企业电子文件归档与电子档案管理

罗平杰

摘 要：本文从档案管理信息化的相关概念谈起，然后就档案管理信息化建设的任务和内容进行说明，最后对信息时代下档案管理工作创新中所面临的问题和对策进行剖析。依此来探讨如何通过加快档案信息化建设来促进信息时代下档案管理工作的创新。

关键词：信息时代；档案管理；创新；信息化建设

一、檔案和档案管理

（一）档案概念

关于“档案”一词，历史上各个朝代称谓不尽相同，商代称之为“册”、周代称之为“中”、秦汉称之为“典籍”、汉魏以后称之为“文书”、“案牍”、“案卷”、“簿书”。据权威人士考证“档案”一词最早出现在明末清初杨宾的《柳边记略》一书中。目前，有关档案的定义表述很多，基本得到大家认可的定义为：档案是机关、组织和个人在社会活动形成的，作为历史记录保存起来以备日后查考的文字、图像、声音及其他各种形式和载体的文件。

（二）档案管理主要内容

档案管理的主要内容是：用科学的原则和方法管理档案，服务于党和国家的各项业务，档案的收集、整理、存储、识别、存储、计数和利用是档案工作的基本内容。随着信息化建设水平的提高，计算机和网络的普及，档案管理信息处理和信息输出两大系统也随之增加。

二、企业档案管理问题

（一）档案管理层的现状

1、档案管理意识薄弱

在一些企业档案部门，档案意识非常薄弱。因此，档案部门往往是精简和合并的对象，不固定的雇员和较低职位的状况对档案工作的发展有一定的影响。随着计算机时代的到来和电子技术的飞速发展，档案部门的发展也越来越受到企业的重视。因此，我们应该加大宣传力度，提高认识，保持档案管理工作的与时俱进。包括《档案法》等法律法规的宣传推广，改变原有的工作思路，确定纸质档案的重点建设电子档案工作。要确定领导责任制，加强企业内部组织建设，履行职责，相互监督，以支持领导和组织保障为基础，开展档案工作的建设将更加成功。然后，通过抓典型可以减少因为工作经验少产生障碍，充分开展这项长期复杂的工作是档案事业的未来发展奠定了坚实的基础。

2、档案管理的内容单一、手段落后

档案收集途径和方法的落后，造成了企业中档案管理工作的滞后，管理手段中没有先进的信息技术、计算机技术和网络技术的帮助，因此使重要的档案资源没有及时得到收集，给企业的发展带来了一定的影响。档案管理理念与落后机房确保档案先进管理的必要条件。这也是档案信息资源在不同层次、不同范围、不同内容的开发利用不足的原因。这就要求企业领导提高认识，提高人才意识，加大设备投资力度，档案管理的规模取决于企业的需要。

在一些企业中，行政手段的落后也对企业档案管理产生了一定的负面影响。使企业在国家档案管理工作的整体管理机制和系统开发为基础，根据国家制定的法规，对自己使用新的规则和法规的规定，我们将根据不同的方法适合不同的档案管理研究的积极的实际情况。例如，对于规模较小、实力雄厚的企业，选择社会档案管理模式，既节约成本，又能充分利用档案资源。

（二）档案操作层的现状

1、档案行政管理部门指导不足

要想为企业的档案管理提供相应的服务、耐心的指导，档案行政管理部门就要抓住企业的特殊需要，采取不干预不强求的的态度。高速发展的现代化技术只是档案管理过程中的一部分，更多的还是需要企业内部在档案管理的认识上做出具体的规定，为工作的顺利开展奠定基础，把握建档的关键环节，才能使企业建档工作落到实处。

首先，行政管理部门要积极对企业档案信息资源进行整合配置，实现资源的有效价值的利用。为了发展整个企业，需要整合资源，创新制度，强化服务，使企业的档案资源得以生存。

其次，提出相应的归档指导方针，进一步完善企业管理条例和管理制度的指导，以灵活、高效、务实的工作原则，做好档案工作。企业缺乏档案工作的经验，档案行政部门要积极开展服务工作。

2、档案从业人员综合素质低

企业的档案从业人员的专业水平不够，学习不够积极，仅依靠原有的工作经验来工作，这样离档案现代化管理的要求越来越远，相应的档案管理工作不能按时完成，影响了企业正常活动的发展。有的企业档案库房设施陈旧落后、环境差，完全不符合档案的保管要求，对企业的经营和形象有很大的损失.

三、成因分析

任何事情的发生都是有原因的，中国企业档案管理的问题是一样的，在主观和客观的条件下都需要改进和完善。

首先，由于我国开展档案管理工作的时间较短，由于档案企业性质的相关负责人工作不够重视，在最终分析中所有问题都是产生误解的根本原因。企业管理者对档案工作的理解程度是一个不容忽视的重要因素，大多数企业家都没有认真研究“档案法”，对档案工作的法律意识淡薄，与企业的经营活动形成了鲜明的对比。因此，该文件需要很长时间才能显示其效果。

二是档案管理部门的指导不足。企业具有文件管理的自主权，也需要相关部门的指导和约束。但目前的情况是没有行政管理部建立相应的监督机制，因为其所有权和国有企业，更多的考虑到经济利益的现实，旨在使行政部门的指导受到限制，缺乏商业顾问也在很大程度上影响了其导向力和作用。

第三，存在制度不完善、基础管理薄弱、缺乏战略管理、文化管理失当、人力资源管理薄弱等基本问题。第四，企业信息化建设推力是不够的，在现代社会要求企业加快建设内部和外部的信息平台，整体管理水平和人员素质可以使企业在激烈的竞争中立于不败之地，如宁波奥克斯集团四年花费6000万元建立的档案信息资源体系，有效快速的加快企业的发展，在未来会越来越明显的影响。

综上所述，通过对企业当前管理现状的分析，总结出企业与国有企业档案管理的比较，以及企业自身的档案管理问题。提出的主要问题包括文件管理意识，向后档案管理的内容和方式，现有的管理体制和制度并非完美无缺，档案行政管理部门的指导是不够的，档案工作人员整体素质较低，管理水平低的一系列文件管理的现代化管理水平和操作水平的问题。

四、企业档案管理模式对策

领导重视，明确责任，完善企业档案工作机制。建立健全档案管理机构，依法坚持依法行政。

完善制度，加强管理，提高集团档案工作水平。坚持系统的注册和重点建设项目的验收文件，该文件人员经常深入整个控制管理，档案工作人员坚持“三对”制度，监督建设项目档案工作，如收集、整理、存储、使用、项目文件管理和项目建设。

文件信息化与企业信息化同步建设，实现档案信息化、网络化管理。

大力开发企业发展服务档案信息资源。将档案部建立成学习型组织，并使档案保管员值班。

坚持以人为本，努力提高档案质量。现在企业生产的电子文件与纸质文件有很大的不同，电子文件需要进行前端管理和逻辑管理。中华人民共和国行业标准”的电子文件和电子档案管理规范”草案，要求批准文件和接收在同一时间，使用网络传输档案存档，面对新的机遇和挑战，现代企业还有很长的路要走。

五、总结

企业档案文件管理与信息管理、信息整合程度和信息资源管理过程的程度，作为企业档案管理模式发展的主流趋势，许多理论和技术都不成熟，管理的道路，任重而道远。图书档案科学、计算机科学等行业需要进一步加强、加强合作与交流，只有在理论与技术、企业档案管理模式、选择标准等方面取得突破和进步，才能成熟和完善。

参考文献

[1]赵希安.宜昌市出台企业电子档案管理暂行办法[J].湖北档案，2009（12）

[2]李学香.党委政府主推档案管理模式改革[J].中国档案报，2009（7）

[3]陶亚坤.关于企业档案管理体制创新的思考[J].兰台世界，2006