探究国企人事档案电子化的管理优势、风险及其防范

摘 要：随着科学技术的快速发展、信息时代的真正来临，人事档案管理的受重视程度不断提升，电子化的人事档案管理模式也逐渐在我国国有企业开始普及，基于此，本文简单介绍了国企人事档案电子化的管理优势，并结合国企人事档案电子化的管理风险，提出了相关风险的应对策略，希望策略内容能够为相关业内人士带来一定启发。

关键字：国企；人事档案；电子化

虽然人事档案电子化管理具备多方面优势，但其本身具备的双刃剑属性却不容忽视，这种属性的出现是由于电子化管理往往面临着多种安全风险，而为了尽可能降低这类安全风险，正是本文围绕国企人事档案电子化的管理优势、风险及其防范开展具体研究的原因所在。

1 国企人事档案电子化的管理优势

1.1简单、便捷

总量庞大的员工人数、档案信息量使得传统的人事档案管理很难满足国有企业的相关需要，但具备多方面优势的电子化人事档案管理却并不会受到这类情况影响。笔者在实际工作中发现，电子化人事档案管理仅需要结合已有的结构化管理系统即可轻松实现人事档案的分类保管。而在查阅人事档案信息时，国有企业人员可在网络软硬件支持下快速查詢相关信息，同一时间查询多份档案资料并进行对比的需求也能够由此满足，可见人事档案电子化管理具备的优势[1]。

1.2功能全面

电子化人事档案管理具备着强大的计算和存储功能，而随着近年来科学技术的快速发展，电子化人事档案管理与传统人事档案管理间存在的差距还将进一步拉开。2017年多家美国大学联合研制成功了比人脑运算快1000倍的类脑光子芯片，如果将该芯片用于国有企业人事档案电子化管理，该管理的计算和存储功能还将进一步提升。值得注意的是，除计算、存储外，电子化人事档案管理还具备录入、整理、分类、包括等优势功能，这些就更好证明了电子化人事档案管理的功能全面优势。

2 国企人事档案电子化的管理风险及防范

2.1管理风险

国有企业人事档案涉及信息直接关系着企业人力资源结构、员工个人隐私，但在电子化人事档案管理的推进中，人事档案管理工作产生的一系列新型管理风险不容忽视。

2.1.1安全隐患难以消除

物理网络、内部网络、外部网络均有可能引发国有企业人事档案电子化管理风险，这类安全隐患的具体表现如下所示：（1）物理网络。天灾、地震、人为断电属于较为典型的物理网络带来的安全隐患，很多国有企业因此出现了人事档案资料遗失、泄漏问题，这类安全隐患必须得到高度重视。（2）内部网络。国有企业工作人员操作不善很容易引发内部网络安全隐患，防火墙等连接局域网的网络软硬件、内部网络共享、来历不明的存储设备属于这类安全隐患的主要来源。（3）外部网络。虽然国有企业大多会明文禁止内部局域网络的外接，但企业员工不严格执行企业要求、Windows系统本身存在漏洞、黑客和网络病毒攻击均有可能对人事档案信息造成安全威胁，2017年在全球范围造成严重危害的比特币病毒便属于其中代表[2]。

2.1.2档案人员存在认识问题

虽然近年来国有企业对人事档案管理的重视程度不断提升，但一些国有企业还是存在采用兼职档案工作人员或专职档案工作人员专业水平欠缺的问题，很多档案工作人员因此缺乏对档案保密性的认识，由此引发的企业保密信息泄露很容易对国有企业的发展造成不可预测的影响。此外，专业水平欠缺的档案工作人员也将影响人事档案资源的利用，这点也必须得到国有企业关注。

2.2风险防范措施

2.2.1建立档案信息化安全保障体系

为较好应对国有企业人事档案存在的诸多安全隐患，本文建议企业建立档案信息化安全保障体系，该体系应围绕硬件设施安全、档案信息安全、网络安全、病毒防范四方面展开，体系建设的具体内容如下所示：（1）硬件实施安全。定期检查企业档案管理工作使用的计算机、服务器、路由器等硬件设施，同时关注大型服务器、网络设备的安全情况，计算机房间、档案库房是否存在线路老化等安全隐患也应得到重点关注。（2）档案信息安全。需重点关注未授予权限、非法的用户进入国有企业档案管理信息系统，档案管理人员可使用硬盘加密、数据加密、系统加密措施保证档案信息安全，同时需定期开展容灾备份工作，以此保证地震、火灾等突发自然灾害不会对档案信息资源造成不可逆转性破坏。（3）网络安全。国有企业档案工作人员必须对网络安全予以高度关注，这种关注需首先保证国有企业实现内部网络与外部网络的隔离，以此保证涉及企业机密、员工个人隐私的档案存放于内部网络，这一过程中需严格设置个人权限，档案的借阅必须得到高度关注。值得注意的是，有能力的国有企业应依托自身档案信息管理系统着重开展用户管理、授权管理、安全策略管理。（4）病毒防范。病毒、木马程序、黑客均可能对国有企业人事档案带来威胁，国有企业人事档案电子化管理进程也很容易因此受到制约，因此国有企业必须安装专业化防毒软件，并定期检测、处理病毒，以此进一步降低安全风险。

2.2.2培养高素质档案人才

高素质档案人才的培养应围绕以下两方面开展：（1）安全教育。档案工作人员是国有企业人事档案电子化管理的主体，因此国有企业需保证档案工作人员具备防范风险的安全技术，同时结合经常化的安全教育普及防护知识，即可保证企业全体工作人员都能够认识到保证档案安全的重要性，上文提及的多种安全隐患将由此得以较好消除。（2）素质提升。档案工作人员必须具备较高的专业素质，因此国有企业可采用与高等院校进行联合培养、直接从社会中招聘专业人才、提供深造学习机会等策略，同时还可以鼓励档案工作人员积极参与线上、线下培训活动，由此实现档案人员人员的综合素质提升，即可较好夯实人事档案电子化管理基础。

3 结论

综上所述，国企人事档案电子化管理具备多方面风险。而在此基础上，本文涉及的建立档案信息化安全保障体系、培养高素质档案人才等策略建议，则能够较好满足国企人事档案电子化管理发展需要。因此，研究在国企人事档案电子化管理的探索中能够发挥不俗的参考作用。

参考文献

[1]关英慧.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].现代国企研究，2017（14）：184.

[2]汤男楠. 企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学，2017.

作者简介

李云（1973-），女，陕西西安人，本科，助理馆员