新形势下事业单位兼职档案管理人员需要具备的四种意识

王运德

摘 要：随着新时代的到来，档案管理工作也应该积极适应形势的发展，作为兼职档案管理人员，也应该与时俱进，牢牢树立起学习、大局、保密、服务等四种意识，更好的为单位和职工服务。

关键词：事业单位 档案管理 意识

档案管理在事业单位中起着重要的作用，往大处说，工作规划、证件等资料影响着一个单位的顺利运行，影响到各项工作的延续和开展，往小处说，人事、工资等信息资料影响着单位的每一个人。所以说，档案管理工作意义重大，从事档案管理工作责任重大。实际工作中，在事业单位中，除了在高校、医院等大的单位有专门的档案管理机构和专职档案管理人员之外，大多数的单位档案管理工作为兼职。随着时代的不断发展，档案管理工作也应该积极适应形势的发展，作为兼职档案管理人员，也应该与时俱进，牢牢树立起学习、大局、保密、服务等四种意识，更好的为单位和职工服务。

1、学习意识

终身学习，已经成为了人们的共识，无论从事什么工作，都要不断加强学习，提高自己的思想觉悟和业务工作能力。作为兼职从事档案管理的人员来说，有更加艰巨的学习任务，要自觉树立学习意识。要在做好“本职”工作业务学习的同时，学习档案管理的专业知识，做一名兼职而专业的档案管理工作者。要不断学习新的档案管理法规和规范，还要增强学习的系统性和全面性，要有计划地学习档案管理工作的基础知识，还要加强学习的针对性，重点学习与本单位工作密切相关的、或者本单位产生较多的档案的归档、管理知识。要积极适应信息时代对加强对档案信息化管理的要求，提高利用现代化技术手段管理档案的能力。在学习的过程中，注意理论与实践相结合，采用阅读专业书籍、网上学习、向别人请教等多种形式进行学习，在丰富理论知识的同时，积累工作经验。笔者在学习过程中发现，大多档案信息网，都开辟有学习专题，是很好的学习平台。以“山东档案网”提供了档案管理制度、档案保护技术、归档文件整理、档案信息化管理等视频内容，可以说是“一对一”、“手把手”地教，对我们尽快熟悉并开展档案管理工作有很大的帮助。

2、大局意识

在一些基层事业单位，往往是一人身兼数值，档案管理工作多数由办公室工作人员兼任。众所周知，办公室是事务最繁杂、工作头绪最多的部门。在办公室工作人员中，往往一个人负责单位的人事、财务、党建、工青妇、文书等工作，再兼职做档案管理工作，无疑是“雪上加霜”。特别是年底和年初，更是“焦灼”时期，既要对负责的其他工作进行总结、计划，要上报各种报表，准备各种材料，又要对一年来的档案进行集中整理、归档，众多的工作，就有了大量的责任和压力，难免会出现急躁情绪，影响工作。因此，作为兼职档案管理人员，要牢固树立大局意识，调整好心态，统筹安排各项工作。要摒弃兼职工作是次要的工作思想，像对待本职工作一样对待档案管理工作，只有这样才能以良好的心态、积极的态度去做好这项工作。要认真总结历年来的工作经验，形成规范和程序，达到事半功倍。还要积极支持单位领导和同事对档案管理工作的重视和支持，督促他们按时提交各种档案资料，保证整档工作能够按时、保质保量的完成。

3 保密意识

在事业单位从事档案管理工作，不可避免要接触带有各种密级的文件资料，做好保密工作是档案管理人员的基本要求之一。《中华人民共和国档案法》第十四条规定：“保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。”具有较强的保密意识是做好档案保密工作的前提，作为档案管理人员，首先要熟悉保密工作的有关法律、法规，主动学习《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》、《国家秘密保密期限的规定》等内容，还要注意从反面进行警示教育，了解因为失泄密工作而被处理、处罚的典型案例，进一步提高自觉做好保密工作的意识。在提高保密意识的同时，要将保密工作做到实处。要加强制度建设，完善涉密档案收录、查阅、清退、销毁等制度，并严格遵照执行。在物防方面，要购置保密档案柜，做到涉密文件一律入柜保管；在技防方面，要加装红外、监控等报警设备。需要强调的是，一些经常接触涉密档案的单位，保密意识比较强、制度比较健全、工作比较规范，相對来说不容易出现问题。而一些偶尔接触涉密档案的单位和人员，可能由于重视程度不够，流程不够完善，而出现问题。对于这样的单位，要尽快建立完善各项制度，督促有关人员及时办结文件，按时到发文单位清退文件，避免留下工作隐患。

4、服务意识

档案利用是档案整个过程中最终环节，国家政府，以及档案馆工作人员，为档案所作的一切努力，包括档案安全保护最终目标就是能服务于现代化建设，服务于国家、服务于人民群众。作为事业单位的档案管理工作来说，其目的就在于为领导决策提供依据、为单位工作执行提供服务、为单位职工个人提供帮助。档案管理人员要牢固树立主动服务意识。积极完善服务方法，提高服务质量。要在不断学习、不断熟悉档案业务的基础上，积极进行创新，提高档案管理和利用的效率。要充分利用现代化技术手段，建立起电子检索目录，提高档案查阅速度。工作过程中，既要坚持原则，照章办事，又要主动、热情、及时、准确、全面、周到地为档案使用者提供帮助。

只要不断加强学习，牢固树立大局意识和责任意识，健全并严格执行档案管理制度，树立档案工作就是服务工作的意识，就能做好兼职档案管理工作，保证单位各项工作地顺利开展。