档案管理信息的现状、困境及出路

楚立敏

摘 要：档案管理工作是为档案信息提供保障的重要内容，但是目前我国的档案信息管理工作存在着一些问题阻碍了档案的发展，这对信息获取者的需求不能得到满足，也对国家的信息化发展有不良的影响。如何使档案信息管理工作走出困境，解决档案工作中的问题，进一步发展档案管理工作，是本篇文章要阐述的内容。

关键词：档案管理；困境出路；对策

档案是维持城市的正常运转的重要资源，记录着城市的各个行业的重要信息，关系到每一个人的工作生活，庞大的档案网络建构起一个城市乃至一个社会的信息结构。档案管理的重要性随着时代的发展而增强，提高档案管理工作的效率能够促进城市的快速发展，完善信息的保管整理工作也是提升城市水平的重要途径。档案的数量增加带来了更大的工作量，对档案工作者提出了严峻的要求，但是目前档案管理仍存在一些问题，如何加强我国的档案管理，解决问题，更好的发展档案管理工作是紧要任务。

1 檔案管理工作所处的困境

档案管理工作的现状处于发展中，但仍存在着问题，这些问题导致档案管理工作陷入了困境，档案管理的制度不完善，档案管理缺乏合理的信息结构，使档案信息的管理工作出现问题造成对个人及企业等机构的损失。分为以下几个方面：

1.1 档案管理法制建设不健全

档案管理法制建设不健全，致使城建档案管理工作陷入困境。在城建档案管理中，城建档案执法细则有待进一步完善，档案管理法制建设不健全制约着城建档案事业的发展。2008年1月1日，《城乡规划法》的颁布实施，从法律条款上进一步对城建档案工作给予了支持，同时也拓展了城建档案的服务地域，如：城市、乡村都纳入了城建档案的业务范畴，但相应的实施细则尚无进一步修订或完善。另外，城建档案管理的法律意识较低，使得城建档案的行政执法过缓，也造成了档案管理法制建设的不健全。

1.2 城建档案管理信息化薄弱

城建档案管理信息化薄弱，也是城建档案管理工作的瓶颈。在城建档案管理的过程中，信息化建设的现状不容乐观。具体说来，城建档案管理信息化薄弱主要表现在三个方面，一是城建档案管理的信息化建设的观念亟待转变。在城建档案管理信息化建设中，由于管理人员的信息化意识不足，在城建档案管理实际工作中没有发挥信息化的优势，仍然停留在传统的城建档案管理的阶段，不利于现代城建档案管理工作的进行。二是城建档案管理信息化的硬件投入滞后。在城建档案管理工作中，由于对信息化建设的硬件投入不足，使得城建档案管理的硬件设施落后。三是城建档案管理的软件系统开发过于缓慢。城建档案管理的信息化建设，软件系统开发至关重要，当前城建档案管理的软件系统无法满足档案管理人员的需要。

1.3 城建档案管理工作不规范

城建档案管理工作不规范，也是城建档案管理工作迫切需要解决的问题。在城建档案管理中，城建档案管理工作不规范，主要表现在三个方面，一方面，档案收集来源不均衡。总的来说，在城建档案管理工作中，档案资料的收集管理环节还比较薄弱。另一方面，在管理权限上，专业部门内部档案收集较多，而外部收集较少，档案资源收集容易存在漏项、空白的地方。

2 加强档案的信息管理工作的出路

2.1 完善档案的管理制度和相关规范

完善档案管理的法律制度和工作规范是档案管理的出路之一，档案管理工作由于缺少相关的制度规定，使档案工作在进行中发生不符合规定的行为，使档案信息发生混乱遗失等问题，应进行加强和完善档案管理的相关制度，严格按照制度进行档案工作的流程，落实规定，对档案工作的责任制度进行合理分配，相关的管理者和工作人员需承担档案发生问题时的责任。加大力度进行法律监管，宣传法律知识，进一步增强部门及人员对档案的法律意识，对城市乡镇等等级划分区域进行档案的知识宣传，对档案的违规行为进行处罚。

2.2 改善档案信息管理方式

对档案的信息化管理要进行改善和创新，档案的信息化要求档案管理工作者的素质和能力能够完成相关的档案工作，加强人员的培训使其具备更加熟练的能力来进行档案整理工作，将档案信息的收集和整理保存工作方式进行适当的改善，使档案工作的效率更高，信息的分类也更加清晰。加大力度投入对档案管理工作的支持资金，对软件技术进行引进，结合科学的方法对档案管理工作程序创新，加快信息的处理速度，减少人力的消耗，提高工作效率，同时要完善档案信息保存平台，及时进行维护，防止档案信息泄漏造成损失，严格管理档案的保密工作。为档案所有者提供更加便利的服务，建立查询档案的系统，广泛分布，满足人们对档案的需求。

2.3 规范城建档案管理整理工作

规范城建档案管理整理工作在城建档案管理中的作用也不容忽视。在城建档案管理工作中，实施目标管理，规范档案资源的收集、处理。要规范城建档案管理整理工作，首先，要统筹安排城建档案资源的收集。把资源收集纳入目标管理，统一规划收集的对象、结构和层次，制定相应目标，分阶段达标；严格按照城建档案管理分类大纲逐步堵漏补空；认真分析资源分布结构，有重点地突破资源收集结构不合理的现象。其次，积极推行档案资源收集方式的多元化。对于能够纳入特种载体收集的资源，力求搭建微机化或网络化管理平台进行采集，进一步提高管理效率，为资源使用、服务提供保障；同时，对符合既有收集资源向特种资源转换条件的，逐步进行载体转换。再此，要加强档案资源的规范化处理。做好档案分类研究，把好关口，分清层次，做好档案资源的数量和质量上的统一，杜绝垃圾资源的侵入；进一步优化档案资源的收集、处理的工作流程，结合多元化的处理方式进行处置，提高管理效率；另外，还要加强档案管理的检查督促。采用平推检查和互检的方式予以监督与交流。

3 档案管理工作的意义

档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本档案的作用是促进社会整体发展的基础，档案本身的重要意义在于信息的记录和总结，对个人及企业都有着良好的帮助，是筛选和选择的依据，也是证明各种信息的凭证，为机构提供信息参考，是每个人都需要的重要信息载体。做好档案工作可以增加信息的价值，对社会的重要资源进行分类整理和提供，是资源共享的途径，档案的建设工作的提升对社会的经济有着带动作用，同时促进文化、政治等多方面的发展，对社会有着宝贵的意义。

4 总结

档案管理工作是国家进行信息整合规划的重要方式，加强档案管理工作的质量能够提升社会发展水平，对我国的信息资源的利用率也能有所提高，是关系到每个人的重要工作内容。

参考文献

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[2]陈俊.试论档案管理信息化的现状、困境及出路[J].数字化用户，2017（37）.

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