浅谈事业单位档案信息化管理的措施

摘 要：事业单位档案管理效率能够影响到其服务职能的发挥，加强信息化管理是新时代下档案管理的重要升级。计算机网络技术的不断革新让事业单位的档案信息管理效率大增。本文首先客观评述开展档案信息化管理的重要性，针对现状中的不足点提出实施档案信息化管理的有效措施。

关键词：事业单位；档案管理；信息化

事业单位作为承担我国政府管理工作中的公共服务职能的社会机构，往往带有一定的公益性质。在长期面向社会公众的综合服务工作中，常会形成大量的工作档案。这些档案很多都需要保存较长时间，以满足后期工作之需。显然，大量档案的存放保管需要有较可靠的管理服务，档案管理水平的高低必然能够体现出事业单位的综合服务能力。在改革开放以来，事业单位的各项工作内容不断细化，工作流程不断改进，历史档案的管理也由原先的人工管理方式转变为电子化、信息化、智能化管理。随着未来我国各项事业的蓬勃发展，事业单位的档案管理全面推行信息化已成必然，如何有效开展档案信息化管理值得大家深度思考。

一、事业单位档案信息化管理的重要性

围绕事业单位的档案管理开展信息化建设，其目的是时刻紧抓档案管理工作基础，围绕信息化改造建设这一中心，大量引入计算机信息技术与手段，全面提升事业单位的档案管理水平，逐步完成无纸化、无实体化档案管理模式，逐步推行信息化、数字化管理模式。同时，档案信息化管理还要求应在事业单位内部组建运行安全、性能优越的局域网络，在该网络环境中建立事业单位的档案信息化管理系统，完成从档案收集、整理、归类、存管到档案使用的全链条式服务，让事业单位的档案管理变得更方便快捷、更安全可靠。

事业单位通过信息化建设来强化档案管理的重要性是显而易见的，一方面，档案管理效率大增。只要确保计算机硬件与软件的配套更新，就能确保计算机在安全、高速运行的基础上全面产出档案的电子文件，通过数字信息的记录与读取取代传统纸质文件的书写与阅读，确保了档案信息的高速传递，这样就增加了在单位时间内处理档案管理的数量，工作效率的提升效果是明显的。另一方面，档案管理的安全性、准确性得到保障。多年来，不少事业单位常会出现档案管理的不和谐声音，不是档案存放出现失误导致丢失和混乱，就是档案的后期使用出现信息不匹配，内容不吻合的问题，导致很多工作的开展无法完成正常程序。在实施档案信息化管理后，通过电子信息的录入自检确保信息输入无误后，计算机系统会自动进行电子文档的加密工作，同时在后台完成相关档案的归档与整理工作，实时进行自检搜索，确保计算机系统不会出现信息失窃等问题。特別是在及时更新网络防火墙、计算机病毒库等安全辅助工具后，电子档案的安全性、完整性与准确性将得到更大的保障。

二、事业单位档案信息化管理现状与有效措施

通过对国内事业单位现阶段档案信息化管理的情况进行调查，不难发现当前的档案信息化管理依然存在一定的问题。第一个问题是基于计算机网络搭建的信息化档案管理平台在实际应用中效果不足。信息化平台的建设初衷在于让更多的需要在事业单位办理业务的用户自行在网络平台上查阅历史档案与相关专业信息。事实上虽然事业单位已经在加大投资开展信息化网络系统的平台建设，但还是无法达到理想的效果，很多档案信息并没有及时录入，在时间上的新旧内容归类不清，信息的即时性与有效性大打折扣，用户对信息平台的利用率较低，使得不少事业单位很难组织平台系统的二次开发，在维护与优化上投入不大。第二个问题是现阶段的档案管理安全性还难以达标。所有信息化管理平台的建设都需要长期的维护，特别是在事业单位档案信息化管理平台建设初期，很多旧有档案信息都要重新录入转化为电子信息，工作量必然较大，不好纸质文档在此时容易混乱和丢失，这样也会导致信息库中的信息出现遗漏错乱等安全隐患。与此同时，已经录入平台的档案信息还可能因加密不稳定、技术不先进等原因遭受计算机病毒、网络黑客等侵扰，出现非人为性的信息泄露。

为强化档案信息化管理效率，以上问题亟待解决，可从几方面措施来加强：

（一）不断完善信息化管理平台与系统

第一，事业单位档案管理的目标要明确。档案管理要同事业单位的职能工作同步进行，体现与时俱进。要顺应时代发展要求，主动建设智能信息化管理平台。积极建立健全各项管理制度，在思想、行为等方面对工作人员形成约束，加强对工作任务的分工与考核。第二，信息化管理平台与系统的性能是否优越，受到计算机硬件与软件质量水平的影响。现阶段的信息化管理平台都是内部与外部互通的网络架构，因此不能将信息化管理平台设计成仅限档案管理部门的系统，而是应该在事业单位各部门之间形成有效链路，确保各部门均能直接进入信息化管理平台，同时，事业单位之外的其他用户及外来信息也应该通过各种高速信息通信网络实现连接。

（二）不断提升档案管理资源的网络开发水平

事业单位的档案信息属于不容忽视的重要资源，在加强档案信息化管理的同时开展档案资源的开发管理是十分必要的。一旦所有的档案信息资源出现缺漏，档案信息化管理也就无安全准确性可言。第一，应加强档案目录信息资源的建设管理，必要的情况下应对事业单位不同部门中的分散信息进行汇总。第二，事业单位的档案信息在使用数字化手段进行处理后，能够将各种存储档案实体逐步转变为信息源，所有的数据对象都需结合技术措施提升数据对象的完整准确性。第三，存储在信息化管理平台中的档案信息，还需要按照平台设置规则进行再处理，力求将最简版本最终呈现在档案信息使用者面前，提升工作效率。

（三）不断提升档案信息资源的安全性

事业单位的档案信息化管理建设需要日积月累的渐进过程，短时间内要达到理想效果并不容易。由于初期在纸质文件与信息平台之间的数据导入存在遗漏的风险，所以必须加强对安全性管理的重视。要对全面实施信息化管理的网络建设安全问题提高重视，特别是要做好各种档案信息的数据备份；周期性开展网络病毒库的更新，对病毒木马进行查杀；工作人员还应该提升信息平台的查阅使用权限设置，着重加强各种加密技术的研究与应用。

（四）不断增强档案信息化管理人员的素质技能

事业单位的档案信息化管理人员的专业素质会直接影响到档案管理的效率。人员队伍的素质越高，能力越强，档案信息化管理的安全性、准确性就会赢得越理想的成果。事业单位的档案管理部门应该慎重对待专业队伍建设问题，将人员的培养及考核纳入阶段性工作中，通过筛选培育出一支思想积极、技术过硬、创新进取、乐观热情的档案管理队伍，不断强化档案信息化管理的高要求与高标准。

三、结束语

得益于计算机网络技术的不断革新，档案管理的信息化程度成为事业单位档案管理的一大关注重点。档案信息化管理在简化流程、提升效率、缩减耗时上优势明显。鉴于事业单位档案信息化管理所存在的不足，应着重从完善信息化管理平台、提升资源网络开发水平、提升信息安全性、增强人员素质技能几方面加以改善。

参考文献

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[2]李红. 浅谈事业单位档案管理信息化建设[J]. 黑龙江科技信息， 2013（7）：165-165.[3]赵丹. 浅谈事业单位档案管理信息化的建设与发展[J]. 城建档案， 2015（11）：23-24

作者简介

刘林松（1978-），男，汉，山东省滨州市，职称：档案管理员，学历：本科，主要研究方向：档案管理