网+”环境下我国电子文件服务方式变革的趋势

与传统网络环境不同，“互联网+”环境下服务理念的转变、信息技术的发展、关系结构的重组和信息资源的整合决定了档案机构要持续创新电子文件服务方式，以满足新环境下用户多样化的电子文件信息需求。

（一）移动终端应用服务

移动终端应用服务是指档案机构通过移动终端应用为用户提供电子文件服务。移动终端应用是安装在智能手机和平板电脑等移动终端上的第三方应用程序。“互联网+”环境下，由于各种移动终端的功能越来越强大、使用越来越方便，导致人们对移动终端的依赖性越来越强。在移动终端中，人们最常使用的就是各式各样的第三方应用程序。档案机构开展移动终端应用服务不仅可通过用户注册的方式收集大量用户数据，并根据用户不同的信息需求为其提供不同信息服务，还可设定众多栏目充分传播电子文件的内容信息，从而提高服务质量。我国目前开发移动终端应用的档案机构寥寥无几，例如温州市档案局（馆）发布了“档案云阅读”应用，但其功能尚不完善，只能提供一些简单服务。此外，微信小程序是集成在微信中的一种移动终端应用，由于微信用户量巨大，档案机构通过开发微信小程序来提供电子文件服务，以便让更多用户利用电子文件。

（二）人工智能产品服务

人工智能产品服务是指档案机构使用各种人工智能产品为用户提供电子文件服务。2017年7月，国务院印发了《新一代人工智能发展规划》，提出到2030年人工智能理论、技术与应用总体达到世界领先水平，成为世界主要人工智能创新中心。[12]未来，各式各样的人工智能产品将层出不穷。人工智能产品最大特点是智能性，它可以代替某些人工工作，必将大量应用于我国电子文件服务。例如，档案机构使用智能语音产品可自动识别和理解用户的自然语言并实现和用户的智能对话，使用智能专家系统可代替提供利用者为用户解答一定的结构化和非结构化咨询问题，使用VR（虚拟现实）、AR（增强现实）可为用户带来更加真实的电子文件阅览体验，使用智能机器人可为用户提供全方位的电子文件服务等。

（三）电子文件云服务

电子文件云服务是指档案机构应用云计算技术，通过“云端”为用户提供电子文件服务。云计算是一种新兴的共享基础架构方法，其核心就是提供更加安全、更低成本的IT服务，虚拟化、整合、安全等是其最基本的特性。[13]云计算有利于实现异地档案信息资源共享、保障档案信息资源的安全、节约数字档案馆建设成本以及提高档案信息资源个性化服务。[14]目前，云计算有三种主要应用形式：公有云、私有云以及混合云。其中混合云融合了公有云和私有云，不但擁有公有云的计算资源，而且兼顾私有云的安全性。“互联网+”环境下，档案机构开展电子文件云服务不仅利于实现数字档案信息资源共享，也为用户更方便、快捷地利用电子文件提供了新选择。当然，档案机构在使用“档案云”提供电子文件服务的同时也要注意信息安全问题。例如，档案机构需让云服务商采取相对完善的信息安全保障手段以及在电子文件传输过程中采用量子保密通信技术等。

（四）电子文件中心服务

电子文件中心服务是指档案机构通过电子文件中心为用户提供电子文件服务。电子文件中心的核心目标是保证电子文件的完整性、真实性、有效性，实现电子文件的长久保存和利用。[15]目前，全国各地都在建设各自的电子文件中心，其中安徽省的电子文件中心建设已走在全国前列。“互联网+”环境下，电子文件中心的发展迎来了新机遇，其不仅仅作为档案机构实现电子文件收集、保存和开发等一系列功能的平台，还成为用户利用电子文件的基地。电子文件中心的建设可应用大数据、云计算和人工智能等一系列信息技术。因此，档案机构开展电子文件中心服务不仅可以综合不同电子文件服务方式的优点，还可以应用数据挖掘和数据仓库的相关技术，让用户在利用电子文件的同时能获得更多潜在价值。

注释及参考文献：

[1]宁家骏.“互联网+”行动计划的实施背景、内涵及主要内容[J].电子政务，2015（6）：33.

[2]裴友泉，马仁杰，裴斐.关注电子文件的利用问题[J].大学图书情报学刊，2006（24）：57.

[3]卜鉴民.档案信息服务方式及变革[J].中国档案，1999（7）：29-31.

[4]王育东，陆加敏.档案信息网站远程服务方式[J].中国档案，2006（6）：46-47.

[5]张冬霞.济源创新档案利用服务方式的探索[J].档案管理，2015（5）：48-49.

[6][7][8][9]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001：108，109，109，109.

[10]马爱华.论公共图书馆的新媒体服务[J].图书情报工作，2014（6）：70.

[11]牛力，韩小汀.云计算环境下的档案信息资源整合与服务模式研究[J].档案学研究，2013（5）：27.

[12]国务院.国务院关于印发新一代人工智能发展规划的通知[EB/OL].[2017-12-1].http：//www. gov.cn/zhengce/content/2017-07/20/content_5211996. htm.

[13]方昀，郭伟.云计算技术对档案信息化的影响和启示[J].档案学研究，2010（4）：71.

[14]何正军，金波.云计算与数字档案馆建设新机遇[J].档案与建设，2015（12）：6.

[15]黄玉明.电子文件中心的定位与核心取向[J].档案学研究，2010（2）：57-58.

作者单位：安徽大学管理学院