高校行政办公自动化管理必要性研究

冯晓雪

摘 要：以高校行政管理和办公自动化概念的阐述作为基础，进一步分析在信息技术发展速度的当下，办公自动化融入行政管理领域的重要性。本文分别从实现信息共享、合理决策的需要、满足对外交流的密切需要、提高办公室工作效率、降低管理成本的需要、满足行政办公内在需要等四个方面，提出了办公自动化在高校行政管理模式中运用的必要性。

计算机与网络技术的飞速发展，更切合高校厉行节约推行无纸化办公的综合管理模式。网络技术的运用能够为高校的科学研究提供优越的平台，而办公自动化在高校教学、科研、办公等管理模式上已经产生了深刻影响。它们可以通过网络连接各类子系统迅速达到各类资源共享、信息交换的目的。不仅能提高高校行政的办公效率，还能积极推动高校办公自动化的进程。高校办公人员的计算机应用水平的逐步提高，更有利于办公人员开展日常工作、交流，例如电脑软件使用以及电子邮件等。因此，高校行政办公自动化管理是如今行政办公不可缺少的一项重点推广工作。

一、相关概念的界定

（一）高校行政管理的概念。高校行政管理是利用对高校内部行政事务管理以提高教学质量、实现教育工作为目标，充分发挥各种资源、采取科学措施、利用有效制度手段的管理形式。高校行政管理也是高校管理和行政职能进一步实现预定组织目标的一系列活动的总称，在引导高校师生有效完成各项工作任务的同时也可加强高校管理制度，完善对高校健康科学发展有着重要作用。

（二）办公自动化的概念。办公自动化（Office Automatic）简称OA，我国1985年召开了第一次办公自动化规划会议，本次会议提明确了了OA内容上的深度和广度，，了解到了办公自动化运用技术上的新变化和新发展，并成为组织不可缺的核心应用系统。OA系统面向组织开展日常运作和管理。全面实现协同工作、公文管理、表单管理、文档管理、绩效管理、目标管理、会议管理、文化建设、移动办公等工作，是员工及管理者使用频率最高的应用系统。此外，OA能打破信息孤岛，实现系统整合，成为高绩效组织的统一工作平台。

二、办公自动化在高校行政管理工作中的必要性

在网络技术不断发展的今天，教育机构特别是高校不再满足于传统、单一的行政办公管理模式，提出了实现办公自动化管理就进一步发展的必要性。然而，实现办公自动化能够解决远程操作、异地办公的问题。也能够切合“走出去引进来”的高校对外交流发展理念，更能夠提升内在发展需求，加强在高校间的竞争力。

（一）实现信息共享合理决策的需要。全国高校为的合并风潮及多校区的运转办公，使高校办公室由传统办公模式转向自动化办公模式。高校办公室工作职责是尤为关键的部分是为校领导提供准确和及时信息进行正确决策参考。办公自动化的管理模式能够弥补传统异地办公的漏洞，不仅可以将各部门的信息进行全方位、多角度的共享，更能将信息准确无误、及时地反映到领导处，既节约时间，又节约了管理成本，真正实现无边界3Any（Anywhere、Anytime、Any need）协同办公做到了提高工作质量和效率的目标。

（二）满足对外交流的密切需要。一是，各兄弟院校、国内高校相互交流日益增多，社会与高校间合作也在不断加强。那么，高校需适应社会需求，与之相互调整。毋庸置疑，办公自动化能做到校校、校地之间信息和反馈的及时有效性。二是，顺应“一带一路”倡导，我国高校需要加强高校间的国际合作。那么，大力推行和实施行政办公自动化管理首先能在借鉴国际一流大学成功经验的基础上展开的先进高等教育管理模式，来开展学习、改进的策略。其次，行政办公自动化的管理能够使国内高校把握住国际化发展机遇并加快与国际接轨的步伐。

（三）提高办公室工作效率、降低管理成本的需要。首先，高校行政办公室工作内容繁杂，主要分为三大类：文件工作、会议工作、协调工作。其中文件包括公文收发、管理查询，文书档案管理；会议工作包括会务、大型活动安排；协调工作包括领导日程安排，领导临时交办任务，信访，印章管理，信息、动态上报，对外交流，接待工作等。办公室作为学校重要的中枢部门，不仅负责学校内部各职能部门、院系的联系，还要加强与兄弟院校进行联系、沟通。繁琐的工作、巨大的信息量对办公室工作人员事务处理速度及自身综合素质提出了极大考验。行政工作通过自动化办公，可以使办公人员缩短八成的业务处理时间；各行政部门、各岗位通过自动化办公，部门之间的交叉处理工作完成率提高了近10倍。办公自动化打破现场聚集办公壁垒，实现了弹性办公，即使不在办公室现场，办公人员只要拥有一台电脑或手机通过安装VPN，就能够联系到相关办公人员顺利完成任务，这也是一个新的发展动向。因此，行政办公自动化发挥出的优势，是通过利用信息化将大部分事务性工作程序化，客观上大大提高了工作效率。其次，利用信息化办公系统高校可以在及时掌握重要信息的同时节省大量的通讯费用和差旅开支。例如，通过信息化办公可以用召开网络会议代替出差开会，不仅减轻城市交通压力，更是大大节约高校差旅经费开支。据悉，当行政办公自动化得到推广运用以来，通过电话、传真、OA 系统接洽工作及对外业务所产生的经费至少可缩减4至6成。 领导在安排工作、加强人员开发等方面所带来的效果，就更难以用数字来估量了。开展行政办公自动管理还有助于减少行政管理部门的人员编制，节省人员开支，减少人员冗乱造成的办事低效率、互相推脱的现象。此外，通过自动化办公系统的操作还能凸显出来工作人员个人工作能力和特长水平。这也是构建节约型高校的良好体现。见图示1用

（四）满足行政办公自动化的内在优越需要。高校行政办公室管理模式应与时俱进，高校人员的思想观念随办公自动化管理模式逐步更新，传统工作方式随之改变，工作节奏得以加快，工作效率得到提升。行政办公管理手段和工作环境也能获得良好改善基础。具体可以通过下面几个方面来看，一是利用行政办公自动化来做到事物处理方式信息化。办公室人员利用先进的办公设备和网络办公系统代替繁琐的人工操作事物，大量缩短了文档信息加工、处理、传递等各环节所耗费的时间；二是信息处理电子化正是办公自动化的优势，在知识迅速增长的现代社会中，通过先进信息手段辅助来提高人们各个工作环节的完成度，也满足了适应办公人员的智力结构变革的需要。三是咨询决策的智能化。大数据时代改变了人们传统的思维模式，人们在做决策时不再仅仅只是凭借感觉和经验。现在很多人已经渐渐养成一种依靠数据信息分析等来判断和决策的习惯，而且这种决策的方式更具说服力、准确性。四是指挥调度现代化，行政办公自动化可以有效减少信息的滞留现象，从而大大有效地提高信息的利用率，更加科学的为领导提供管理的必要基础保证。见图示2

三、结语

网络技术的进步不断完善办公自动化系统的功能和内涵，办公自动化已深入到社会各个角落，它正改变着高校办公室传统的事务性办公业务，改变着工作人员的观念。也为未来信息化的社会提供一个高效迅速甚至智能化的办公环境。

参考文献

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