在创新中完善政府档案管理工作

蒋承刚

摘 要：政府档案是极为重要的资料，是大多数政府机关部门或事业部门，在日常工作中所涉及到的一些重要事项的记录，这些记录包括了比较重要的会议记录、决策、文件、備忘录等等内容。政府档案通常是以文字、图片、影音资料的形式保存，并分类、按时间顺序编号归档，以备日后查找。政府档案的重要性在于，一是可以促进政府职能的发挥，二是按照规定的保存期限存留，以待日后有需要时调出档案，查看当时是何种原因，发生何事，何人做出何等决策。一旦遇到需要调档的事情，则这些档案的重要性便体现出来。由于各地区经济发展状况不同，文化意识有差别，因此在实际工作中会遇到各种各样的问题，阻碍政府工作的开展和职能的发挥。因此，对于档案管理遇到的问题进行归纳分析，研究解决问题的方案与对策，已经是个不容忽视的问题。

关键词：政府 档案管理 创新

1 前言

目前的政府档案的管理工作正在逐步实现规范化、标准化，用于科学管理的创新技术的应用范围越来越广，并取得了较好的应用效果，让各部门之间能够及时、准确地进行信息交换，极大地提高的工作效率。在网络时代、信息时代，通过新技术、新管理方式的科学应用，让新技术的功能得到最好的发挥，能够更好地为政府基层工作人员服务，提高地方政府的工作效率和工作质量。

2 政府档案管理工作的问题

2.1 档案管理技术落后

我国的政府档案管理工作，对比发达国家，还处于比较落后的水平，直到现在还有很多地方政府采用纸质文件进行档案管理和保存。纸质档案要求有良好的环境用于保存，对于温度、温度、光照等的要求都很高。保存纸质文件的环境不仅对于防潮、防火要严格要求，通风条件也很重要。我国过去的政府档案保管工作中，由于经济条件的限制，以及对于档案保管工作的重视度不够，导致很多地方政府存在着档案丢失、发霉发黄、记录混乱无处查找等问题，近年来多数地区政府都已经实现了无纸化办公和信息化管理，但是仍有一些地区由于资金不足、或技术落后，仍然采用纸质档案管理，这种情况应当尽快进行改善。

2.2 缺乏对档案管理的重视

当前仍然有一些地区政府的领层对于档案管理工作的重视度不够，忽略了对档案管理工作的支持。我国的政府档案按机密级别划分为绝密、机密及秘密几个级别、并按不同级别采用不同的管理和保存方式。档案应当按规定分类、分级别存放，以便于查找和检索。由于领导和工作人员对于档案管理工作不够重视，导致在工作中随意存放档案的情况并不少见，以至于在查找档案时无从下手，不知道哪份文件是存放在哪里，只能凭记忆查找。这样既影响工作效率，又降低了准确性，而这种情况的存在并不是个例，而是普遍存在的一严重问题。

2.3 档案管理人员能力不足

政府工作人员对于档案管理工作应抱着严谨认真的态度，给予充分的重视，否则将影响到政府的工作效率，和政府职能的发挥。应当由档案管理专业或近似、相关专业的工作人员来从事这项工作，但是目前的基层政府档案管理人员中，专业性人员很少，有些工作人员甚至没有接受过培训，对于怎样科学地进行档案管理工作一无所知，也有的工作人员是其他部门担任其他工作，兼任档案管理。这种种情况都导致了档案管理工作的效率低下，影响到政府充分发挥自身的行政职能。

3 解决政府档案管理存在问题的对策

3.1 利用信息化技术来强化政府服务质量

对本部门档案管理工作进入深入细致的了解，针对工作中遇到的实际问题，提出切实可行的解决方案，并落到实处，让地区政府档案管理工作充分发挥它的效率和能力。目前的数字化档案在管理中需要涉及到信息加密之类的保密技术，还有防火墙和数字证书等安全技术，用于保障档案信息的安全性和保密性，防止数据丢失。在采用信息化技术来进行档案管理工作时，能够把政府过去多年来留存的大量资料进行统一归类整理并永久保存，且便于查阅，而且能够把大量的有效信息提取出来，更为高效便捷地服务于社会，或提供给其他部门。此外，在对档案进行数字化存档的过程中，同时对能够参与或查阅档案的人员设置一定的权限，将其中的访问权限设置在最小单位，即细化到每个用户、每项任务、每份档案，从细节上对管理工作进行强化和规范。

3.2 不断加强政府档案管理系统性意识

政府档案管理是一项科学系统的信息化技术工作，其保密性、方便性、快捷性、科学性是传统的纸质档案管理所无法比拟的，因此需要引起地方政策的足够重视，无论从软件上还是硬件上都需要投入相应的资金和技术人员，全面铺开档案工作的管理，快速实现资源共享，提高政府的工作效率。

3.3 加强档案管理人员能力

政府档案记录着政府过去发生过的重大事件，见证着过去的荣耀与兴衰，是政府过去历史的有效凭证。因此，必须要求档案管理人员不仅具有丰富的管理经验，而且还要具备专业的理论知识。当前很多档案管理人员的专业性知识不够，因此，相关部门必须重点解决这一问题，加大人员专业性培训的力度，提高他们的专业技能，让他们明确自己的职责，严格地按照档案管理制度开展工作，这样一来，他们的日常工作也获得了相应的帮助。

4 结语

目前的基层政府档案管理人员中，专业性人员很少，有些工作人员甚至没有接受过培训，对于怎样科学地进行档案管理工作一无所知，也有的工作人员是其他部门担任其他工作，兼任档案管理。这种种情况都导致了档案管理工作的效率低下，影响到政府充分发挥自身的行政职能。政府档案的重要性在于，一是可以促进政府职能的发挥，二是按照规定的保存期限存留，以待日后有需要时调出档案，查看当时是何种原因，发生何事，何人做出何等决策。一旦遇到需要调档的事情，则这些档案的重要性便体现出来。由于各地区经济发展状况不同，文化意识有差别，因此在实际工作中会遇到各种各样的问题，阻碍政府工作的开展和职能的发挥。因此，对于档案管理遇到的问题进行归纳分析，研究解决问题的方案与对策，已经是个不容忽视的问题。

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