浅析独立院校综合档案的地位和作用

摘 要：随着独立院校的不断强大，其在内的综合档案被高度重视，独立院校综合档案承担着管理全校各类档案的责任，在新局势下，必须加强落实综合档案的建设，提高它的地位。本文阐述了综合档案在独立院校中不可替代的作用，它是独立院校朝着长远发展不可或缺的一部分。

关键词：独立院校；综合档案；地位；作用

因为档案行业发展蓬勃，为此许多独立院校开始设立综合档案，进行集体统一式的管理，为的是方便查阅各学院的资料。但在当今市场经济的局势下人们大多认为综合档案无足轻重，因此被人忽视了其重要的作用。对此，国家政策不遗余力的扶持综合档案。但是，面对愈发竞争激烈的大环境下，综合档案体系的地位受到了挑战，所以在摸索改革道路的同时，也要明确自身实际情况来总结以往经验。为巩固独立院校的地位，综合档案地位与作用同样不容忽视。

1 综合档案要多方面储备相关知识人才

在独立院校综合档案管理过程中，存在着诸多问题，设备和人员的管理不够集中；实施方案落后；浪费纸张等，但依然有可延续的经验，要想施行集中统一式的管理，需做到以下几点：

管理人员应建立正确的思想观念。从根本上认识到综合档案对于独立院校的重要性，不仅要加强政治思想觉悟，还要达到以下几点要求：第一，不断强化综合档案的基本知识，做到工作时不慌不乱，并且井井有条。第二，要学会灵活多变，对于实时更新的设备使用方法，要发挥主观能动性，必须尽快熟悉并且掌握，做好一个合格的档案工作者。第三，积极参加院里的各种活动，学习最新的管理模式和高效的工作方式，既要做好工作前的安排，又要收好工作结束后的尾，严格把控好“速度”与“质量”，即使在工作繁忙时也要尽量做到最有效率的工作，确保忙而不乱的工作秩序。

具有一个良好的职业素养。要想做好综合档案的职位，职业素养是工作状态中必不可少的能力之一。综合档案是一个带有繁琐而又复杂的性质，比如归档、提供人们咨询档案、查阅档案和外借档案等服务，因此，工作比较循规蹈矩，时间一长会就此懈怠，对综合档案的发展也会产生负面效果，所以要求在职人员需要做到的第一点就是坚持，然后在适应了工作状态基础上，学习相关知识并做到有效率的工作。

要有一个良好的记忆能力和适应能力。综合档案的工作性质决定了其需要经常去整理资料和翻阅档案，这就需要在职人员具备对所管档案的清晰认识，熟悉档案位置，强化对档案的熟悉度，在需要查看或是借阅的要求下，能够快速地找出所在档案的大致位置和名字，摸清楚档案的摆放规律，这种规律不是从一而终的，所以要有一定的反应力和洞察力，做到提前预习，确保工作时不手忙脚乱，影响进度。

综上所述，独立院校发展的过程当中，综合档案是一支不可或缺的力量，能够有效保证学院的基础。所以更要强化技能，吸取失败经验，为独立院校的有效长足发展贡献一部分力量。

2 独立院校综合档案的地位

《中华人民共和国档案法》明确规定了档案的工作性质和作用，档案工作机构的建立虽然多种多样，能够具体问题具体分析，但综合档案是其根本的组成形式，独立院校的综合档案是把院校所有的历史活动都归到档案里去，进行监督检查和指导，全面发挥综合档案的优势，加强档案的利用率，由此使其能够更好地服务于院校的工作和管理。以上罗列的就是综合档案当前的工作内容，所以综合档案对于独立院校来说极其重要。虽然各院校的实际情况不同，但都依照《档案法》和档案部门、教育部门的规定，结合自身条件，创建了档案工作机构。有的可以独立的行使管理职权，有的以办公地点为基点，间接的行使职权，还有很多的管理形式，但不管是哪种类型的形式，都必须要强化并且落实综合档案的地位，不能是外强中干。

所以，关于综合档案的地位，就可以这样表达：它既是本院校的领导直接或间接授予权利的地方，又是该院校在领导引领下的主要档案工作的地方，也是所在院校档案工作的最高权威；他拥有独立的权利，在集中统一式管理的模式下，全方位全覆盖的管理本院校的各个种类和各种存档方式的档案。

独立院校综合档案室的地位确立之后，不管是领导还是档案工作者都要从工作中落到实处，巩固其地位，维护其权威性。第一，院内的领导应互相指导，加强之间的协调，将档案工作放到日常的工作中去，和领导的政绩考核捆绑到一起。第二，各档案部门必须要有一位管理本院校檔案的相关负责人，确定此项工作的所有任务都由他来做，以达到内容标准化，严控质量，按照《档案法》的统一标准完成立卷、归档等工作。第三，档案工作者也要把握机会，用严谨的态度和高效率的工作进度，来争取领导等每一位在校职工对综合档案工作的肯定和支持。

3 独立院校综合档案的作用

独立院校的综合档案工作的地位与作用是不能拆开的，巩固了地位才能有效地发挥其作用，有效的发挥好作用才能更好地加强其地位。独立院校综合档案的作用主要有以下几点：

坚决实施档案相关的法律法规，积极宣传档案工作活动，综合档案工作是独立院校工作的重点，同时是业务很多的工作性质，综合档案执行《档案法》和相关的部门规章制度，以规章制度为基础，进行有效的工作。要大力宣传档案的工作内容和工作性质，对待所有的职工应加强他们对于档案的理解，使所在院校的档案工作的展开顺利进行。

全院校的档案工作应做好规划，制定相应的规章制度，并且使工作落到实处。独立院校综合档案能够管理全部全院的办事机构，应当着手当下，计划未来，有条理的分配院校内的档案工作，落实工作中的每一个细节。紧跟上级部门的脚步，因形势的改变能适应符合发展的新指向，实时的进行改进，还要频繁的查证，让档案工作变得集中统一完善好各院校的各类档案及相关材料的收集整合、查找归类、保存计入等相关工作。这是各院校档案工作的基础，同样是编辑档案的基本环节。各个院校的档案既要做到立卷的收集整合。查找归类的工作，又要依照相应的合适的特质进行装订和保存，也要对各种档案保存计入的情况进行一个大致的了解，了解的情况可以上报部门，下发到下面，让相关的部门和相关的人员对各自的院校内档案的大致情况做到一定的“胸有成竹”。

对档案的归档和查找工作做到尽职尽责。为了能够让档案的作用最大化，应把现存的档案和材料进行一个二次加工再提炼，让其经得起推敲，做到让所有人对档案和材料一目了然，潜移默化的吸收知识。丰富资料种类，让不同的阶层的人都能有所用，以手头资料和档案为根本，出具真实可靠的证明材料，比如居住证明、买卖证明等。

参与各种交流会，增加档案人员的知识储备。综合档案的工作者要多参与档案工作调研和学术交流研讨会，不定期阅读档案工作的相关刊物，已达到了解最新知识，确保紧跟工作进度脚步。强调档案工作的传帮带，引导新人热爱这份工作，掌握这份工作的技巧，为院校的现在与未来献出自己的全部力量。

4 结束语

以上就是对于独立院校综合档案地位与作用的浅析，档案工作还需要一定的政治素养、大量的专业储备、强大的心理素质和涉及全面的知识才能胜任这份工作，在没有过关的人员储备，增强档案业务的地位和作用就一切都是空谈，只有人员专业过关，才能对这个行业产生足够的影响，进而实现院校内档案工作的集中统一化管理，实现档案工作对各个院校的积极作用。反之如果出现工作人员工作能力的欠缺 ，就会减缓工作进程，使人们对档案工作失去耐心。

作者简介

谭满红（1969-），女，汉族，湖南省娄底市，广西科技大学鹿山学院，助理馆员，管理学，研究方向：会计。