浅析地铁工程档案分类编号方案

贺星星

摘 要：地铁工程档案分类编号方案是档案整理不可缺少的指导性文件，是编制档号和顺序排列的关键，是进行档案信息化管理及准确检索利用档案的前提条件。本文以成都地铁为例，分析大流水号法编号方案与专业分类编号方案的优缺点，寻找更翔实、更适用于地铁企业的档案分类编号方法。

关键词：档案管理；分类；编号方案

地铁工程档案就是在地铁工程建设过程中形成的具有保存价值、直接反应地铁工程全貌的历史记录。

地铁工程建设从规划、设计、土建施工、装饰装修、设备安装、调试到运营是一个多专业、多门类的系统工程，一条线路的参建单位上百家，光竣工阶段档案就多达万卷。因此地铁工程档号分类编号方案是档案整理不可缺少的指导性文件，要管理好地铁工程档案，首先要对地铁工程档案进行准确的分类，编制一套翔实、可行的地铁工程档案分类方案。

地鐵工程档案分类主要是根据地铁档案的内容性质、形成特点和利用习惯，把地铁建设所形成的全部档案划分为具有一定的逻辑关系的类目体系，也就是将地铁工程档案区分为不同类别的逻辑方法，便于科学地管理和开发利用。

成都地铁运营有限公司成立后，档案分类编号一直采用大流水号编号方案，为档案整理提供了不可缺少的指导依据。该方案编号简洁、排架方便，便于统计，但随着后续线路及延伸线档案的接管，运营维保对档案利用频率的增加，该分类方案的缺点也逐渐显露出来，在查找利用上不再是那么得心应手。

1 现用档案分类编号方案优缺点分析

在大流水号编号方案中，基本建设类的二级类目按地铁工程线路（首期工程和延伸线工程分开）先后顺序用大流水编号设置；地铁工程类的三级类目按工程阶段顺序设置，四级类目按建设项目档案接收先后顺序设置。该方案的优点在于竣工档案按照线路和建设项目归档先后顺序进行流水编号排列，有利于分配档号和档案的排架管理。

其缺点是分割了各专业档案间的关联性，一方面同一线路首期工程和其延伸线工程档案的档号可能相距甚远，例如1号线一期档案二级类目编号为11，而后续接收了2号线一期（二级编号为12）等档案，待到接收1号线二期档案时其二级类目编号就排到15，1号线三期的为19，同样3号线一期档案的二级类目为16，3号线二期的为25，4号线一期的为14，4号线二期为21，同一线路不同时期建设的档案不连续排列，相隔较远甚至不在同一个库房。

另一方面，四级类目的项目顺序号也是根据标段归档的先后顺序号进行排列，谁先移交先排谁的号，可能001是土建1标工程项目，002是供电工程项目，后面的003又是土建2标工程项目，然后004是通信工程、005是装修工程、006又是土建工程……各工程项目档案排列没有明显的规律性。如此，档案检索十分依赖档案编号，难以根据线路和专业属性在相邻案卷中查找关联档案；如果档案著录的主题词不完整或不准确，也会大大影响检索效果。

可见采用大流水号编号法同一线路不同时期建设、同一专业的档案不连续排列，甚至不在同一个库房，如要利用同一线路同一专业主题的档案可能跑几个库区。

2 优化编号方案

运营维保是以整条线路为单位管理，各专业利用档案时不再考虑档案属于几期工程或某某标段，而且运营一线员工也不关注所需档案属于什么工程、什么标段，他们只关心需要哪条线路、哪个专业、哪个车站的档案。因此，为了提高档案实际的检索效率和档案利用的便利性，我们对档案编号方案进行了优化调整。调整后的编号方案依然遵循档案来源原则，保持档号的简洁性和易于识别，调整重点在于结合档案内容和形成规律，更加突出地保持档案之间的历史联系和问题的有机联系。

一级类目设置保持不变，地铁工程档案仍放在基建类。

二级类目按照线路设置，各条线路下不再区分一二三期，线别号包含其延伸线。线别号代码用阿拉伯数字表示，1号线为1，2号线为2，10号线为10，依此类推。

三级类目根据专业性质，兼顾来源原则划分为土建、装修、系统、其它4类。如同一标段涉及几个专业的，其档案应按专业组卷，分别列入不同的三级类目下编号排列，其中综合性和交叉性文件归入改标段的主要专业下，在其余专业中注明互见号。

四级类目中土建、装修专业按车站顺序排列，系统专业按专业顺序排列。同一条线路二三期建设项目的案卷接着一期工程档案四级类目顺序号排列。

为了便于信息化检索和排列，编制档号主要采用阿拉伯数字，用阿拉伯数字无法表达清楚时再加英文字母混合编制，比如C代表初步设计文件，S代表施工文件，J代表竣工文件，Z代表综合文件。

专业代码也用阿拉伯数字表示： 1为土建专业（含轨道、人防防淹门），2为机电装修（含风水电），3为系统专业（含高压供电、通信、信号、综合监控、AFC、屏蔽门、电扶梯等），4为后期零星工程和技术改造等项目。

编号示例如下：

此方案将地铁工程档案划分成线路-阶段-专业-车站的树形结构，型式简单，一目了然，便于理解和编制。该方案优势在于能把同一线路及延伸线下各专业的档案紧密地排列在一起，有利于运营维保对各线路和专业的查找利用和管理，非常便于专题性利用。但缺点是档案排架时需要预留延伸线档案的排架空间，如预留空间不准确，会造成大量的倒架工作。

一套编号方法的优劣，不在于它有多复杂的构思，有多高深的技术含量，而在于他的功能效率和编制效率。方便查找利用时档案管理最终目的，对于企业一线的利用者，只有快速便捷的查找服务才能让他们感受到档案管理的水平与效率。

通过实践探索，笔者认为地铁企业应充分考虑运营维保中对档案的实际利用情况，对各条线路档案的利用需求不受工程一期或二期的限制，且专业性较强，故将各条线路及其延伸线的档案放到一起，按专业集中排列，可以大大地提高档案检索效率，提高查全率、查准率。

参考文献

[1]戴颖.地铁工程档案分类方案及编码之探析[J].城建档案，2011（12）：41-42.

[2]张胤生.基层城建档案编号方法探索[J].城建档案，2018（01）：83-84.