试析公路桥梁工程档案资料的收集整理工作

陆清

摘 要：伴随国家对公路桥梁工程建设越来越重视，加之公路桥梁工程建设的推进，作为路桥工程建设项目的历史记录，公路桥梁工程档案的重要性不断凸显，鉴于此，本文将以公路桥梁工程档案资料的收集整理工作作为论点，进行了详细的探讨和分析，仅供参考，旨在不断提高路桥工程档案资料的管理工作。

关键词：公路桥梁工程 档案资料 管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）04-00-01

前言

完整、准确的公路桥梁工程档案不仅对公路桥梁建设具有十分重要的意义，在学术研究以及技术创新上也起着重要作用，通过查阅以往公路桥梁工程的历史档案，以原有历史资料为依据，取其精华弃之糟粕，能够更好也更快速地取得研究成果。公路桥梁工程的档案是公路桥梁工程建设过程中形成的最真实可靠的原始工程档案资料，是无法再生也无可替代的重要资料，公路桥梁工程竣工时，大量的项目档案同步形成，具有不可再生性和无法替代性。这些档案在项目后期为运营管理、路桥养护等工作提供重要参考依据。

一、公路桥梁工程建设中档案管理的重要性

公路桥梁工程档案是施工单位日常监督检查工作的重要依据，工程质量以及建设过程中的工作程序都将通过项目档案真实的反映出来。它不仅仅具有一般档案的成套性、专业性和真实性，工程档案资料涉及范围广、以及资料形成时间较长都是该工程档案的主要特征，也是工程档案收集、管理的难点。通过对工程档案的查阅，可以及时了解到施工单位工作的进度及建设工程项目的质量、成本、安全等实际情况。公路桥梁工程档案资料在建设施工过程中可以全面衡量工程的质量，在投入运行使用过程中一旦发生事故或故障，为查明故障原因，追究事故责任时档案资料也能为其提供重要依据，工程是否顺利竣工的重要评定也来源于档案资料。在后期的路桥运营、养护、审计、改扩建等工作中工程档案资料将作为重要的查考凭据。

二、公路桥梁工程建设档案收集工作

公路桥梁工程档案是真实记录一个工程的项目质量、施工进度、施工费用、安全管理等全过程的内容，它是公路桥梁建设质量的重要凭据，是公路桥梁工程后期投入使用后的重要数据支持，因此，在工程建设中各个阶段对档案的收集工作显得尤为重要，下文将根据工程施工的三个阶段对档案的收集进行了分析。

第一，建设前的准备阶段的档案收集工作。建设初期，由于各个部门会产生各种形式的文件资料，在收集过程中极易出现遗漏问题，因此，档案员要及时跟进工程部门，了解工程的建设规划以及在准备阶段的各项安排，从而掌握档案形成的信息。针对未按时归档的资料要及时跟踪收集，并定期清查文件资料归档的情况。根据相关规定，随着工程的进展，其阶段形成的各类档案资料与已入库归档的资料要对号清查，而由于工作失误原因导致疏漏的文件资料要逐一列出，并联系工程部及时收取相关资料。

第二，施工阶段的档案收集工作。施工阶段会形成大量的工程技术档案，也是档案收集整理工作最为重要最为繁琐的阶段。针对这个阶段的档案收集主要重心是要确保归档资料的质量。首先要检查施工过程中的资料文件。档案员可以到施工现场检查施工的原始记录是否符合标准、是否齐全，其中包括施工组织的计划、材料报验、监理意见等等。值得注意的是，针对隐蔽工程记录填写要进行重点检查，确保资料的真实可靠。其次，要加强管理工程的设计变更资料。由于工程的设计变更会涉及多个部门的参与，这一定程度上加大了资料归档管理的难度。鉴于此，要始终坚持工程部归口来统一接收和发放资料，一方面确保资料是在相关规定下形成的，另一方面还保证了资料归档的完整性。最后，要定期检查施工单位的技术档案管理情况，若发现问题要及时给予帮助，确保工程档案的完整收集。除此之外，督促指导施工单位对重要会议、施工情况、领导视察情况等事件要进行录像、拍照，形成有价值的、完整的声像档案。

第三，竣工验收阶段的档案收集工作。在工程即将进入竣工阶段时，工程部在档案员的帮助下，根据相关规定，完成工程竣工、交工文件资料的编制，并按要求装订成册。在工程竣工之后，档案员应参与工程竣工阶段的档案资料的验收，由档案人员对工程各个阶段的文件资料进行清查、完善，以确保大量工程技术资料的归档质量，为今后的工程投入使用提供有力的数据支持。

三、公路桥梁工程建设档案的整理工作

对公路桥梁工程建设档案的整理分类必须按照文件的形成规律来进行，这样更有利于保管，提高利用率。工程的档案可以按照不同形式进行整理和分类。如，按照文件资料的形成部门或者载体进行分类。也可按照工程项目批文、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工图、计量支付文件、竣工验收文件、科研文件、特殊载体文件进行分类整理。工程部日常管理中产生的文件可按“年度-机构（问题）-保管期限”进行排序。

特别是公路桥梁工程施工阶段要做好技术资料的整理分类工作。不同标段的技术人员在公路桥梁工程施工现场负责不同的分项工程，因此，技术资料也分散开来，此时需要档案人员统一整理分類这些技术资料。资料可按照不同方式逐项分类整理，如可以按照墩台的编号进行整理，将一个编号墩台包括桩基、承台、墩身所以资料放在一起进行归类，亦或是按照桥梁的所有桩基资料归为一类、所有的承台资料归为一类、所有的墩身资料归为一类。总而言之，尽管归类整理的方式多样，但是都要确保归档的资料与施工现场情况保持同步。

结语

综上所述，公路桥梁工程档案是系统工程，需要参与者严格审核、系统监管。工程档案资料是工程建设过程中真实的历史记录，也是工程竣工后运行管理的重要参考凭证。目前，公路桥梁工程档案管理工作中依旧存在一些问题，应引起各监管单位和参建方的高度重视，建设单位及监理单位必须不定期对各参建单位档案管理工作进行监督、检查、指导，提高归档质量和归档效率。

参考文献

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