浅谈新形势下人事档案管理信息化建设

王海霞

摘 要：经济的高速发展和科学技术水平的不断提高，互联网技术在全国范围内得到极大地普及。人事档案管理工作与单位的高效有序发展有着很大的关系。本文从存在的问题，人事档案管理工作的重要性以及合理化建议三个方面进行了阐述。

关键词：人事档案管理 信息化建设 信息资源 制度保障

中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）04-00-01

人事档案，就是对一个人的个人信息、工作、学习经历、工作成绩、家庭状况等方方面面信息的一种记录载体，可以说是一个比较完善的个人信息储存库，其对于企事业单位进行人才的选拔、晋级和晋升等方面工作有着重要作用。而随着时代的进步和发展，信息化水平不断提高，人事制度改革的不断深入，人事档案的管理工作也逐渐摒弃传统的手工录入，向着现代信息化的管理方式转变。

一、存在的一些问题

1.缺乏足够的重视

目前，许多企事业单位都没有给予人事档案管理工作足够的重视，忽略了对人事档案管理的投入，包括人力、物力及财力的投入，导致档案管理工作薄弱，没有专人管理档案，没有完善的完整的管理制度，导致档案管理工作的收效甚微。

2.缺乏专业的人才

当前，在我国大多数的企事业单位中，有的单位的档案管理人员年龄偏大，没有经过专业的培训和训练，素质较低，思想陈旧，专业水平低下，不接受新的、高科技技术，缺少管理人事档案的基础原则、知识和流程，给档案管理的有效性和信息化发展带来了诸多的阻碍，因此，专业人才的缺乏给人事档案的管理工作带来了很大难度。

3.缺乏先进的手段

我国很多企事业单位在进行人事档案的管理工作还依然墨守成规、故步自封，跟不上时代的步伐，依靠传统纸质档案建立和保管的方式，即使部门配备了电脑，却无法充分利用，没有建立电子档案、进行网络查询与检索的意识，也使得人事档案管理的工作效率极低，甚至阻碍单位的自身发展。

二、信息化建设的意义

1.有助于提高工作效率

当前社会的飞速发展，信息化程度不断提高，互联网技术成为人们身边不可缺少的工具和手段，信息成了这个时代最有价值的东西。因此对企业的人事档案管理进行信息化的管理建设是当前我们人事档案管理的发展和努力的方向，只有这样摒弃传统的档案管理方式，才能减少人事档案管理工作的繁琐流程，利用互联网网络来提高档案管理工作的效率，为今后的查档等工作提供便利。

2.有助于共享人事档案管理的信息资源

信息化时代的背景之下，信息成为最有价值的资源，因此对人事档案的管理进行信息化的建设，也是促进企事业高效、有序发展的一个重要途径。传统纸质的人事档案在查阅时通常要花费很多时间，但是信息化条件下的人事档案管理工作却不再如此。通过计算机对各种信息进行集成处理，能够简化各种复杂数据，而在电子化和数字化的条件支撑下，对档案进行查阅也更为方便，不用再翻阅纸质档案，在网络上进行检索，信息能在最快时间内被查阅出来，极大地发挥出了档案的使用价值。因此，推动人才的建设发展，不仅能够发挥出人才的最大价值，而且通过信息资源的共享也能更好地服务现代化建设。

三、意见和建议

1.强化认识

目前，很多企事业单位的领导并未真正认识到人事档案管理的价值和意义，没有给予足够的认识和重视，导致在日常的管理工作中并未投入足够的时间和精力。档案管理能够打破传统取得大突破，就需要有单位领导能意识到人事档案管理信息化建设的重要性，转变传统的观念和想法，才能跟上时代的步伐，依靠信息化技术，提高人事档案管理的工作效率，促进单位管理的高效化。同时，企事业单位必须要结合当前信息化时代的背景特点以及自身单位档案管理工作的实际来制定出一套科学合理的规章制度，以保证工作人员在进行档案管理工作时能有据可依、有章可循，从而促进档案管理工作的制度化和规范化，最终发挥出档案管理的真正效益。

2.配备设备

想要成功的开展人事檔案管理的信息化建设，除了要有足够的思想重视之外，还需要实实在在的“物质条件”，所以企事业必须要加大对人事档案管理的财力的投入，引进各种必备的先进技术设备，如电脑等，同时也需要建立一套完善的网络信息的管理系统，这是开展档案信息化管理的一个重要的硬件设备和物质基础，同时也是主要的信息传输与共享的方式和途径。

3.加强培训

在新形势下，想要做好人事档案管理的信息化建设工作，还有一个重点就是要加强对档案管理工作人员的培训，不能让一些不负责、应付、敷衍的人管理人事档案，这就需要引进和培养高素质的人才，兼具管理和高科技的人员管理队伍，才能保证信息化建设能顺利进行。同时，还要对新入职以及现职人员都进行专业的培训，同时开展各种技术交流，不定期的进行培训，以确保档案管理的工作人员能促进档案管理的高效性而不会对档案管理工作造成阻碍。

结语

综上所述，在当前信息化的时代背景之下，企业的人事档案管理工作也必须与时代相结合，要勇于创新，不能再因循守旧、墨守成规，以往传统的档案管理模式给工作带来阻碍和制约，因此，促进人事档案管理工作的信息化的建设，提高档案管理工作的效率，发挥出其真正作用，对最终促进企事业单位发展有着重要意义。

参考文献

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[2]彭芬辉.人事档案信息化管理之我见[J].湖南行政学院学报，2015

[3]宋琳，曹文成，王艳.打造精品注重创新认真做好新形势下企业信息工作[J].办公室业务，2016.