电力企业的声像档案管理工作探讨

杨健萍

摘要：随着我国电力市场的不断发展，我国电力企业取得了很大的进展。档案管理是电力企业管理的一部分，档案管理的质量直接影响着电力企业的稳定和健康发展。电力企业在实际的档案管理过程中，仍然存在很多的不合理，导致电力企业档案管理时常出现混乱。本文分析了电力企业声像档案管理的难点，并提出了提升企业声像档案管理质量的措施，以期为电力企业档案管理工作提供参考。

关键词：电力企业；声像档案管理；创新

档案管理是电力企业管理的一项重要的基础工作，档案在电力企业的日常经营和生产管理中发挥着十分重要的作用，其不仅记录着过去、承载着历史，而且还能够指导工作，指引着企业未来的发展方式。档案为企业领导作出重大的决策提供了参考，而且还为公司的发展规划、优质服务、安全生产、财务监察审计、人力资源管理、法律诉讼、企业文化、信访维稳等方面提供了真实、系统的依据，因此加强企业的档案管理十分必要。

1企业声像档案管理工作的重要性

声像档案是电力企业档案的重要组成部分，通过声音和画面将档案的内容展现出来，具有直观性和生动性，可以将纸质档案通过若干文字表述以极短的音像表现出来，生动而且真实。声像档案能够随时进行复制和转换，而且携带方便，方便储存和传播，能够提高工作效率，声像档案是以感光材料与磁性材料作为档案的载体，因此，其易受温湿度、灰尘等环境因素的影响，因此其保管的要求比纸质档案要高，应该引起注意。

2电力企业声像档案管理工作存在的难点

2.1声像设备问题

声像设施在管理方面存在问题，首先，电力企业并未建立较明确的声像设施使用和管理标准，造成声像设施的保存不合理，或者使用设施变动频繁，导致设备的使用效率降低；其次，随着国家经济的不断发展，企业为了能够满足工作需要，要对声像設施不断进行改善，因此，声像设施的管理也需要不断进行完善。

2.2声像档案管理意识淡薄

当前，电力企业在看待声像档案方面，普遍存在着思想认识上的误区：（1）部分人员根本不清楚声像也是档案，他们误以为只有纸质的资料、文件、总结、报告、履历等才是档案，而企业在经营或活动过程中形成的录音、照片、录像等，只需要进行保存，并不需要将这些东西进行归档保存；（2）还有部分人误认为谁拍的照片就归谁，用完就算完了，这些声像资料的处理只需按照个人意愿。这些人员缺乏全局观念，对档案的意识不强，只考虑个人和本部门的工作方便，导致部分声像资料长期在个人或部门内部保存，没有将其移交给档案室或档案馆统一管理，造成机构或者人员出现变动的时候，保存在部门或个人手中的声像档案大量流失，造成企业档案不齐全，影响了企业声像档案的完整归档、保护以及开发利用。

2.3收集整理归档不及时

（1）管理分散，声像档案材料大多保存在制作声像材料的部门或是个人手中，一般是谁制作谁保管，事后不按档案的规范标准进行整理，更不向档案部门移交。导致大多数有价值的科学实践、生产实践以及有纪念意义的社会活动，往往不能留下系统、完整的声像资料；（2）损失严重，有些单位对部分因时间较长、利用率较低的磁带或录像带，私自冲洗或改录其它内容的现象比较多。在保管条件上，部分单位或部门因不具备保护声像档案的条件，严重影响了声像档案的寿命；（3）遗留问题多，有的虽有声像资料，但也只是会议场景、集体合影、人物发言一套程式化的内容，缺少有意义的特写镜头，人物专访和事件细节没有深度。有的声像资料拍摄录制完成后，没有及时添加必要的文字说明，时间一长，就无法记忆和认知了，造成声像资料的价值和作用受损。

3加强电力企业声像档案集中管理的对策

3.1强化声像档案意识

电力企业档案管理人员应该积极争取领导对于档案的重视与支持，将声像档案工作纳入各单位工作计划和规划中，列入领导议事日程中，加大对声像档案的经费投入，确保有足够的人力、资源、物力的配备。通过举办声像档案展览或媒体传播，向社会大力宣传档案工作的重要性，从而提高人们的档案意识。此外，还应该认真贯彻落实《档案法》，按照法律和政策的规定，以对历史负责、对党负责以及对人民负责的高度责任感，切实将这项工作做好。

3.2规范声像档案编研

声像档案的管理工作需要具备基本的软硬件设施，只有加大经费的投入力度，才能够进一步实现声像档案管理的完整性。电力企业的业务单位领导应该将档案管理工作作为一项重要的工作内容，充分发挥企业自身的能动性，积极解决声像档案信息化建设的资金，从不同渠道获取更多的资金支持，规范声像档案的编制。

3.3健全档案管理制度

健全档案的管理制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点以及档案管理的实际，适应单位档案管理的需要；第二，简明实用。档案管理制度必须要具有可操作性，其建立应以简便易行、方便实用、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。

3.4创新档案管理手段

创新是一个企业生存和发展的重要保障，电力企业必须要创新声像档案管理思路，改变传统的档案管理方式，提出更多能跟上时代的步伐的工作方法，用新思路、新技术、新方法创新档案管理工作。要搞好声像档案的管理，必须不断丰富和完善知识结构，培养创新思维和创新意识，并贯穿工作。规范音像档案的收集，根据时间、范围和要求，收集各类档案。另外，为了便于音像档案的存储和利用，对档案进行整理、编目、组合、分类、归档。

3.5提高档案管理人员的专业技能

加强摄录与档案管理人员知识与技能的培训，为档案的录制和保管奠定良好的基础。具体可以采用档案讲座、集中培训、分发资料，或通过网站发布声像档案的收集范围、要求等，实现资源共享，有关人员要随时查阅声像资料的有关规定，对问题多、基础薄弱单位限期建档，加强指导监督力度，不留死角。针对工程声像档案专业性质不同，采取分类指导，增加培训效果，缩短培训时间，将声像资料收集工作分工细化，保证工程声像档案收集质量及数量。

3.6加强现代化的管理

随着信息技术的不断发展，各级各类档案部门都应建立独立的声像档案数据库，通过计算机网络随时进行检索、查阅、调用以及复制，从而满足更多的利用者不同形式、不同内容的要求，实现其档案信息的资源共享。这种快速、便捷、共享的档案利用方式，能够使声像档案的价值得以更充分地发挥。在档案室里声像档案应该有重要的存放空间，对声像档案的保管要采取专库、专柜存放，并保持适宜的温度及相对湿度，要定期进行检查，对多次使用以及已经污损的声像档案要及时进行修整和复制，对长期保存并且不常用的磁带，需要每年重绕一次或刻录光盘多套进行保存。在信息资源共享方面，可以开通供电网站进行资料传阅以及档案资料的共享。此外，在声像档案的开发和利用上，要重视信息的交流与合作。信息时代的特征在于信息的交流与合作，资源共享。适合公开的声像档案完全可以拷贝、复制，提供给用户，真正把档案的可利用性用到实处。

3.7疏通收集渠道

档案收集是保存档案资源的重要途径，是实现档案集中统一管理的基本手段，是档案管理其它业务的基础，是决定档案存在与发展的前提条件。要保证声像档案的完整收集，需要采取必要的手段和物资保障，建立疏通收集渠道，运用多种形式收集资料。可以通过正常移交工作接收，通过重点人物（收录人员）直接进行收集，摄录人员手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力收集。通过广泛开展社会征集对散存在民间的，比如反映单位历史概况的声像档案等，运用有偿征集、个人代存等方式进行征集。最后，重点单位要重点收集。对重点单位、立档单位声像档案比较集中的需要有重点地强化收集。

3.8建立云档案系统

大数据时代催生了云计算技术，云计算能够对计算资源、存储资源进行动态扩展、按需分配。这给档案管理系统的可扩展性带来了机遇，档案管理系统只要基于云计算的技术架构进行设计，就能够动态增加存储资源、计算资源，满足服务器的快速扩容以及数据量的快速增长。档案大数据给传统数据仓库架构带来了一系列的冲击和挑战，仅从存储层面看，存储的构建者不得不面对来自两方面的焦虑：一是，数据规模急速增长，现有的共享磁盘架构能否适应海量数据的存储；二是，数据结构复杂多样，现有的基于结构化数据为主体的存储方案能否兼容无模式的非结构化数据。

3.9档案信息“数据化”

在大数据时代背景下，要求对档案信息进行“数据化”，这不仅仅是“数字化”。数据化是指将现象变成指标分析量化形式的过程，而不仅是转化成“0”和“1”的数字格式的过程。对电子文件管理来说，要求拥有完善的元数据以及实现全文检索。目前，电子文件元数据的研究集中在保證电子文件现实的完整性、真实性、可读性以及安全性方面，对电子文件今后的开发和利用重视还不够，完善的数据标准是为大数据分析与应用提供优质数据的基础。当前，电力企业已经基本上对纸质档案进行了数字化的处理，但是还存在一些文件格式不统一、数据信息收集不全等问题，因此，档案信息“数据化”，对于实现信息的完全录入以及数据管理工作具有十分重要的意义，保证了档案信息数据的完整性。

结束语

综上所述，加强声像档案管理工作人员的专业技巧，提升声像档案管理人员使用计算机的水平，有效控制和管理声像档案信息数字化和电子化，能够对档案信息进行十分迅速的收集，十分完整的对声像档案信息进行管理和保护，同时，还能够精准的提供声像档案信息给机关以及企事业单位的各项工作提供非常有效的服务，使供电企业能够实现声像档案的管理工作。

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