浅谈档案工作在企业基础管理工作中的地位和作用

张涛

摘 要 随着烟草行业改革的不断深入和规范化，系统化水平的不断提高，档案工作的重要性日显突出。加强档案管理工作是保山复烤厂痕迹的重要体现，是企业规范化、科学化管理的有力保证，是为领导提供决策依据的重要前提。本文主要阐述了档案工作在企业基础管理工地位和作用，并对如何加强档案工作提出了一些措施和方法。

关键词 档案工作 基础管理 规范 措施 地位 作用

中图分类号：D412. 6 文献标识码：A

档案管理是企业生产经营中重要的因素，是企业规范管理，促进企业发展的重要环节。在我们的日常管理工作中不少领导和员工，对档案管理作用认识不足，档案意识淡薄，认为企业重要的是生产、经营和销售，殊不知，档案工作在企业基础管理工作中起着举足轻重的作用。看我们怎样发挥、利用好这一资源。

1充分认识档案管理工作的作用和重要性

档案工作是一切社会、经济活动规范管理的基础工作，是维护企业历史真实面貌的重要载体。我们应充分认识到企业档案管理工作是企业基础作的重要内容，是企業生产经营的有机组成部分，对企业实现科学化、规范化管理具有重要的作用。规范的档案工作有利于完善企业管高企业工作效率，从而提高企业经济效益。

1.1档案工作是一项专业性极强的工作

首先，档案学作为一门学科，它涵盖内容丰富，门类众多，它遵循历史发展的必然规律，溶绝对的真实性、图情信息资料不可替代的原始性及于一体。

企业从事社会生产的活动，必将产生各种痕迹，留下客观的烙印，而保存、管理、利用好这些痕迹和烙印，就是档案工作的责任和目的。企业作是企业在各项活动中形成的全部的总和，是企业基础管理工作的重要组成部分，它包括对党、政、工、团、科技、财务、人事、声像档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研及利用等完整系统的加工，是一项科学性与技术性极强的工作，是维护企业经济效益权益和真实面貌的重要手段，它对强化企业管理，促进企业科技进步，提高企业素质起着非常重要的作用。

企业档案机构是应企业档案工作的需要而建立，是企业利用档案资料的信息资源中心，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件。通过资源把各方面的工作同档案工作相结合，与部门相沟通，建立起一个强大的密不可分的企业基础管理网络，从而共同推动企业的发展。

1.2利用档案为企业日常管理工作服务

企业生产经营活动中产生的重要档案资料，能为企业生产技术、地亩纠纷、人事调动、政策落实、核实帐务等方面提供准确凭证，为企业领导人员熟悉情况、总结经验、制订计划、处理问题提供借鉴及依据，甚至为涉及企业自身利益而必须解决的法律纠纷、化解矛盾提供相关法律证据。这样，使使用者在利用档案时达到有证可查、有章可循的目的，提高了工作效率和质量。如果不查考或无案可查，单凭记忆臆断，不仅增加了工作的难度，甚至会造成严重的损失。

1.3利用档案为企业编史修志，编研成果服务

把企业档案仅作为工作查考和方便利用还不够，还应对档案信息进行深层次地开发和加工，变“死”为“活”、推陈出新地为企业编史修志，籍、画册、汇编重要专题资料等，使档案内容系统化，这种与档案原件相离、转换为新的载体形式档案成果，增强了对相关问题了解的和可读性，更加方便了使用者的利用，从而实现档案信息的可共享性和利用价值，更好地为企业大局服务。

1.4利用档案为企业信誉形象服务

企业的整体形像是由各个有机个体组成，其散发出的魅力是由外在和内在的气质共同烘托的结果，它包括外在的品牌、声誉和内部管理。如果理太混乱，不得章法，不但影响企业品牌的创立和企业的声誉，还必将导致企业知名度和经济效益的滑坡，现在许多上市公司的ST、PT是最好的例子。相反，众所周知的海尔集团的巨大成功，无不与它过硬的基础管理工作当然包括档案工作息息相关，它无疑是各个企业榜样。社会主义市场经济给企业提供了一个公平合理竞争的场地，企业要进军市场，占领市场一席之地，争取最大的市场份额，就必须兼备、本领过硬，才不致不堪一击、被市场拂出门外。

2加强档案管理工作的主要措施

2.1提高认识，加强学习

要做好企业档案工作，不仅领导层要关注档案工作、而且要求企业全体员工都要树立起档案意识。应把档案宣传工作作为提高全员档案意识的径。首先经常组织学习《档案法》、《档案法实施办法》及档案工作基本知识，不断增强各级管理人员的档案意识。其次是不定期地在部进行档案业务培训，普及档案工作知识，提高员工的档案工作意识；最后是利用《简报》宣传档案工作，为档案工作呐与喊、鼓与呼案工作深深地刻入每个企业员工的脑海里。

2.2强化措施，建立制度，规范管理

一是强化措施。档案工作应作为企业管理的一项重要工作纳入企业中长期规划和年度计划、列入领导的议事日程。应制定档案管理人员的岗位，定期对专（兼）职档案工作人员进行培训。

二是建立制度。为了使档案工作制度化、规范化，应建立、完善企业档案管理的各项规章制度和有关人员岗位责任制，使档案管理的各项程序循。从而较好地保证文件材料立卷、归档工作的准确、系统、完整。

三是规范管理。保山复烤厂档案资料应划分为：本厂发文类、公司发文类、省（局）公司来文类、党政机关来文类、生产技术管理类、设备类类、电子类、声像类8个大类。各类档案资料形成由各管理部门抽调人员进行统一整理。结合企业实际，采取统分结合的管理方式，大案资料集中在办公室，由档案人员统一管理，部分专业档案由使用部门保管。例如：财务科当年的会计档案由财务部管理，一些专业技的档案资料暂时由专业部门设专人管理，如产品和设备技术资料由企业管理科技术资料室管理，通过这种方式，将有利于企业的生产、科研，真正体现了档案利用的快捷、方便、准确。

2.3加强管理，提高服务水平

档案工作的两大任务，一个是管理，一个是利用。而利用则是档案工作的根本目的。我们在做好档案规范化管理的基础上，应积极开展服务工善服务态度，完善服务措施，将服务的触角延伸到生产经营管理的各方面、各环节中，不断提高服务水平，使档案工作在企业生产、经挥巨大作用。

3体现自身价值，甘当一片“绿叶”

在企业主营业务不断发展的过程中，作为企业不可分割的档案工作它好似一片绿叶，有了它，花朵才会富有更加美丽的生命与活力。而“绿叶的保鲜并给花丛亮丽的点缀，应是它义不容辞的职责。

3.1档案工作在为发展服务中体现其自身价值

企业的改革与发展对档案的利用和需要更加广泛而多样化，并为企业提供了一个充分发挥档案作用、证明档案工作存在和发展价值的大好机会开发企业档案信息资源，使档案工作在烟草行业健康和谐发展过程中显出勃勃生机，是企业档案工作的生命力所在。档案管理部门要熟解企业的需要，为公司改革和经营决策服好务，认真执行国家及行业有关档案工作的业务标准、规范，积极采用档案管理现代技术、方段，不断提高企业档案的科学管理水平。要致力于档案信息资源的深层次开发，提供高质量的服务，为规范企业经营管理等方面提供系成套性、集约性的档案信息服务，发挥档案在保证和提高信息的准确及时性，安全可靠性、有效适用性上的优势，不断丰富档案内容，（室）结构，为企业储备大量的技术信息，使企业在科技资源的占有和开发中实行可持续发展，增加市场竞争。档案工作只有通过自身，靠有为争取有位，方能体现档案工作的自身价值，体现档案工作在企业基础管理工作中的地位和作用。

3.2为适应企业改革和市场竞争而开拓创新

烟草行业发展到今天對烟草人而言，机遇与挑战并存，新的形式相应地对档案管理工作也带来了新的机遇和挑战，并提出了新的更高的要求。力量的源泉，只有在工作方法、工作手段、工作机制上积极探索，大胆创新，才能推进传统档案管理模式的改革和档案信息化建设的进案管理人员要更新知识，提高技能，努力学习和掌握现代化的先进管理方式，运用数字化、网络化技术加快信息化步伐，如文档一体化是大势所趋，档案信息数字化已初见端倪，档案工作要紧跟时代，与企业的改革同步，充分认识这片看似轻微却负有重大责任感和使命绿叶”。

虽然，档案管理工作不会给企业带来直接的经济效益，但是，一个优秀的企业会始终重视并强化档案管理工作。万丈高楼平地起，没有档案工业就不可能达到全面深化管理的目的，企业的规模有大有小，档案管理则可以以小胜大，令对手、合作者刮目相看，促进企业健康成长前，保山复烤厂的档案工作正在朝着制度化、规范化的格局发展，同时为企业的决策、生产经营和管理发挥着积极的作用。企业档案作为国事业重要的组成部分，我们应从大处着眼，从小处着手，使其成为记录企业成长史、为企业做出重要贡献的一道亮丽风景线，为促进企建设，加快企业健康、和谐发展绽放出“绿叶”的光彩！

参考文献

[1] 张斌.档案价值论[J].档案学通讯，2003（03）.

[2] 冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001.