浅谈工会档案的应用与管理

杨国芝

（广西柳州市柳江区林业局 广西柳州 545100）

1 目前我国工会档案管理的具体职责

所谓的工会档案，指的就是在为工会工作当中进行服务的时候，要尽量的在从事保障职工权益和开展各项活动当中，直接形成具有保存价值的文字或者是图标等不同载体的文采资料。而且工会档案管理工作属于十分重要的内容，能够更好的对于工会日常当中的工作进行了记录，也可以很好的便于后续工作的进行。而且，工会档案管理属于工会工作当中的组成部分，是整个工会组织的宝贵财富。

工会当中的档案管理承载了多项本职工作：①需要及时的完成上级下达的有关档案业务工作，认真地执行有关的命令，完成有关的工作内容。②还需要认真地贯彻执行国家关于档案工作的一些法令、政策以及不同的要求等等，严格按照有关的顺序和流程进行整理。还要根据每个工会当中的实际情况制定出相关的管理政策和制度，不断加强工会管理工作的规范性和标准化，提高整个工会的管理水平。

工会有关的负责人员通过将资料进行收集、整理、分类、鉴定，然后再加以统计和管理，就可以制定出有关的数据资料，完成职工的整个档案管理。但是在进行档案资料整理的时候，也具有一定的要求，必须严格按照国家保密法的规定，不能随意向外界人员透露干部职工的资料信息，而且工会组织还需要做好相应的档案密级调整工作，做到合理、合规地利用档案。还需要编制出相应的检索工具，根据相关的参考资料，积极开发有关人员档案的信息资源。而且，工会要高度重视档案管理工作，要充分认识到工会工作当中的档案管理工作是十分重要的内容，为了可以更好的确保工会档案工作的发展和管理更加符合现代化的需求，保持与时俱进、共同发展，那么就必须要加强对于工会档案的管理和制约，不断促使工会变得越来越标准化和规范化，只有这样，才可以更好的利用有关档案的资源信息，更好地为工会服务。

2 工会档案管理的具体应用

2.1 工会档案管理的具体范围

图1 档案管理流程图（办公室）

整体工会档案管理应该具体负责好有关的职责和责任，切实做好自己的本责，认真地完成有关档案的立卷、归档、分类、编号等等各种事项。而且工会档案归档的范围还应该包括到以下具体内容：①职工代表大会的会议材料和工会制定的各种规章制度，会议材料包括了有关各种文件的通知、请示、报告等等，对于这些材料都要严格的记录，而且材料的内容一定要确保真实性，不能出现材料虚假的现象。②还包括了工会委员会、职工代表大会所制定出的工作计划、工作总结、会议通知、会议记录、调查材料或者其他资料等等。对于在一些商业活动或者是一些日常活动当中所形成的资料，也要严格的进行管理，做成有关的资料管理记录。③包括工会档案工作人员的提拔以及先进个人的通知、评选先进集体和个人名单上报的资料、先进事迹、表彰事迹等等都要进行严格的记录。此外，还包括一些关于组织变革和重大事件等等，都要进行完整的统计和管理。

2.2 工会工作当中档案管理的重要性分析

首先就是可以很大提高了工会工作人员基本信息的准确性。从根本上来说，工会工作的最主要内容就是要切身关注好职工的生活和工作。随着近些年经济的快速发展，我国整体的改革趋势也在不断的深入进行，各行业之间的竞争也越来越激烈，而且还面临着结构调整的趋势，这些形式的发展给单位带来了严重的挑战，这些挑战主要表现在职工队伍结构、退休工人、养老问题以及工作人员的思想动态问题上面，这些问题都给工会工作带来了极大的挑战。

通过建立起完善的工会档案管理体系，可以很好的为工会的活动提供了极大的支持和便利。如果工会组织探望一些老弱病残退休人员的时候，没有详细的档案资料，那么就不能深入地了解到干部职工的家庭住址或者联系方式等等各种信息，但如果建立了完善的干部职工的档案资料，工会组织工作人员通过寻找有关的资料和信息，就可以详细的了解到职工的年龄、家庭住址、联系方式等等，而且还可以将需要探视工作人员进行分组，然后再建立起组织小组，委派其中的组长，确保工作不出现疏漏。这些都为进行有关的组织活动提供了极大的便利条件，而且还可以更加体现了工会组织关系职工的职能，避免了在探望过程当中出现混乱或者是人员分散的现象，更加加快了活动的开展速度，提高了工会工作的效率。

工会当中工作人员档案资料的管理还可以很好的提高了工作人员的真实性。工会本身的特点就是具有着很强的群众性和社会性，而且整体工会的资源还应该更好的应用于工会工作人员当中，资料来源于职工，因此也应该完完全全的应用于职工本身。工会工作中的档案管理工作通过详细的信息归类以及存储，可以使得工会的日常活动变得更加清晰明了，这就可以很大的提高了工会的真实性。比如工会在对单位当中患有重大疾病的干部职工开展探望的时候，根据工作人员管理的患病职工的病情档案以及家庭情况等等，就可以进行针对性的帮扶工作，而且这些妥善保管的原始票据也为工作的开展提供了极大的真实性。其次，工会也可以在开展意外伤害统计调查的时候，具有了一定的保障力度和可信度。

3 工会档案的管理工作

整体的档案资料属于国家各项事业当中的重要组成部分，而且还参与到了我国的经济建设、政治建设以及社会主义建设，在其中发挥了不可替代的作用，因此就必须要不断加强我国工会当中的档案管理工作，认真的加以管理。

3.1 档案管理干部职工工作的基本原则

首先要说的就是工会集中统一管理的原则，整体档案管理的立卷归档、档案保管、档案鉴定、档案利用、档案登记统计等等，开发有关的档案资源信息，都需要积极主动的提供便利，这样可以确保更加的统一管理，不会出现任何的差错和重复性操作。

确保整体档案管理工作的安全性，对于一些归档的文件必须要收集齐全，而且还应该分门别类地立卷归档，在归档以后任何人员都不能以任何理由进行销毁或者是篡改，确保整体档案管理工作的安全性。除了安全性，还要尤其注重档案管理工作当中的真实性，档案管理过程当中的资料、信息、图片等等都需要进行真实的确定，相应的文件还必须要使用红头和公章，不能使用复印件，确保档案管理资料的真实性。

3.2 工会档案的精细化管理

首先就是在档案归档的时候，工作人员一定要收集好归档的范围、时间以及相应的资料信息等等。而且档案管理还应该注重科学性，标题明显、书写工整、装订整齐，这样可以方便后续的查阅和利用。而且现在也可以逐渐的利用计算机系统来进行有关的档案管理，更好地为档案管理服务。

4 结束语

作为工会当中的一个重要组成部分，工会的档案管理和应用可以更好地为工会工作开展提供相应的参考和借鉴。而且随着现代科学技术的不断进步，那么就使得档案管理工作人员需要不断掌握有关的档案管理知识，积极学习一些新型技术，不断的为档案管理的规范化和科学化做出贡献。

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