电子政务系统中的档案管理浅析

李华

摘 要：随着信息时代和大数据时代的到来，政府部门档案、资料管理和文件处理方式也由传统的纸质文件时期进入到了电子政务时代。电子政务是利用现代网络信息技术，用文字、图片、影音资料的形式，把政府工作事务录入计算机信息系统，用数字化资料进行信息的录入、生成、保存和传递，对于具有保密级别的资料，按相应的密级进行加密并设置权限，对于公众参与的公开信息，放到网络平台上，由需要办理该项事务的机关、单位或个人通过网络填报，后台进行保存和整理、电子政务极大了提高了政府工作效率，让政府行政工作更加透明，有利于提高政府的公信力。因此，各级地方政府应当充分重视电子政务管理工作的重要性，积极了解的研究当前遇到的问题，并做出科学合理的解决方案。

关键词：电子政务；档案管理；问题；对策

1 电子政务档案管理的重要性

电子政务档案管理的本质是对各类电子政务文件进行筛选、整理、审查，将其中具有保存价值的电子政务文件进行进一步的收集、整理、立卷、归档、保管、利用。与传统档案管理相比，现代的电子政务档案管理主要面临三个方面的问题，其一，档案管理的主要内容是将有价值的政府文件以及相关单位的文件备案。传统的档案管理为“收、管、用”，而“收”和“管”在其中占有主导地位，现代的电子政务档案管理则更加注重“用”。其二，建立统一的、互通有无的共享信息资源网络体系更是互联网时代电子政务档案管理的主要工作内容。其三，电子政务档案保密管理的审查更加严格，事实上档案管理本身就要严格遵守保护国家秘密的要求，而电子政务档案在审核、管理与使用中的要求更加的细致，特别是对于那些不适合公开的电子政务档案，更要严格按照国家保密政策执行。2017年3月《国务院办公厅关于开展第一次全国政府网站普查的通知》中指出，在新时期要不断建立和完善电子政务工作中各个环节的制度与规范，要加快推进电子政务工作的展开，为社会经济的发展与群众生活提供更好更加便利的服务。这是我国政府和人民群众对电子政务提出的新要求，如何能够更好地开展公共服务工作，也给电子政务档案管理工作提出了新的挑战。这要求档案行政管理部门除了加强电子政务的内部建设之外，还要不断地实践摸索，探索出一条有效的电子政务档案管理工作路径。

2 电子政务档案管理存在的问题

2.1 电子档案管理安全问题

与传统的纸质档案相比，电子档案的安全存在着诸多无法避免的问题，这主要包括在以下几的个方面。第一，技术因素。电子技术水平的高低直接关系着电子档案的安全与否，无论是遭遇到病毒、黑客的攻击，还是软件与硬件出现的漏洞，或者系统和设备出现故障，都有可能会对其产生损坏，严重者还有可能面临数据或文件丢失的问题。第二，自然或社会因素。电子档案保管对场所有特定的要求，如其所处的环境出现高温、高湿或地震、火灾等情况，都有可能出现损害电子档案或数据文件丢失的情况。第三，管理因素。主要表现在管理上的疏漏，如权责不明确、操作不当、以及各种工作时出现的失误，这些都会威胁到电子档案的安全。

2.2 管理主体不明确

大多数情况下电子档案是存贮在业务部门，由此来讲，业务部门的管理权限比档案部门更大。但实际上，其管理权限应该由档案和业务两个部门共同拥有，但是，这样一来，如果出现了电子档案被篡改或莫名丢失的情况，短时间内很难明确是谁的责任过失。

2.3 资金人才投入不足

目前，在我国电子政务已经全面铺开，在更好，更便捷地为公众提供服务的同时，我们的电子政务档案管理工作也取得了一定的经验与成绩。但是，电子政务的发展也越发显现出一些现实问题亟待解决，其中投入资金技术不足，专业人才队伍建设相对滞后，则成为限制其长远发展的短板。一方面，由于在建设初期需要大量的资金投入与较高的技术支持，致使电子政务档案管理建设缓慢，从而严重影响了其进一步的工作开展，限制了对公众服务水平的提高；另一方面，随着计算机技术的不断更新，要求与其相关的工作人员具有更强的技术能力，但实际中却常常是专业队伍的人才梯队建设断档，专业技术能力不足，工作人员技术更新跟不上现实技术的快速发展。

3 解决电子政务系统档案管理问题的措施

3.1 加强电子政务档案安全

想要確保电子政务档案安全，就必须从全方位多角度来解决其安全隐患。首先，技术方面，结合实际工作情况，提倡自主研发管理系统，对现有的工作平台，可以通过实施加密、备份来提高安全等级，并做好杀毒与防黑客措施来保证电子档案的安全；第二，管理方面，必须建立一套完善的监督管理体系，时刻提醒工作人员的安全意识，加强学习、引进人才，提高管理人员的专业水平；第三，法律法规，通过建立和完善电子政务档案管理的相关法律法规，加强对档案凭证的确定，规范化电子档案的操作、安全、管理及相关工作。

3.2 明确管理责任

电子政务必须要明确管理职责和责任主体，想要做到这一点，就需要各单位的“一把手”领导高度重视。与此同时，电子政务的建设与管理除了需要“一把手”总负责之外，还需要建立由“一把手”直接领导下档案管理小组，负责规划、组织指导以及监督实施档案信息化建设，电子政务系统档案管理小组为责任主体担负着全部的管理职责，唯有这样，才能保证电子政务持续健康发展。

3.3 加大资金人才投入

电子政务档案管理工作如何才能获得良性发展。就一定要加强电子政务的建设，这其中不仅仅是基础设施的更新换代，更重要的是加强专业人才队伍的培养，如何做到这一点，这就需要政府加大资金支持力度和相关政策的扶持，随着电子政务的发展，电子档案管理部门的工作量也在不断地随之增加，各种新的问题也会不断出现。因此，在实际的档案管理工作中，要加强专业人才的培养，加大科技研发的投入。在实际工作中，可以根据不同类型工作人员的职责，通过科学合理的培训方式使工作人员的电子信息技术应用能力和综合业务管理能力得到切实提高，如此形成良性循环之后，才更有利于推进电子政务的档案管理工作的发展。

4 结论

电子政务是当前社会发展的方向，目前档案管理部门面临一个重要课题就是如何有针对性地做好档案行政管理与服务工作。本文从电子政务系统管理的重要地位着手，对当前电子政务系统中档案管理面临的问题进行了简要分析，并提出了相应的一些解决措施。