浅谈国有企业办公室档案管理

胡明烨

摘 要：办公室档案管理作为国有企业管理体系中的关键环节，其管理效率与管理质量将直接关系到企业的未来发展。本文主要从国有企业办公室档案管理入手，分析办公室档案管理存在的问题，并提出可靠对策来提高办公室档案管理工作的效率，进而为国有企业的可持续发展奠定基础。

关键词：国有企业；办公室档案管理；问题；对策

近年来，随着国有企业改革的不断深入，使得其档案数量也日益增多，并且进一步提升了办公室档案管理要求[1]。但是现阶段的国有企业办公室档案管理工作，却或多或少的遗留一些问题，既影响到了国有企业决策的科学性与实效性，同时也为国有企业的多元化发展进程造成了阻碍。基于此，怎样做好办公室档案管理工作，保证档案文件的安全，就成为目前国有企业档案管理者需要重点探讨的问题。

一、国有企业办公室档案管理现状及存在的问题

在2010年4月1日由国资委办公厅印发并实施的《关于新形势下加强中央企业办公室工作的指导意见》中就国有企业办公室档案管理做出了明确指示，要求相关企业按照《国家档案局国务院国有资产监督管理委员会关于印发〈关于进一步加强中央企业档案工作的意见〉的通知》（档发〔2009〕6号）中的相关要求及规定，加强档案基础管理，健全档案工作制度，理顺档案管理体制，紧抓档案归档、查询以及编研等环节质量，积极推行档案管理的信息化建设，从而切实提高办公室档案管理的能力与水平。加强办公室方案管理已成为现阶段国有企业的一项重要任务[2]。然而国有企业办公室档案管理工作中却存在不少问题：

1、人员素质方面的问题

结合以往办公室档案管理经验来看，我国很多国有企业负责办公室档案管理工作的人员大多为兼职，他们本身并不具备十分扎实的专业知识。很多办公室档案管理工作人员甚至没有进行过系统性的学习，既缺乏专业的理论知识，同时有不具备必要的工作技能，这些都成为国有企业办公室档案管理工作效率难以提升的关键。另外，有些办公室档案管理人员道德水平不过关，对于自己的工作总是抱着得过且过的态度，使得档案资料的管理不能做到细致入微，很多时候应付了事，从而影响到办公室档案作用的发挥。

2、管理制度方面的问题

第一，档案人员管理制度存在缺陷。在国有企业管理中，常常会出现其他部門兼任办公室档案管理工作的现象，这恰恰是档案人员管理制度不健全的真实体现。这些人员将自己的大部分时间与精力放到了本职工作上，再加上缺乏制度约束，致使办公室档案管理水平总是处在较低层面；第二，档案管理制度存在缺陷。通过办公室档案，企业管理者可以对企业经营状况以及人员工作状态等有所了解。但是很多国有企业在档案管理制度建设方面仍有待提高，包括档案的收集、分类、归档、调档以及保密等环节，都缺乏健全的管理制度作支持，从而导致档案资料丢失、缺损等问题的频繁发生，影响到办公室档案的完整性、真实性以及保密性。

3、信息化建设方面的问题

积极推进信息化建设是现代企业发展的必然趋势，对于国有企业而言更是如此。但是在现阶段国有企业发展过程中，部分企业的办公室档案管理的信息化进程十分缓慢，甚至与社会发展严重脱节。自进入到信息时代以来，互联网等先进技术的渗透，要求国有企业改变办公室档案管理模式与方式方法，实现档案管理工作的高效化。然而部分企业依然固守传统观念，采用人工管理的形式进行办公室档案管理。还有些企业虽然进行了信息化建设，但是疏于对设备的维护，导致办公室档案管理效率较低，影响到整个档案管理工作的效率。

二、新时期国有企业加强办公室档案管理的对策

1、加强档案管理人员培养，提高办公室档案管理效率

在国有企业办公室档案管理中，专业管理人才的短缺是普遍存在的问题，并且制约这办公室档案管理工作的有序展开。对此，国有企业应该转变以往的错误观念，提高对办公室档案管理工作的重视，加大对档案管理人员培养的投入支持力度，根据实际需要定期或不定期的组织档案管理工作人员参加专业技能培训[3]。除此之外，在培训结束后或者平时工作中，也应该定期对档案管理人员的专业技能水平以及工作态度等进行考核，保证档案管理人员具备过硬的职业技能，拥有端正的工作态度，以积极负责的状态对待办公室档案管理工作。只有档案管理人员的综合水平可以得到显著提升，才能实现办公室档案管理工作的进步。

2、不断改进与完善办公室档案管理工作体制机制

随着国有企业的不断发展，办公室档案也会随之增多，并且需要持续加大对办公室档案管理的投入，比如人力、物力以及财力等。与此同时，企业领导也需要重视和支持办公室档案管理工作，将其放在企业管理的重要位置，还要把办公室档案管理工作与企业的长远发展联系起来，为其配备专门的管理人员以及相应设施，保持它的先进性与独立性。除此之外，针对办公室档案管理还可建立相应的监督部门，以保证办公室档案的准确与完整。另外，专业的人才建设机制才是确保办公室档案管理工作顺利进行的关键，对此，除了要配备专业档案管理人员之外，更重要的是要建立科学的激励机制，明确各部门及人员的权、责、利。在办公室档案管理工作中，表现突出的员工应获得一定精神或物质奖励，工作失误多的员工也需要进行相应惩罚，以此来调动员工的工作积极性，强化其责任感，更好地帮助办公室档案管理工作的安全有序进行。

3、积极推进办公室档案管理信息化建设进程

在国有企业办公室档案管理工作中，合理的运用先进的网络电子信息化技术，加快信息化建设进程，不仅可以将国有企业内部各类档案资料按照类别进行分类管理，同时还能更加准确而高效的对那些相对复杂的档案资料进行处理、保存。另外，利用信息化技术，办公室档案管理人员可以对各类档案资料进行补漏，避免办公室资料长期堆积。基于信息化技术的办公室档案管理模式，既保证了档案管理的效率，同时又能大大节省归类整理档案文件资料的时间与精力，使资料检索变得更加便捷。值得注意的是，由于档案管理的目的是为了实现资源共享，充分发挥档案信息的价值。所以，办公室档案管理的信息化建设，主要应从档案资源的信息化入手，具体来说：第一，相关档案工作人员需要利用先进的信息技术，实现对档案信息的自动化处理，进而使档案信息的一体化管理得以实现，并为档案信息的高速检索奠定基础；第二，将数字化存储技术运用到不同载体上，并利用信息技术将此信息进行合成，形成新资源，让档案信息的表现形式不再单一；第三，利用信息技术实现办公室档案信息资料的远距离、无障碍传输，完善信息资源的共享。加强办公室档案资源的信息化建设，可以大量存储信息，同时又能避免纸质档案字迹模糊、老化或者损坏等问题的出现，进而有效降低档案管理成本。

三、结语

总之，办公室档案管理工作的质量与效率，与国有企业的未来发展有着紧密关联。所以，为切实提高办公室档案管理工作水平，相关企业就需要加强档案管理人员培养，提高办公室档案管理效率，不断改进与完善办公室档案管理工作体制机制，积极推进办公室档案管理信息化建设进程，在提高企业核心竞争力的同时，为国家的经济建设打下坚实基础。

参考文献

[1]王少姝. 关于如何提升办公室档案管理工作效率的思考[J]. 经济管理：全文版， 2016（5）：00209-00209.

[2]李华. 提高办公室档案管理工作效率的途径[J]. 中国科技投资， 2016（24）.

[3]杨远琴. 浅谈国有企业档案管理工作存在的问题及对策[J]. 办公室业务， 2017（17）：90-90.