数字化档案的信息安全问题与管理策略

赵萍

摘 要：随着社会的进步与时代的发展，很多行业领域在发展过程中都会将数字化技术应用到实际的工作中，为行业发展提供有利条件的同时，为国家可持续发展奠定良好的基础。近年来，档案信息管理部门逐渐提高对数字化技术的重视与研究，但是实际应用效果却达不到标准要求，总有些许问题存在档案管理工作中，影响信息安全与管理质量。本篇文章就数字化档案的信息安全问题与管理策略进行简单的论述，并提出些许观点，希望能对相关人士的研究有所帮助。

关键词：数字化；档案；信息安全；管理

档案信息管理在国家的发展中扮演着非常重要的角色，对社会稳定发展有着深远的意义和影响。在近几年的发展中，很多档案管理部门逐渐提高了对数字化技术应用的研究。一方面是由于传统的档案管理方式已经不能满足现代社会下档案管理工作的需要，注重新型管理技术与理念的应用才能在最大程度上提高档案管理质量。另一方面是由于现阶段数字化档案管理过程中，会受到一些因素的影响而出现信息安全问题，需要档案管理部门能够根据实际情况对信息安全问题进行及时的处理。

1 数字化档案的信息安全问题

1.1 管理制度不完善

数字化档案管理出现信息安全问题，与档案管理制度的不完善有着很大的关系。虽然很多地区在开展档案管理工作的过程中，不仅提高了对数字化技术研究的重视，还将其应用到了实际的工作中。但是档案管理制度的落后与不健全，使得数字化技术不能发挥出真正的效果，阻碍了数字化档案管理工作的正常开展。在加上一些档案管理工作者不注重制度的优化与完善，对于制度中存在的不足之处也不能进行及时的改进，导致档案信息出现安全隐患，不仅影响了管理质量，还威胁到了人们的利益。

1.2 管理团队素质差

除了管理制度因素，数字化档案管理团队素质较差，也会在很大程度上导致档案信息安全问题的出现。由于一些档案管理人员已经习惯采用传统的方式进行相应的档案信息管理工作，对于数字化技术的应用很陌生。再加上一些档案管理部门不注重工作人员的培训与指导，不能使他们认知到数字化技术对档案管理的重要性，对于数字化档案管理的注意事项也不能进行全面的了解和掌握。而这种情况的出现使得档案信息安全面临威胁，严重降低了档案信息管理的水平。

1.3 管理技术老套落后

技术手段落后对档案管理工作的开展以及信息安全也有着严重的影响。由于数字化档案管理过程中会涉及到很多的设备或管理软件，而这些设备、软件在应用的过程中，会受到外界因素的影响而出现问题。比如一些硬件设备会受到人为管理因素的影响而出现故障问题；一些软件会受到病毒因素影响而出现危险。再加上部分档案管理部门的管理技术较落后，不能发挥出真正的管理效果，还会间接的给档案信息管理造成阻碍。所以档案信息安全不能得到有效的保障，影响档案信息管理部门的正常运行。

另外，对于数字化档案信息管理工作而言，涉及各种软硬件设施设备，如果相关设备出现故障或问题，将威胁数字化档案信息的安全。如网络系统软硬件发生故障，设备出现问题，没有管理好磁介质，以及电源影响、电磁干扰和信息记录等。而软件方面的不安全因素表现在软件本身存在缺陷，病毒入侵，黑客攻击，未按照权限操作，数字化档案信息保密措施不到位等。

2 提高数字化档案信息安全的管理策略

2.1 提升档案管理人员素质

档案馆要加强对档案管理人员的培训工作，让他们掌握更多计算机、网络、数字化等方面的知识，并提升他们的综合素质。同时，要加强对档案管理人员的职业道德教育，定期开展安全操作规范培训，这样有利于提升档案管理人员的职业操守，增强他们的责任心，能够认真按照规定操作，避免出现操作失误，从而真正保障数字化档案信息的安全。

对于档案管理人员来说，也应该主动加强学习，掌握更多信息技术，努力做一个既懂管理、也懂技术的复合型人才。确保在遇到数字化档案信息安全问题以后，能够及时处理，将损失减小到最小，为数字化档案信息的安全、完整提供可靠保障。

2.2 健全各项规章制度

档案馆要从国家相关法规出发，制定数字化档案信息管理规范，根据数字化档案信息的收集、处理、存储以及查询利用等工作实际情况，制定相应的安全管理制度，从而有效保障数字化档案信息的安全。要通过制度的形式，将数字化档案信息的归档范围明确下来，加大对数据信息的检查力度，确保能够及时解决存在的安全隐患。

另外，要将数字化档案信息记录备份的时间、格式以及份数等明确下来，并对相关数字化设备与软件进行严格的检测，若是存有安全隐患，则不能应用，确保档案信息的安全性与保密性。档案馆必须应用正版软件，严格按照权限查阅利用档案，避免档案信息出现泄漏的问题，为数字化档案信息提供安全保障。

2.3 注重先进技术的引用

在数字化档案信息管理工作中，档案馆应该不断增加资金投入，尽快购置必须的各种硬件设备，完善基础设施。只有这样才能确保在保存与传输数字化档案信息的过程中，能够更加安全与稳定。

第一，常用软硬件必须定期进行更新，并加强对设备的管理与维护工作，防止出现故障。第二，要保障数字化档案信息存储设备的安全，做到专机专用。第三，在软件出现安全漏洞以后，必须尽快修补，防火墙、防病毒软件等必须及时更新。第四，将备份制度落到实处，并按照相关规范对数字化档案信息进行备份。第五，利用网络防火墙、身份验证、数字签名等方法，让数字化档案信息的存储更加安全。第六，在加密和授权方面，应该制定相应的安全等级，将用户的权限明确下来，同时加大对用户的监督力度，这样数字化档案信息在存储与利用的过程中，才更加安全，提升其保密性，避免重要的信息数据被非法访问与恶意篡改等。第七，定期对用户访问权限进行审查，并加强对病毒和黑客的监控，避免其入侵计算机。

3 结束语

如今，很多档案信息管理部门都能合理的利用数字化技术进行相应的工作，对于信息安全问题产生的原因也能做到及时的分析与处理。为了进一步提高档案信息管理水平与安全，相关管理团队还会将其他一些先进的管理理念和方式等应用到实际的管理工作中，并对原有的档案管理方式进行创新与完善，从而提高档案管理水平。但是仍然有部分地区的档案管理部门不能及时的处理信息安全问题，影响了数字化档案管理效率和质量。所以在未来的发展中，相关管理部门不仅要对数字化与档案信息安全之间的关系进行深入的研究与探讨，同时还要及时处理档案信息安全问题。这样才能在最大程度上提高档案信息管理水平，实现数字化技术的应用价值。

参考文献

[1]周博姝.数字化档案的信息安全问题及管理策略[J].民营科技，2015（9）：95-95.

[2]何颖珊，万海军.试论数字化档案的信息安全问题与管理策略[J].現代国企研究，2015（12）.

[3]刘薇.数字化档案的信息安全问题与管理策略研究[J].企业文化旬刊，2016（6）.