浅谈档案现状及信息化建设的重要性

黄丽君

一、档案概述

档案是指人们在各项活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。档案是一个民族的财富，是国家发展的基础，也是社会信息系统的重要组成部分。档案作为过去，现在、将来的记录载体，是推动各项事业发展的基石，是推动整个社会的发展有着重要保障。

二、档案管理目前存在的问题

（1）档案重视程度不够。档案作为一项重要的基础资源，有着重要的社会效益和经济效益。但是，大部分时候由于单位的档案意识薄弱，对档案工作重视程度不够，对档案工作开展所需的人、财、物没有保障。同时，缺少相应的引导和宣传，使得人们对档案的影响所知甚少。导致档案的开发利用不够充分，档案事业的发展进程缓慢。

（2）档案制度不健全。强本固基，制度的完善能进一步提升档案的规范化水平。档案管理工作需要严谨的工作制度和规范的工作流程。目前，我国的档案制度在一定程度上已经有了较大的完善。但是，随着社会的发展，各种情况层出不穷。对档案的搜集、整理、利用、销毁等工作有了更高的要求。因此，制度的更新和健全显得尤为重要。同时，档案制度的建立以国家的法律法规为依据，遵循原则性、稳定性、适应性的原则。保持制度的相对稳定和连续性，一切从实际出发，切不可盲目跟风。

（3）档案人员的业务水平有待提高。目前，档案管理人员的水平层次不齐，由于对档案工作的不重视，许多单位都不设有专职档案管理的岗位，取而代之的是各个部门的兼职档案管理员。造成这种情况的原因主要是档案工作的不够重视、对档案工作的误解造成的。认为档案工作只是简单的搜集、整理、归档的工作，并没有太多的技术含量。恰恰相反，档案管理工作不但需要过硬的业务水平，可以说技术上要求也是很高的。然而，正是这种误解，导致了单位对档案工作的忽视、降低了对档案管理人员业务水平的要求。档案管理人员缺乏系统性的培训和学习，因此也使得档案工作无法深入、有序的开展。

（4）缺少切实有效的现代化管理技术。科技在进步，档案管理的也应借助科技的手段为档案事业所用。在网络化、信息化的今天，计算机网络技术已经普及，但是很多地方仍在使用老旧的管理手段，用单机版的软件、手工收集记录，这对于档案资源较多的单位是极不适应的。不仅增加了档案工作量，也加大了档案管理的困难。档案的数字化、档案软件与办公自动化的无缝对接、大数据时代档案资源的挖掘与利用，这些都是运用现代化管理手段才能得以实现的。

尽管目前存在着种种问题，但是我们仍应该坚信在不断完善的过程中，档案工作的发展一定会有着翻天覆地的变化。

如今，随着大数据时代的到来，信息化水平的提高，对档案管理的信息化和数据化也提出了更高的要求。当下的档案工作，应当不断通过信息化的手段，提升档案的利用价值，扭转重藏轻用的观念，把“死”档案做“活”，从而体现档案自身价值，彰显档案工作的重要性。

三、档案信息化建设的重要性

档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。

现代科学技术的飞跃发展，档案的现代化、信息化建设已是必然趋势。过往的档案管理理念已经更不上新时代的步伐，如何全面运用现代技术对档案资源进行整合、提炼，推进档案管理的现代化进程才是当下研究的命题。实现将档案管理重实体的现状转向重视档案信息化类型转变，加速档案现代化管理水平的进程。

档案信息化建设的核心即是信息资源的管理和利用。实现档案资源利用开发的，有助于实现更广的社会效益和经济效益。

四、如何推进档案信息化建设进程

档案信息化建设要具体问题具体分析，因地制宜，不能照抄照搬、脱离实际。信息化建设不是简单的将纸质档案数据化，而是不但要注重档案的数量，更要讲究档案的质量。从点到面，从当下到将来，将资源的服务性功能不断延伸。档案信息化建设是一项长期、全面又具体的工程，不是一朝一夕就能完成的，也不是仅靠一个人或者一个部门就能实现的。因此，在谨慎选择的同时，必须找准定位，多分析、多研究。下面就如何做好档案信息化建设工作应主要做好以下几个方面的工作：

第一，加强领导，健全工作体制。当下，对档案管理的时效性要求越来越高，势必需要建立一套健全的管理机制。然而，上至國家，下至单位，要成功建立起一套完整的档案管理机制，必须从加强领导开始。增强领导的档案意识，只有领导认识到档案管理的重要性，才能从人财物各方面为档案工作的发展保驾护航。同时，建立健全档案管理制度，根据《档案法》制定档案管理员职责、搜集、归档、借阅、销毁等一系列制度，使得档案工作当中做到有章可循、有据可依，保证档案工作流程的规范化、制度化。

第二、加大投入、“软硬兼施”。任何一项事业的发展，都离不开资金的投入。完善资金的投入机制，为档案信息化的建设提供源源不断的支撑和动力。相适应的软件、硬件，为档案信息化工作提供良好的物质基础。档案管理软件、OA自动化系统，使得档案流程电子化，有痕操作，规范了档案流程；增设扫描仪、复印机、服务器，为档案数字化工作提供便利，做到了异质备份，保障了数据的安全；按照《档案馆设计标准》建立符合“八防”（防火、防潮、防盗、防高温、防光、防尘、防鼠、防有害生物）要求的档案室，保障档案资料的安全、完整。

第三、加强培训教育，加快建设档案信息化建设队伍。从目前基层档案管理工作人员来看，很少是科班的专业人员，这对于开展档案信息化工作并不是一件好事。要改变这种情况，首先，应在提高现有档案管理人员的业务水平之外，加大培训力度，增强专业知识的提升。邀请专业人士对相关人员进行培训，改变高、中、基层的知识构成，适应档案信息化的管理要求。其次，档案信息化建设的实施，需要引进大量的档案资源及网络的基础设施，为了保障信息化的健康有序的发展，需要专门的人才从事运维等工作。因此，需要引进一批专业人才，构建一支高水准、高效率的档案队伍，加快建设档案信息化队伍的建设。

第四、做好档案信息的开发与利用。档案信息化建设是一项系统性的工程，要扩大档案信息化建设的影响力，需要进一步提炼档案的价值，做好档案信息资源的开发与利用。注重收集、归档工作，处理好档案的开发和保密的关系，不断挖掘档案内在价值，在档案开发和利用的方面提升档案服务意识，实现档案工作的社会效益和经济效益相统一。

总而言之，档案的信息化管理是传统理念向现代管理理念转变的结果，是档案事业发展的必然趋势。这是一次挑战，也是一场变革。我们需要抓住机遇，努力把档案信息化建设作为今后的一项重点工作来抓。加强领导、健全体制、加大投入、提升业务水平，为档案信息化建设打造一个良好的基础，使得档案工作稳步迈上新台阶。