航道基层单位档案管理研究

刘健

摘 要：航道基层单位档案管理工作对航道事业发展有着巨大的促进意义，航道基层单位档案是基层建设航道生产中形成的最原始的记录，它如实的记录了航道生产的全过程。加强航道基层单位的档案管理必须将其精准、细致管理理念融入其中，从而确保档案管理的质量，为鉴定航道安全生产提供重要依据。本文探讨了航道基层安全生产管理档案的特点，存在的问题及采取的相关措施。

关键词：航道；档案管理；对策分析；智慧航道

目前广东省航道基层单位主要从事航道一线的维护与生产工作，其生产对象具有特殊性，使用其生产工具复杂，面对生产环境变化多样性，管理主体多元、工程项目专业、建设实施系统、施工现場复杂的特点，航道建设生产中形成的原始的记录、文字、图表、声像，照片是至关重要，它为航道变化、航道安全生产以及后续生产鉴定提供重要依据，因此，要加强航道基层单位档案管理工作，确保航道基层档案的完整、准确、系统、规范。

一、航道基层单位档案的特点

1、涉及面广、专业性强。航道基层单位主要从事航道生产与维护工作，在生产过程中经常与供电、安监、通讯、环保、铁路、海事等单位联系，因而在生产中形成的档案具有专业性强、涉及面广等特点。

2、种类繁多，数据量大。航道生产是一项系统的工程，特别是新航标的抛设、航道疏浚、浅滩维护、船闸维护管理等一项工程从立项到项目完工，竣工验收时间长，长期的生产文件包括审批文件、变更、勘察设计、招投标文件、安全管理、竣工图纸、技术资料。在各项生产过程中涉及数据量大，项目繁多。

3、价值高，保留时间长。航道基层生产单位所记录的数据能够直观的反映航道历年变化情况，为防洪、抗洪提供最原始依据。在工程建设中，施工记录及一些掩蔽性的内容详实的记录下来，工程竣工后我们无法看到工程建设过程，也对建设过程无法进行检测。但可以通过图纸以及原始记录数据还原施工过程，要是在工程中牵扯到质量、事故分析、隐蔽工程、竣工验收，档案是不可替换的重要依据。也是将来航道维护、生产、运行管理不可缺少的参考资料。

二、航道基层单位档案管理存在的问题

（一）基层工作者未认识到档案管理的重要性。航道基层单位管辖事务范围广，基层人员队伍不大，但麻雀虽小，五脏俱全，人、财、物、业样样齐全，许多工作人员往往无法真正的认识到基层档案的重要性，究其原因主要是配备人员缺乏，人员编制落实不到位，临聘人员多，流动性大，档案管理工作无法在短期内取得经济效益，多种因素导致航道基层档案管理严重脱节。

（二）相关制度不完善。基层管理制度与执行严重脱节，目前基层航道所没有制定完善的档案立卷、归档、保管制度，致使很多材料零散，特别是一些航道工程项目建设时间较长，涉及的建管部门及建设单位多，这种现象使得一些档案不能收集齐全、整理未能达到规范化，档案编制质量可想而知，为档案的保管以及后续的查询带来很多困难。

（三）相关档案管理综合技术人员缺乏。航道档案较为特殊，特别是涉及到船闸维护、改造；航道疏浚、航道扫床等等，涉及专业技术广泛，而目前基层航道单位档案从业人员与之不相符，相关材料未能及时填写特别是一些工程技术表、施工材料原始表、工程图纸，基层缺乏既懂工程类技术专业又有档案专业背景专业技术人员，材料整理流于表象，没有得到深层次系统的归类。

（四）航道基层单位利用现代化水平不高，系统内部未能实现资源共享。基层航道档案管理管理现代化程度无法与基层航道事业发展快速发展的需求相适应，基层航道单位利用专业档案管理软件没有广泛应用。电脑的应用还只是停留于文字处理水平，对档案管理工作和经济效益造成了影响，在实践中，基层单位大多停留于纸张文件的归档，大量的图纸文件未能转化为电子文档，忽略了重要的电子文件的归档，纸张文件和电子类文件归档未能及时同步归档，航道相关档案信息没有得到充分资源共享，与智慧航道发展理念脱节，为文件的保管、查阅带来极大不便。

三、提高航道基层单位档案管理水平的对策

（一）争取领导的支持和重视，建立档案管理网络体系。基层单位的领导要充分认识到档案工作的重要性，档案管理工作在降低成本，提高经济效益有显著的作用，同时基层航道单位要在人力、物力、财力上给与大的支持，多引进复合型专业技术人才，档案管理人员要在日常的归档中把工作中遇见的问题及时反馈给领导。特别是一些工程技术方面的档案材料要将档案工作放于领导工作议事日程，并列入相关监理工作会、专业协商会等。基层航道档案管理部门应该建立由分管领导、专业项目负责人、档案人员组成，并明确每项工作中档案管理职责。

（二）建立健全的档案管理制度，确定档案材料的归档范围和归档制度，强化落实档案管理责任。上级部门及基层领导小组要切实履行好对档案的监督、检查、指导等职责；档案管理人员要加强学习《档案法》、《航道归档制度》等各项规定，充分认识到档案的重要性。作为航道基层部门的档案管理人员在学号档案管理知识的同时，应当加强航道专业知识的理会，要及时收集基层档案数据，进行合理科学分类，规范整理，让航道档案管理工作走上政策轨道，逐步形成基层航道人人重视档案工作的良好氛围。

（三）加强航道基层部业务培训，提高业务能力。航道档案专业性较强，涉及方面多，作业工具、作业场地都较为复杂，因此，一名合格的档案管理员就应具备广泛的知识面，俗话说“人无完人”，正应为如此，多参加航道业务培训是至关重要。在培养现有的人员同时，应该通过“请进来、走出去”等多种形式加强从业人员队伍的充实，加强档案数字化管理知识的培训，争做一名既懂档案，又懂技术的复合型人才。

（四）高效利用基层航道所建好的档案库，积极的引进先进的技术和设备。在信息化技术时代飞速发展的今天，基层航道档案管理工作也需要紧跟社会发展的潮流，改变档案管理理念，积极的先进的技术和现代化管理理念应用到基层航道档案管理工作中，实现档案管理工作效率得到提高的目的，不可否认，未来的档案是朝着电子档案方向的发展，只有紧跟发展潮流，才能把航道较为特殊的行业档案做好，做细，做强。

（五）加强原始资料建档及移交工作，确保档案材料齐全完整。航道涉及到工程建设方面材料较多，对基层一线的原始记录资料应当及时汇总、整理，做好归类目录时间表等，对一些中间档案资料要及时更新，杜绝死档和废档的现象发生。让基层一线档案能如实还原事实真像，为类似的项目提供详实的依据，体现档案的真实价值。

三、结语

综合本文论述，我们知道航道基层档案管理工作对航道事业的发展有极大的促进意义，可是现今很多航道基层单位未能给予档案管理工作应有的重视，档案管理工作人员都没有真正意识到档案管理工作对航道事业发展的积极作用。结合今年我所档案评估方面一些经验，提出了一系列的解决措施，希望能对以后基层航道档案管理工作提供一定的借鉴，促进航道事业的发展，为我省加快建设智慧航道发展做好坚实的后盾。

参考文献

[1]刘伟伟.试析如何创新事业单位档案管理工作[J].东方企业文化，2014（22）.

[2]李爱荣.浅谈航道工程档案的管理[J].办公室业务，2013，11：169-170.

[3]肖丽杰.浅谈如何加强重点工程档案的管理[J].兰台世界，2007，03：30.

[4]郭兰兰.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].办公室业务，2014（01）

[5]潘曰玲.努力加强工程档案的管理提高建筑档案的管理水平[J].今日中国论坛，2013，21：343.

[6]郑姣.浅议财务档案信息化管理[J].四川水利，2011，（04）：115-116.