放疗体位固定模具的信息化管理探讨

李金凯，王亭亭，孙新臣，刘云

南京医科大学第一附属医院 a.放疗科；b.信息处，江苏 南京 210029

引言

随着精确放疗技术的广泛应用，为保证患者体位的准确性和重复性，需在放射治疗定位及治疗阶段采用体位固定辅助装置，以期提高放疗体位的固定精度[1-2]。临床实践中，固定装置是根据患者的治疗需要，结合所在医院采取的放疗技术进行个体化定制的[3]，即每位患者都拥有自己专属的体位固定模具。过去放疗技术落后，在肿瘤综合治疗中的占比也较少，体位固定模具出入库量不大，手工记录尚可满足模具管理的要求。近年来随着放疗技术的不断改进，放疗在肿瘤综合治疗中的贡献比不断上升，体位固定模具的需求和使用也与日俱增。以笔者所在单位为例，当前体位固定模具每日约有20个是新制作的，约有300个处于正常使用状态，约有20个处于待清理的状态。至此，传统的模具管理模式存在很多问题和安全隐患，已不能适应当前医疗精细管理的理念，引入计算机网络信息技术，实现体位固定模具的全流程信息化管理势在必行。南京医科大学第一附属医院放疗科自2016年3月开始实行体位固定模具的信息化管理，现将有关研究结果报道如下。

1 材料与方法

1.1 传统体位固定模具管理问题分析

在众多的体位固定技术中，真空垫和热塑体模是目前使用较为普遍的体位固定模具[4-5]，作为精确放疗的“必备”用具之一，体位固定模具采用手工记录的传统管理模式存在以下弊端：

（1）手工记录容易出错。模拟技师粘贴的模具标识与放射治疗单均为手工记录，易出现记录信息不一致，核对时“张冠李戴”造成治疗部位差错，存在安全隐患。同时，模具上粘贴的带有患者基本信息的标识在治疗过程中容易出现脱落，治疗时需再次复核确认，影响工作效率。

（2）体位固定模具摆放位置杂乱。目前体位固定模具绝大多数都是摆放在加速器治疗机房内，受建造成本及辐射防护要求的限制，机房空余面积都不会太充裕。在有限的空间里摆放成百的体位固定模具，困难重重。考虑到放射治疗多是需要分次完成的，平均次数为25次左右，治疗期间固定模具每次均需要经历“取出—使用—放回”等3个步骤，这又无形中增加了体位固定模具摆放位置杂乱的程度。

（3）体位固定模具丢失。肿瘤患者放疗结束后，所使用的个体化定制的体位固定模具需要及时清理，以便为新的需要放疗的患者腾空模具摆放位置。在模具清理过程中，容易将正在治疗患者的模具清理掉，或由于摆放位置有误，造成体位固定模具失踪，影响患者正常治疗，从而延长治疗天数造成疗效下降。

（4）体位固定模具短缺或积压。体位固定模具是根据患者情况个体化定制的，作为医疗高值耗材，需要不断的申领以满足临床需求。临床工作中，容易存在申领不及时或短期内某部位肿瘤患者数量激增，造成某类型的体位固定模具短缺，影响放疗正常收治。同时，也存在申领计划不够理性，造成模具的积压，以及存放环境缺陷使模具质量下降影响体位固定效果。

1.2 体位固定模具信息化管理的目标和创新之处

（1）增设摆放体位固定模具的专用库房，定制货架以最大限度的利用空间，扩大模具摆放范围。同时，在每个竖列和横列的货架上利用英文字母和阿拉伯数字组合分别编号，这样可以坐标的形式登记体位固定模具的摆放位置，方便加速器每次治疗时快速查找。

（2）遵循分类分层“阶梯式”的摆放原则。体位固定模具主要分为热塑膜和真空垫两种类型，其中前者又可分为头膜、颈肩膜、头颈肩膜、颈肩体膜、胸腹膜及乳腺专用热塑膜等；后者又可根据长度分为小型、中型及大型真空垫等。将所用到的同一类型的体位固定模具，如头膜摆放在一起，一层摆放不完再摆一层，自上向下依次“阶梯式”摆放整齐。虽然每类模具的占有空间不同，但以相同的分类方式进行摆放，就会使摆放简单有序，井井有条。

（3）采用条码技术[6-7]，实现体位固定模具从入库到患者使用结束后的全过程可追溯，可根据患者ID等基本条件快速查询如摆放位置等相关信息。

（4）建立体位固定模具的电子档案，实现模具出入库的实时管理。电子档案包括模具的类型、数量、生产厂家等基本信息，根据临床使用情况实时更新电子档案，以便模具查找、清点和及时采购。同时，遵循“先进先出”原则，减少模具的浪费。

（5）定期检查库存，做好体位固定模具的维护保养工作。针对特殊的体位固定模具，如真空垫，需要定期进行抽气、漏气检查，避免将存在质量缺陷的模具应用到患者的实际治疗中。

1.3 体位固定模具信息化管理的实施方案

体位固定模具的信息化管理与耗材库房及模具摆放库房的信息化息息相关，而耗材库房和模具摆放库房的信息化又离不开整个放疗流程（图1），因此需要将3者的信息化进行有机整合。耗材库房的主要功能是为肿瘤患者的体位固定提供符合临床要求的模具，这需要在保证模具质量的基础上，存在一定模具数量的冗余，已抵消临床收治的不确定性。冗余过多容易造成模具积压，影响模具质量；冗余过少易造成短缺，有可能影响患者的正常治疗。因此，耗材库房的信息化就是实时更新体位固定模具的数量，从而更好的服务临床。如图1所示，本研究使模具的冗余数量至少可以满足两周的临床收治，当冗余少于预期时，系统自动提醒科室及时申领，模具入库后实时更新模具数量，后面每设计制作一个模具，耗材库房自动减去相应数量，同时，对存在质量问题的模具进行数量更新。

图1 耗材库房、模具摆放库房与放疗流程的关系示意图

模具摆放库房的信息化由库房位置编码、位置状态、条码信息、等待清理等4个部分的信息化组成，其中位置编码是库房容量的信息化，独立于放疗流程之外。信息条码（图2）作为检索工具，可通过扫码快速获取已采集得到的存储信息。本研究所用的条码是放疗流程中集体位固定信息、摆放位置、单次使用及最后一次等4个步骤的信息整合，其中摆放位置和单次使用还对应位置状态的信息化，最后一次对应等待清理的信息化。

图2 条码信息所包含的具体项目及内容

2 结果

应用体位固定模具信息化管理系统后的初步效果，客观评价如下：

（1）废除了传统的手工记录的管理方式，实现了体位固定模具管理的无纸化操作，节约纸张、墨盒等办公耗材，实现低碳环保。

（2）系统建立了库存预警机制[8]，各类体位固定模具均设定了上、下报警线，管理系统自动提示工作人员及时订货，最大程度的减少了人工核查的工作量，使更多的精力投入到治疗工作中。

（3）体位固定模具数据实现格式化数字录入，模具使用信息规范、完整，工作效率高，准确率达100%，使用近两千人次尚未出现差错。

（4）可全程追溯模具的使用情况，如采购入库时间，生产厂家，个体化设计及操作者信息，使用次数，清理日期等。

（5）通过扫码，信息系统可随时检索模具的位置状态及使用情况等信息，技师工作效率大幅提高，同时避免了模具被误清理及摆放位置错误等差错的发生，患者治疗满意度得到改善。

3 讨论

随着物联网时代的到来，医院的信息化和数字化建设标志着一所医院的现代化程度[9]。推进医院信息标准化工作[10]，需要在集成平台数据库建设基础上，深刻把握以大数据、“互联网+”、精准医学等为代表的新一轮科技改革，围绕临床重大需求，结合学科发展方向，促进信息化和临床应用的深度融合，实现医疗卫生服务与管理系统的规范化、科学化和标准化[11-12]。放疗体位固定模具的信息化管理系统不仅实现了对每个管理环节的科学把控，提高了科室的工作效率，减轻了工作人员工作量，而且便于质量控制管理与风险分析，为体位固定模具的安全使用提供了有效保障。当前肿瘤放射治疗已迈入了精准医学的领域范畴，并且随着个体化定制放疗的的广泛开展，如3D模具打印技术[13-16]的使用等，可以预见体位固定模具作为精准放疗的代言在使用数量方面将会出现暴涨，利用网络信息化手段，并在临床工作过程中不断改进和完善体位固定模具的使用管理技巧值得借鉴和推广。

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