医疗耗材采购半自动化管理系统的设计与应用

葛梅，刘成友，马俊，张艳妮

南京医科大学附属南京医院 a.采购中心；b.医疗设备处；c.院部，江苏 南京 210006

引言

采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动，它是一个商流过程，又是一个物流过程，同时它也是一种从资源市场获取资源过程的经济活动[1-2]。医疗耗材（Medical Consumable）也称医疗消耗性材料，一般是指医疗器械中用于对疾病的预防、诊断、治疗、监护、缓解，对损伤或者残疾的诊断、监护、缓解、补偿，对解剖或者生理过程的研究、替代、调节，妊娠控制等医疗设备仪器以外的器具、材料或其他物品，医疗耗材是部分医疗仪器正常运行的必需品[3]。2014年6月1日起卫生部颁发并实施的《医疗器械监督管理条例》，条例第三十二条规定，医疗器械经营企业、使用单位购进医疗器械，应当查验供货者的资质和医疗器械的合格证明文件，建立进货查验记录制度，从事第二类、第三类医疗器械批发业务以及第三类医疗器械零售业务的经营企业，还应当建立销售记录制度[4-7]。在厂家资质管理方面国家鼓励采用先进的技术手段进行记录管理。近年来，随着科学技术的发展和医疗水平的日益提高，医疗仪器配件、耗材采购量逐年增高为医疗耗材的采购提出了新的挑战。此外，医疗耗材存在专业性强、数量多、数额大、专有性强等特点，使得采购和管理人员很难做到对医疗耗材的精细化管理，目前很多医院耗材管理仍处于流程式、机械化管理阶段[8-11]。基于此，本文结合我院目前的管理现状，研发并实现了一种半自动化管理系统，旨在改善目前医疗耗材管理的不足。

1 医疗耗材管理现状

1.1 医疗耗材采购流程

随着医院医疗设备管理工作不断系统化、规范化，同医疗设备的采购一样，医疗耗材的采购工作也逐渐标准化、系统化。根据其规模、内容呈现出多种多样的采购形式，如高值耗材采用政府集中招标采购的形式。但无论医疗耗材规模和内容如何，医疗耗材的采购流程大体可分为：医疗耗材论证申请、耗材论证评估、询价、组织招标形式、合同签订、到货验收以及投入使用等[12-13]。我院一般医疗耗材采购流程，见图1。

图1 医疗耗材招标采购流程图

无论选择上述哪种采购形式，其最终目的是要购置到符合医院临床特点、性价比较优、并且能够充分带动和提高医院社会效益和经济效益的医疗耗材。

1.2 供应商资质审核

供应商资格审查是招标人对投标人的经营资格、专业资质、信誉等方面评估审查，以判定投标人是否有参与采购投标和履行合同的资格的活动。供应商资格审查既是院方的权利，同时也是医疗耗材招标的重要程序。卫生部相关部门规定医院必须使用资质齐全的医疗耗材。医疗耗材投标资质一般包括三部分：经销商资质、生产商资质、产品资质。经销商资质包括：营业执照、税务登记证、医疗器械经营许可证、组织机构代码证。生产商资质包括：医疗器械生产许可证、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产商给经销商的授权书等。产品资质包括：产品注册证、登记表等[14-15]。对于特殊耗材，如压力容器（含气体），应在资质审核中加强对供应商资格审查力度。供应商资质审核不仅要审核资质证书的有无，还要逐一审核资质的有效时间节点等信息[16]。以我院为例，我院常用医疗耗材供应商（包括生产商、代理商等）营业许可证有效期，见图2。产品有效期，见图3。

1.3 医疗耗材询价

询价采购是指对几个供货商的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种采购方式。医疗耗材询价采购的特点主要有：邀请报价的供应商数量至少为三家；只允许供应商提供一个报价，且采购人员不得同供应商或承包商就其报价进行谈判；最终采购合同一般授予符合采购实体需求的最低报价或性价比最高的供应商或承包商。医疗耗材采购具有其特殊性，在实际询价采购中往往会出现：特定耗材采购时间急、周期短，在询价过程中会出现倾向报价现象；耗材通用性较差，对于同一种设备的不同型号，耗材往往是不尽相同的；通用医用耗材，可报价单位多，难以做到采购最优性价比耗材等[9]。对于医疗耗材采购常规管理手段，上述问题表现较为明显。以我院部分医疗耗材询价记录为例，见表1。

图2 供应商营业许可证有效期

图3 产品有效期

2 系统设计

针对我院医疗耗材采购中常见的问题，本文旨在建立健全我院医疗耗材采购机制、规范本科室医疗耗材采购流程。

2.1 数据库的建立

Microsoft Excel 2003/2007是微软公司的办公软件Microsoft of fice的组件之一，Excel是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。Excel能够支持Visual Basic for Applications（VBA）编程，除了具有大量的内置函数、丰富的图表曲线之外，还提供强大的数据库分析功能，以及可编程的宏语言。此外Excel具有1048576×65536（行×列）的数据处理量，完全能够满足本科室医疗耗材数据要求。

数据库的建立遵守本科室前期数据使用习惯，常用关键字有：耗材类型、耗材名称、产品有效期、产品价位、质保时间、配货联系人、生产商名称、生产商营业执照有效期、生产商经营许可证有效期、代理商名称、代理商营业执照有效期、代理商经营许可证有效期等信息。

表1 医疗耗材询价历史记录

2.2 功能模块设计

VBA是Visual Basic的一种宏语言，是微软开发出来在其桌面应用程序中执行通用的自动化（OLE）任务的编程语言。该语言于1993年由微软公司开发的应用程序共享一种通用的自动化语言，主要能用来扩展Windows的应用程序功能，特别是Microsoft Office软件，也可说是一种应用程式视觉化的Basic脚本。不同于其他Basic语言，VBA可寄生于Office软件中，可使已有的寄主软件（如Excel）自动化，目前VBA已经被广泛应用于小型ERP、OA等常见半自动化系统中，因此笔者使用VBA来实现系统主要功能，系统流程图，见图4。

图4 半自动化管理系统结构流程图

因为VBA是寄生在Excel中的可视化Basic脚本，不同于其他系统的开发，该系统不包含任何可执行的标准应用程序，由图4可知，打开目标Excel是打开该系统的唯一途径。为保证科室采购信息绝对安全，本系统集成并寄生于本地数据库，数据库安全使用三重加密保护，即：第一层，基本输入输出系统（Basic Input Output System，BIOS）序列验证；第二层，介质访问控制层（Media Access Control，MAC）安全访问验证；第三层，用户名/密码验证。当同时满足三层安全条件，系统及数据库才能被打开，当不能全部满足安全条件，则系统跳出打开操作。系统打开后可根据需求使Excel可见或不可见。结合科室常规工作，该系统主要由录入、修改、删除模块、申购单管理模块、资格审查模块、询价比价模块以及配货、售后管理模块组成。

2.3 主要功能调试

该系统是将脚本程序嵌入数据库中的半自动化管理程序，当用户选择“隐藏工作表”选项时，数据库（Excel工作表格）隐藏，系统默认进入耗材查询状态，即进入询价比价、资格审查、配货、售后管理等自动化管理模式；当用户选择“显示工作表”选项时，Excel工作表格显示，用户进入常规手动工作模式，即可对数据库进行手动录入、修改、删除等常规操作；此外在手动工作模式下可预置快捷键进入自动化模式。“询价比价”功能模块针对检索的关键词是耗材名称，检索规则设置为模糊匹配，通过“询价比价”功能界面可使用户快速、准确的对某一耗材价位进行比对，并通过点击相应的直方条浏览该耗材的详细信息。“资格审查”是建立在“询价比价”基础上的功能模块，以上相关界面图，见图5～8（调试数据使用半模拟数据，敏感数据已被替换）。其中图7纵坐标显示的是检索耗材产品有效期；图8纵坐标显示的是检索耗材的销售商和生产商的营业执照有效期，直方图值越大，有效期越长，当直方图值小于零时，则对应检索结果视为过期。

3 结果结论

医疗耗材的采购、审核、审计工作应当遵循公开、公正、公平原则，此外还需严格遵守规章制度、安全保密以及科学择优的原则。不同于常规医疗设备的采购，医疗耗材存在专业性强、数量多等特点，常规的手工录入，Excel查询已经难以满足工作需要，庞大的数据源为医疗耗材精细化管理提出了极大的挑战。该系统基于前期笔者录入Excel工作表格，使用VBA脚本语言实现对医疗耗材半自动化的管理手段，至截稿日，本系统实现的主要功能有：常规/半自动化管理切换、科室申购单管理、询价比价管理、一键资格审核等功能。

图5 登陆界面

图6 询价比价查询结果

图7 产品有效期查询结果

图8 营业执照有效期查询结果

半自动化管理系统的开发与应用能够减轻日常工作强度、提高工作效率，能够在一定范围内规范本科室工作流程。然而，系统仍存在诸多问题，如耗材名称未被统一化，在既往数据询价比价过程中会出现多选、漏选条目的出现；无用、错误条目数据的删除和修改仍需手动进行等。此外，耗材质量控制、从业人员的专业水准、产品效益分析等也是影响采购结果的主要因素，因此，本系统仍需进一步改进，进一步完善和研究。

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