行政事业单位财务档案管理存在的问题及对策

摘 要：企业的发展离不开各部门的努力，尤其是财务部门。财务部门不仅需要负责该企业经济方面的业务，而且还需要管理会计档案。随着时代发展进程不断加快，企业财务人员工作不再需要通过算盘和账本来进行计算和记录，而是变为了现在的计算机进行管理财务。利用计算机等高科技技术来管理财务，不仅可以加快工作效率，而且还更便于整理和保存。财务管理人员做好财务电子档案的归档工作，是信息时代档案管理工作中重要的组成部分。本文主要介绍了行政事业单位会计档案管理出现的一些问题，并就这些问题提出了解决方案，以期为财务管理人员提供帮助。

关键词：行政单位；档案管理；问题；对策

一、行政事业单位会计档案管理存在的主要问题

行政事业单位工作人员在管理会计档案时会出现许多问题。首先是公司领导人员对会计档案工作不够重视。其次，会计专业资料归档不全的现象时有发生。再者就是会计档案管理的不够细致。最后就是各企业在接受会计业务检查时监管不严。

（一）思想重视不高

会计档案管理中出现的问题主要是企业高级领导人对会计档案管理缺乏思想上的重视。第一，很多领导人员对单位财务管理方面不了解，在思想上就认为会计档案管理是一件费力还不讨好的事情，使得会计工作和会计档案出现分离情况。由于企业高级领导人对会计档案管理不重视，使得招收的会计档案管理人员缺乏管理能力，不能够做好会计档案管理工作。同时企业没有定时给会计档案管理人员进行训练，没有更新他们的专业知识。第二，缺乏专业训练的会计档案管理人员在进行归档时不熟悉基本的操作，没有归档的标准，最终就不能够达到会计档案的要求。第三，一些企业的会计档案管理人员不懂得变通，不能够将企业的实际情况与国家规定相结合，从而不能制定出符合该公司的会计档案管理制度。还有一些单位就是有制度，会计档案管理人员也不遵守。另外，还有一些新的档案没来得及制定相应的制度去管理。

（二）资料收集不全

会计档案管理中还有会计资料收集不完整的问题。第一，有些公司只注重重要的会计资料归档，像账目报表、会计凭证等，对于其它的会计资料整理就忽略了。这样做的后果不仅会影响会计资料的再利用，而且还会导致会计档案不全。第二，少数公司在进行会计档案的管理时，没有按规定要求来做，在保存电子文件时没有按期限和机构分类。第三，会计档案管理需要借助计算机等设备，但是计算机的更新换代很快，许多公司未能将好的软件系统保留下来，这样就不可以调阅。

（三）档案管理不细

会计档案管理中档案管理不够细致是一个重要问题。第一，一些公司没有把会计凭证装订起来只是随便乱放，还有一些公司不按照规定要求装订。第二，账本装订有问题，没有页码和封面，也没有按照月份依次装订，这样账目报表就显得很乱。第三，会计档案没有分类归档，而是全部放在档案盒显得很零散。第四，很多公司财务管理严格，要求做好保密工作，有些会计档案管理人员在利用这些档案时很不方便，这样不能发挥会计档案应有的作用。第五，会计档案存放的量越来越多，使得管理人员不能快速找到需要的档案。同时，有些会计档案虽然到了保存的日期，但还是没人敢动它，不敢去销毁掉。

（四）监管力度不够。

会计档案管理中还存在监管力度不严的问题。在进行检查会计方面的工作时，相应的检查人员基本不会将会计档案规范管理纳入检查的对象。在公司内部，会计档案管理是不被重视的，它也不是财务管理的必须环节。因此，各企业没有把会计档案管理融入到财务管理工作中，也没有健全会计档案监管机制，这样最终会导致会计档案管理水平下降，不能高效应用会计档案。

二、加强行政事业单位会计档案管理的建议

对于会计档案管理上出现的一些问题需要及时采取措施。为了提高行政事业单位会计档案管理水平，首先就要有一套完善的会计档案管理制度。其次就要提升会计档案管理员的专业素养。再就是要规范会计档案，重视会计档案的开发和利用。最后就要加强会计档案管理。

（一）健全会计档案管理制度

为了提高企业的会计档案管理水平，就要有一套完整的会计档案管理制度。建立适合于该公司的会计档案管理制度，第一要将企业的实际情况和国家会计档案管理法结合起来。第二要建立良好的财务档案归档制度，该制度要包括整理方法、保存要求、归档步骤、归档范围等。第三，要完善档案的安全保密制度，选择科学的方式来管理档案，要责任到人，保证档案不会损坏，确保档案的机密。第四，要建立会计档案管理责任制，这样才能各司其职，把会计档案的各项工作都做好。第五要建立会计档案管理奖惩制，对管理好的人员进行奖励，对管理差的员工进行教育。

（二）提升会计档案人员素质

为了提高企业的会计档案管理水平，就要提升会计档案管理人员的专业素养。第一，会计档案管理员要依法管理会计档案，要增强会计档案人员的法律意识。同时，企业领导人要将会计档案管理列入工作中。第二，要多加培养会计档案管理员，要增强他们的专业知识，要教育他们热爱企业，多为企业做贡献。第三，要改善会计档案管理人员的工作环境，多添加些新设备如空调、打印机、计算机等现代办公用具。

（三）规范会计档案整理归档

为了提高企业的会计档案管理水平，就要规范整理会计档案。第一，要及时整理装订会计档案，会计凭证不能随意乱放，要装订好后放入档案盒中。只有保护好会计档案，才能使它的寿命变长。第二，将电子档案打印后按一定的分类方式整理好后装订成册再保存下来。在会计档案室要做好防火工作和防磁工作，避免纸质文档和电子文档出现问题。第三，要规范保存会计档案。对于有综合档案室的公司，会计档案能让财务部门暂时管理一年之后就可由综合档案室保存。对于没有综合档案室的公司，财务部门要让兼职员工好好管理会计档案。

（四）注重会计档案开发利用

为了提高企业的会计档案管理水平，就要重视会计档案的开发利用。第一，要做好会计档案查阅记录，对于借出的档案要写借阅人名字、借的时间以及送还时间。第二，要做好档案目录工作，便于使用人员检索。第三，要清点好财务档案的账目本，各种账簿要分类好，便于后面使用。第四，好好分析财务账本的数据，将其中存在的问题上报给企业领导人，以便他们及时解决。第五，对于会计档案的销毁工作要认真落实。会计档案员要和财务部门一起完成会计档案的鉴定工作，将有用的会计档案保留，对于没用的会计档案就可以进行销毁工作。

（五）强化会计档案监督管理

为了提高企业的会计档案管理水平，就要重视会计档案的监督管理。只有加强了会计档案管理监督工作，才能将会计档案的价值表现出来。企业内部要紧抓会计档案监管工作，只有长期管理才能形成良好的氛围。

参考文献

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[3]田海艳.行政事业单位财务会计档案管理问题及对策[J].网友世界·云教育，2014（15）：96-96.

作者简介

李玉婷（1979-），女，漢族，山东日照莒县，大学，当前职称：助理馆员，研究方向：基层财会档案管理方面