高校毕业生档案意识缺失现状分析及对策研究

吴建章 徐娅囡

摘 要：当前，高校毕业生档案意识普遍缺失，出现建档意识薄弱、管档意识缺乏、用档意识缺位等现象。高校毕业生档案意识的缺失，有其历史、社会、教育、个人和档案数字化建设落后等因素的原因。对于毕业生教育与管理主体的高校，要通过档案员培训、辅导员强化、网络档案开发等途径培养毕业生的档案意识，毕业生则需要在建档过程中进行认真和仔细地填写，平时要注重资料的保存和上交，离校后要注意档案的查询与保护。

关键词：高校毕业生；档案意识；档案建设

中图分类号：G641 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2018）05-0078-03

档案意识是指人们对档案的性质、价值的认识和对档案工作的性质、地位和作用的认识[1]。档案意识的强弱，反映了一个国家、民族、单位或个人对既往历史的重视程度和认知水平。高校毕业生档案意识是指毕业生对档案和档案工作的认知与态度，特别是对个体档案的认知、了解、利用和开发。高校毕业生档案意识的树立不仅能够促进毕业生档案的规范化建设，而且对于毕业生的就业和发展都会产生重要影响。

近年来，报纸、杂志、网络报道毕业生“弃档”的新闻屡见不鲜，从表面上看毕业生“弃档”是不重视档案的一种表象，从深层次上探究则是毕业生档案意识缺失造成的结果。当前，高校毕业生在建档、管档、用档等环节出现档案意识缺失现象，究其原因，既有历史、社会、教育和个人因素，也与档案数字化建设落后息息相关。高校要从档案员培训、辅导员强化、网络档案开发等方面加强毕业生档案管理，敦促毕业生个体要注重档案意识的养成。

一、高校毕业生档案意识缺失现状

在一项针对苏州地区在校大学生档案意识调查研究中，结果显示：65%的学生不知道《高等学校档案管理办法》，26%的学生完全不知道档案内容，40%的学生不知道毕业后档案如何处理，35%的学生不知道毕业后返校查询学籍档案的部门[2]。上述调查结果表明高校毕业生的档案意识缺失非常严重，具体表现在以下三个方面。

（一）建档意识薄弱

《高等学校档案管理办法》明确规定了高校毕业生的归档范围，包括“高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”[3]。高校毕业生档案主要来自学校教务处的学籍材料及学生处、团委、院系学生工作办公室等部门的考评和奖惩及其他材料，涉及学校与学生相关的各个部门[4]。毕业生档案材料的填写和完善，一部分需由毕业生本人填写完成，一部分需由学校相关部门工作人员完成。学校相关部门工作人员完成的档案材料，一般都有一套较为成熟和完善的体系，基本能够按照相关要求完成档案的填写和打印。毕业生个人书写的档案材料则问题较多，如找别人代写、个人信息不真实、随意涂改、书写不规范、字迹潦草、使用蓝色圆珠笔、损坏材料等，致使档案材料失真或残缺不全，严重影响着毕业生档案的质量。

（二）管档意识缺乏

1.档案去向不明了。根据教育部、各省市主管部门及相关用人单位、毕业生所在高校的文件精神和要求，升学、入伍、考取公职、签约等毕业生的档案会通过邮寄的方式转递到相应的学校、部队、用人单位或人事代理机构；西部计划毕业生档案会暂时保留在毕业学校，待其西部计划结束或视工作状况再把档案转递到生源地或工作单位；其他采取灵活就业和自主创业等形式就业的毕业生的档案会依据毕业生所学专业性质进行转递，师范类毕业生档案一般转递到毕业生生源地的省市县教育主管部门，非师范类毕业生档案则转递到毕业生生源地的省市县人力资源与社会保障局或其主管的人才交流中心等。现实情况是：相当数量的毕业生不知道档案去向，如前所述的针对苏州地区在校大学生的档案意识的调查研究中，31%的进入非公和民营企业中的毕业生不知道档案放在哪里[5]。许多毕业生毕业若干年后，经过持续努力，考取了公务员、事业编等公职部门，录用单位进行政审或调档时，毕业生对自己的档案去向大多不明了，最后想方设法通过各种途径联系毕业学校的就业部门或毕业时的辅导员咨询档案的去向。

2.弃档现象严重。随着市场经济的发展和传统人事制度的变革，越来越多的高校毕业生基于积极就业的现实考虑，转向了中小微型企业就业，且在行业之间、地域之间频繁流动。由于中小微型企业对档案的要求较低或者不接收档案，大量的毕業生档案被遗弃在各省市县的人才交流中心和教育局等，大学生“弃档”已成为关注度较高的一种社会现象。据统计，全国各省、市人才中介机构中的弃档率至少达到10%，有些地区的弃档率甚至高达70%，全国至少有80万“弃档族”[6]。随着高校毕业生人数的逐年攀升，以及企业单位对档案重视程度的减弱，越来越多的档案将会被遗弃在各省市县的人才交流中心和中介机构，已日益成为这些中心和机构的沉重负担。

（三）用档意识缺位

任何事物，如不加以利用，都会失去其存在的价值。档案的建设，其目的不仅仅是资料的保存，关键是如何利用。高校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，是高校学生在校学习期间的生活、学习及各种社会实践活动的真实历史记录，是高校毕业生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据[7]。毕业生在以后的工作、生活和学习中难免会丢失一些重要证书，如毕业证、学位证、报到证、教师资格证等，如需进行补办，需要从档案中复印相关资料，从升学录取大表、登记表、学籍卡等资料中找寻毕业证、学位证、教师资格证编号或者报到证副联等，然后再到相关部门进行补办或开具证明。对于档案利用应走的程序，毕业生知之甚少，当“书到用时方恨少”时，只能求救于毕业时的辅导员或毕业学校相关部门工作人员。

二、高校毕业生档案意识缺失原因分析

高校毕业生档案意识的缺失，既有历史和社会因素，也有学校教育缺乏的因素，更与个人认知息息相关。

（一）历史因素

档案作为一种历史印迹，在阶级社会中，体现着一定的阶级属性，是为一定的阶级关系和阶级利益服务的[8]。历史发展到今天，普通档案虽然能够随时查询，但根据档案法及相关规定，为保证档案的完整性，个人不能私自接触、领取、携带自己的档案，个人倾其一生也许都无法接触到自己的档案，更不可能知道自己档案包含的内容。档案的神秘性和封闭性的特点，造成人们无法通过感知形成档案意识。大学阶段，虽然毕业生在资料填写过程中部分地接触到了自己的档案，但是大部分档案由学校相关部门和人员生成与保管，毕业生无法知道自己档案的全部内容，这在一定程度上削弱了毕业生档案意识的形成。

（二）社会因素

随着高校毕业生就业体制的改革、深化和发展，越来越多的毕业生走向了中小微型企业，这些企业对人才的考察不在乎档案材料的优劣，看重的是个人能力的大小，个人能够对企业创造多少价值。部分企业从毕业生招聘至工作，甚至在毕业生工作较长的时间内，都不会过问档案；部分企业即使对档案有所要求，也会把档案委托于人才交流中心或中介机构托管，对于档案难以做到随时更新，几乎等同于弃之于人才交流中心或中介托管机构；部分企业则以种种理由拒绝接收和保管档案，档案要求松，使用率低，成为可有可无的材料，无形中降低了高校毕业生的档案意识。

（三）教育因素

在我国小学和中学教育体系中，学校和家长注重的是应试教育，与应试教育无关的教育的开展则相对较少，档案教育虽属于教育范畴，但在小学和中学阶段很少或基本不涉及。大学生阶段，是形成个人档案的重要时期，特别是毕业前期，但高校强调较多的是就业和离校安全教育，对毕业重要组成部分的档案强调的较少，或者不予涉及。档案教育的缺失，使毕业生难以形成档案的概念和意识，导致毕业生对自己的档案漠不关心，使用时则满世界疯找，不使用时则束之高阁。

（四）个人因素

高校毕业生档案意识的缺失，个人因素是重要原因。受就业形势严峻的影响，毕业生就业面临较大的压力，为了获取较为满意的职位，毕业生在招聘会、考试、面试等各个环节和不同地点之间来回奔波，无暇顾及自己的档案，本应个人填写的“毕业生登记表”等重要资料，有时迫不得已委托于别的学生填写，档案的真实性大打折扣，即使自己填写的内容，也是草草应付，不仅书写潦草，内容也极其浅薄。另外，招聘单位，特别是非公单位，对档案的漠视程度，甚至拒绝接受档案，也在无形中影响着毕业生档案意识的生成。

（五）档案数字化水平低

档案建设的数字化水平低，影响着毕业生档案意识的生成。当前，网络化、数字化已深刻影响着人类的生产和生活，人们通过网络等新兴媒体就能方便、快速地搜索到自己需要的资料。但当前档案的数字化水平已远远落后于社会的发展，个人档案，特别是普通人的档案尚未形成数字化，个人无法通过网络查询到自己的档案。档案数字化水平低阻碍着人们对档案的有效利用，影响着高校毕业生形成档案意识。

三、高校毕业生档案意识培育路径选择

毕业生受教育的主体是高校，毕业生档案意识的培育必须发挥高校的主体地位和作用，同时毕业生也要养成良好的档案意识。

（一）学校教育

1.档案员培训。加强高校毕业生的档案意识，必须从提高毕业生的档案知识开始。高校一般都设置专门的档案馆，并配备一定数量的档案工作人员，这些人员一般都熟知档案法律、法规和档案操作的流程，对于档案的把握都较为准确和到位。学校可在大学生入校、平时教学或者毕业生离校时，专门安排档案专业人员通过讲座的开设、档案馆的参观等方式对大学生进行档案知识的讲解和教育，帮助大学生了解档案的作用、意义以及与自身的关系，提高大学生对档案的认知与意识。

2.辅导员强化。高校辅导员作为开展大学生思想政治教育的骨干力量，在大学生日常思想政治教育和管理工作中扮演着组织者、实施者和指导者的角色[9]。经调查研究，全国范围内60%的高校把大学生档案放置到辅导员手中进行管理[10]。从大一对高中档案的收取，到奖优等各类材料的填写和存放，到毕业时档案材料的整理、封档，甚至是转递，都离不开辅导员悉心、细心的指导和工作，大学生档案工作俨然已成为高校辅导员的重要工作之一。在以上各个环节中，辅导员可从材料的填写、档案的保护和毕业前的离校教育等方面和时间段强化大学生档案意识的培养。

（二）个人养成

1.平时要注意资料的保存和上交。档案材料丰富多彩，类型也多种多样。经由学校生成的材料大多保存完好，在毕业生离校后会装入到毕业生档案中。除学校外，毕业生还会通过社会或相关机构参加一些重要的实践活动或比赛，以此取得相应的社会实践经历或者一些职业资格证书，这些重要材料一般会由社会相关机构直接反馈给毕业生，由毕业生留存，这需要毕业生在注重资料保存的同时，可通过两种方式适时上交：一是收到材料时及时把资料上交到辅导员或者档案部门，二是在毕业时集中把资料交给辅导员或者档案部门。

2.建档时要认真和仔细地填写。档案是历史痕迹，一经生成便无法更改。毕业生在档案建档生成过程中，必须认真仔细。一是字迹书写认真。要按照要求，使用黑色墨水或黑色中性笔认真书写，不可字迹潦草，尽量不要出现涂抹和错别字现象。二是内容填写认真。档案内容极其丰富，要认真对待所填内容，如果涉及个人表现等较多内容时，要打好草稿，认真修改，修改完善后再在资料上填写，切不可边想边写，不仅会导致内容的不丰富，也会导致语句的不通顺或者前后不对应，更有可能会出现错别字或者涂改现象。三是填写过程必须仔细。要仔细核对所填信息，要达意，不能张冠李戴，文不对题。

3.离校后要注意档案的查询与保护。毕业生在离校后要注重档案的查询和保护。查询是为了档案的保护，切不可以就业为由忽视了档案的去向。关于档案的查询，一是可以询问学校档案转递部门，咨询档案的去向，在规定时间内到档案接收单位查询自己的档案；二是如果学校开通了网上档案去向查询系统，要在较短的时间内到查询系统查询自己的档案去向。关于档案的保护，对于考研、考取事业单位、签约大型企业和回生源地就业的毕业生，档案的流向和保管较为正规，档案一般不会出现较大问题，需要重点关注的是到中小微型企业工作的毕业生。现在部分高校出于档案投递的精确性，对于就业的毕业生一般都会邮寄到签约单位，这些签约单位可能无力掌管和放置档案，需要毕业生及时与签约单位协商，把档案放置到有保管权限和能力的人才交流中心和中介机构，以免放置到单位出现丢失的情形。

（三）网络档案开发

高校毕业生档案与毕业生个人生活、学习、就业、发展息息相关，毕业生必须能够方便、快捷地查询和利用自己的档案。现今社会，已步入网络时代，网络的便捷性深刻影响着人们的生产和生活，加快了人们对信息的获取速度。高校在进行常规档案的整理和保护的同时，可进行网络档案的探索和开发，把毕业生相关档案生成网络档案，使毕业生通过用户系统快速查询自己的档案，提升对档案资料的利用效率。

总之，档案在高校毕业生就业、发展等过程中扮演着重要角色，毕业生必须在建档、管档、用档等环节强化档案意识，切实维护档案的完整性和发挥档案对个人的促进作用。

参考文献：

[1]华惠.信息社会的大学生档案意识[J].市场周刊·财经论坛，2004，（7）.

[2][5]陈海静.当代我国大学生档案意识现状调查及对策分析——以蘇州地区在校大学生为例[J].档案学通讯， 2012，（7）.

[3]中华人民共和国教育部、国家档案局.高等学校档案管理办法[EB/OL].[2008-08-20].http：//www.moe.gov.cn/jyb_xxgk/gk_gbgg/moe_0/moe_1964/moe_2431/tnull_ 39043.html.

[4]申晓腾，祝胜男，齐蕾.高校学生档案建立与管理的五个重要环节[J].兰台世界，2013，（20）.

[6]李兰.谈高校毕业生档案管理工作之我见[J].魅力中国，2013，（4）.

[7]李元霞.高校毕业生人事档案不容忽视[J].科技成果管理与研究，2009，（5）.

[8]黄景艳.现代档案工作的属性分析[J].中国科技博览， 2012，（29）.

[9]中华人民共和国教育部.普通高等学校辅导员队伍建设规定[EB/OL].[2006-07-23].http：//www.moe.edu.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/moe_621/201001/81843.html.

[10]吴建章，徐娅囡.基于高校辅导员视角的大学生档案工 作研究[J].山西档案，2016，（3）.