对档案数字化建设的分析和思考

郑惠中

摘 要：计算机技术的进步与发展给档案管理工作带来了全新的机遇和挑战。计算机网络和系统能让人们便捷的浏览大量的信息，这一优势让档案建设工作逐步朝着数字化和信息化的方向发展。本文就从档案管理实现数字化建设的意义入手，探讨在档案数字化建设过程中需要注意方面。

关键词：档案管理；数字化；建设措施

在信息化时代背景下，人们对档案信息的查询和使用有了更要的要求，为了让档案管理工作更好为人们提供服务，档案部门迎来了数字化建设的挑战。相比数字档案，传统的纸质档案在检索和查阅上的效率都比较低，且档案保存质量也较差，而数字档案不仅在实际使用中更加便捷，且易于存储，极大的节约了人力和物力，多方面的优势让数字化建设成为了档案部门的必然发展趋势。

1 实现档案数字化建设的意义

实现档案数字化建设的意义表现在多个方面，第一是有效提高了档案管理部门的工作效率。档案管理的数字化建设一方面让管理人员从繁琐的工作中解放了出来，有了更多的精力投入到档案收集和编研工作中，另一方面由计算机系统操作的档案检索和保管工作相比人工更便捷，极大的提高了档案管理部门的工作效率。第二是有效的提高了档案管理部门的技术水平，当今时代数字化、信息化和网络化是各大企业和机关部门发展的主要方向，为了更好的适应外部环境的发展，保持整体发展的协调性，档案管理部门技术水平是其发展的毕竟之路。第三是高效的开展档案收集工作，以往的档案收集和整编工作都比较零散，而档案管理数字化建设为其提供了一个管理平台，有利于集中、便捷完整的开展档案整理工作。第四是更好的为科研活动服务，科研活动是企业发展的主要内容，而档案管理的信息化实现了资源的共享，为科研人员提供了资料查询的便捷，与此同时，数字化的档案资料有利于科研人员在研究活动中进行二次开发和利用，有助于提高科研工作的竞争力和工作效率。第五是为发展决策提供参考服务，档案管理部门对企业或事业单位而言属于无形的资产，通过大量物力、财力和人力的投入，由相关人员经过收集、分类、编目终成完整系统的资料库，当中有很多文书档案都是由上级领导起草亲自下发的，有着发展性决策的集中体现，因此充分利用档案信息能为发展计划的制定提供有价值的参考依据[1]。第六是实现部门职能的转化，以往的档案管理部门以保管职能为主，而档案数字化建设使整个部门的职能以服务为主，作为宝贵的无形资产，在一定权限控制下，可以通过网络为企业领导或相关业务运行部门提供信息服务，让档案管理部门成为内部信息中心。

2 推进档案数字化建设的措施分析

2.1 重视对数字化档案信息数据库的建设

建设完整的数据是实现档案信息化建设的基础。一方面要加强对档案信息资源数据库的建设力度，数字化档案信息被投入实际应用的基础条件就是拥有数字化档案信息字眼数据库，常见的档案信息数据库有两种类型，一种是文件性数据库，一种是检索性数据库，前者主要用于对档案文件的完整性载入，以便通过网络共享功能让其他人员获取档案信息，后者主要用于开放性文档，其中有明确的文档目录和文档内容范围。另一方面要加强对电子文档管理系统的建设力度，网络化应用是电子文档管理系统的主要特征，其是一种以数字化形式存在的软件应用系统，主要对不同类型的电子文档进行录入、审批、查询、修改和归档等操作。以物理形式存在的各种信息，在该系统中通过数码摄像或者扫描的方式处理后多能实现数字化的转化，同时能对现有的数字文件进行审核、签发和归档等一系列流转程序管理。

2.2 建立并完善数字化文件的归档制度

一方面是加强对档案资料收集的管理力度。计算机在各大企业中的应用程度已经达到普及的程度了，相应的电子文档数量越来越多，在实际使用中很多电子文档被转化为纸质文档，而在大部分人们都缺乏归档意识的情况下给电子文档信息的收集和管理造成了很大的阻碍，文件的随意储存，因为由了电子文档的存在而忽略了对纸质文档的归档，导致信息使用和分类混乱，大大的增加了档案数字化建设的成本[2]。针对这一点企业要对纸质文档和电子文档的收集、分类和归档提出严格的工作要求。另一方面是建立并玩啥文件归档制度。由于数字化文件本身有着格式上的特征，随着数字化文件数量的增多，为了保证归档工作的顺利开展，必须对文件格式和文件质量提出要求，避免因格式不合而再次调整减低工作效率，或者将不符合质量要求的文档归档后影响整个数字化档案信息資源的水平。

2.3 提高档案管理人员的技术水平

档案数字化建设必然对操作人员的技能和能力方面提出了更高的要求，需要构建一支更加专业化的档案管理队伍才能满足数字化档案建设与发展需求。首先需要加强对档案管理人员的培训工作，以提高档案管理人员计算机应用水平为目的，针对性的开展一些以网络技术和计算机技术为主要内容专业性培训，以便相关工作人员在实际工作中能更加顺利的开展工作，熟练的操作计算机，充分运用数字化档案管理软件做好电子文档的网络安全防范工作，提高档案数字化建设的安全性。与此同时，档案管理人员还要从自身做起，在掌握先进技术的同时完善自身管理理论知识，如此才能实现档案管理与信息技术的有效结合，进一步条档案信息的完整性，助力档案数字化建设水平的提升。最后，档案管理人员还要重视自身职业道德素质的提高，这对档案管理质量和档案数字化建设质量都具有非常重要的意义。

2.4 引进先进的档案管理应用软件

对档案数字化建设而言，管理软件就想是它的心脏，属于最最核心的部分。整个数字化档案的分类、储存、提取和归档等操作都是依靠管理系统而开展的，同时管理软件必须保持更新状态，与计算机和网络升级处于同一步伐，否则随着计算机系统的升级，档案管理系统是无法运行的[3]。除此以外，要积极引进并应用更加先进或者最新版本的档案管理软件，网络时代中的各类东西更新速度都很快，为了提高档案数字化建设的水平，保持管理软件的先进性是促使数字化档案管理更加顺畅的有效措施。

2.5 强化数字化档案的安全保障措施

信息资源的安全性是数字化档案建设中的关键环节，当纸质档案想数字化转变虽然为人们提供很多的方便，但由于网络通道的特殊性，转变过程给档案安全管理带来了全新的问题和挑战。数字化档案的安全管理主要有硬件和软件两个方面，为了延长电子文档的存储寿命，在硬件方面要加强对存储档案信息载体质量的控制，载体质量直接关系这档案信息的保存寿命；在软件方面最重要的就是建立起一个完整的信息安全保障体系，这个保障体系可以涉及多方面的内容，比如防火墙、多级权限管理、加密通讯等。保障体系的建立其优点是保障了系统的安全，从而保证了系统内的电子数据不能够被非法访问和破坏，确保系统的保密性万无一失。

3 结束语

总而言之，在这个网络信息高速发展的时代，实现档案数字化建设是社会环境变化必然趋势。从大量实践中我们不难看出，档案数字化建设所带来的好处是多方面的，但整个建设过程是漫长且复杂的，最主要的就在于将其从传统纸质文档转化为电子文档的处理环节，两者要协调发展，缺一不可。数字化档案建设在信息技术不断发展的过程中定会取得新的突破，为人们的工作带来更多的便利。

参考文献

[1]李春刚.档案数字化建设实践的探讨[J].电子测试，2016（1）：69-70.

[2]赵纯，刘畅.简析我国档案数字化建设与发展策略[J].科技展望， 2016，26（32）.

[3]柴瑜，金向华.浅析信息时代档案数字化建设困境[J].兰台内外， 2016（4）：28-28.