浅析高校毕业生人事档案管理

陈君达

摘要：高校毕业生人事档案是反映高校毕业生综合素质的最重要的依据。但是就目前毕业生人事档案管理工作来看，还存在不少的问题。本文深入分析了加强高校毕业生人事档案管理的必要性以及现状，并针对如何解决这些问题的对策进行了探讨。

关键词：毕业生人事档案现状对策

一、高校毕业生人事档案工作目前存在的弊端

1.高校毕业生档案归档范围守旧、教条，内容不全，不能为用人单位反映大学生在校全貌。目前素质教育已成为我国教育的主要内容，然而从毕业生档案中却无法反映出这一变化，毕业生档案主要包括：学生入学登记表、高等学校毕业生登记表、成绩单、学位证明（复印件）、学年考评表、体检表、党、团员登记表、入党、入团申请书、志愿书、预备党员考察表，以及学生在校期间受到的校级以上的奖励、处罚材料。档案的这些内容却不能体现出学生素质的动态发展，导致用人单位不能通过档案了解毕业生在校的总体情况。

2.高校毕业生档案中的造假现象严重，导致信息失真，使得档案的可靠性和权威性受到挑战。目前我国高等教育逐步从精英阶段走向大众化阶段，高校毕业生就业也已从计划经济体制下的统包统配过渡到毕业生“在一定范围内通过供需见面，双向选择落实就业去向或自主择业”，导致当今的毕业生就业市场成为一个强劲的买方市场。根据权威人事预测，近几年高校毕业生的就业形势将十分严峻。有的毕业生为了在激烈的竞争中脱颖而出，不惜采取不正当手段如涂改成绩，开具假证明等来以此击败对手。这种造假现象不仅严重干扰了毕业生就业市场的公平竞争机制，给在校学生带来消极的影响，从而使用人单位对档案的可靠性、真实性、权威性产生了怀疑。

3.高校毕业生档案的利用和跟踪都比较滞后，不能为评价大学生提供及时的参考依据。大多数高校都是在大学生毕业离校时才突击整理档案，而毕业生就业活动则在毕业生离校前一个学期就开始了。由于不少高校仍沿袭旧的运作方式，学生进校后其档案不建档就束之高阁了，在校期间产生的档案材料散放在各系（院）、处（室）乃至个人手中，等毕业生离校时再集中整理、归档。待到用人单位上门查阅的时候，却到处难觅芳踪，大大降低了档案的利用价值，也对毕业生就业产生了消极的影响。

二、高校毕业生档案管理的新思路

从上述问题看，目前毕业生人事档案管理工作已经远远跟不上社会发展步伐。为了使毕业生人事档案管理工作在当今新形势下能发挥更大的作用，毕业生人事档案管理部门应该与时俱进，更新现有的工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面入手：

1.修改、补充高校毕业生档案的归档范围，使高校毕业生档案逐步充实完善。根据《国家中长期人才发展规划纲要（2010-2020）》指导方针，我们应根据当前大学生学习、参加的各项培训、各领域取得技能证书和获奖情况。修改、补充原归档范围，以体现和涵盖当今大学生在校期间德、智、体、美、劳、心理状态、个性特征、发展潜能等全貌。如：反映学生身体素质方面，现在的档案中只有《体检表》。如把同一学生不同时期的身体素质材料、体育运动记录、各类竞赛成绩收集归档，就更能够体现出学生身体素质的动态发展历程。这样，既有利于毕业生就业，也有利于他们今后的发展。

2.为提高毕业生档案的利用价值，必须对档案实行全程化的管理，建立毕业生信息反馈档案。

（1）标准化电子档案的建立。电子档案是具有保存价值的电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。随着市场经济体制的建立和商品经济的发展，人们的价值观念开始发生了变化，人们开始认识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的经济效益。而高校毕业生档案则包含着许多对学生、用人单位、高校乃至整个社会有用的信息。实行电子化管理，采用高速扫描仪和存储技术以及强大的专业管理软件，并对学生的多项信息进行数字管理，如学籍、考勤等，并实现存储信息与网上阅卷、网上录取和学业证书的链接及数据处理。利用者可直接在网上查阅、利用，为用人单位提供了最简捷、最准确的毕业生档案信息。电子档案的建立，并不是摒弃学生的纸质档案，而是把它作为原始材料，作為对电子档案的补充和备份。

（2）及时收集、整理毕业生档案资料。要从大学生进校起就做好建档工作，并根据其专业、班组群体性，随时按照新的归档范围和要求，收集、整理有关材料。学生的各种材料一经形成，就要尽快存入学生的档案中保证学生各个阶段的各种档案材料及时归档，以杜绝临时抱佛脚的突击行为，避免错装、漏装和档案转递不及时、不准确的人为错误。

（3）建立毕业生信息反馈档案。档案信息反馈系统的建立，使档案利用从静态分析转入动态分析，从局部分析转入全面分析。建立毕业生信息反馈档案，可以为在校学生提供相关的就业信息。一是间接的就业信息。即毕业生信息反馈反映了当前社会对大学生的思想道德、知识结构、专业技能、心理素质等的具体要求，在校学生可以依据这些信息，主动的、有意识地设计自己，以适应社会。二是直接的就业信息。某些毕业生信息反馈中提出了明确的用人要求，高校可以直接提供给有关专业的在校生。更重要的是学校可以根据这些信息反映吃的市场对人才的需求状况，在教学计划、教学内容、教学方法和手段等各个教学环节进行调节，主动适应人才市场，培养学生的综合素质和基本技能。

三.创新档案管理模式，加快毕业生人事档案的信息化建设

（1）加快毕业生档案的信息化建设。随着社会信息化程度的加深，人们不再以单一的文字形式而是以文字、声音、视像等多种形式记录人类活动的情况与信息，也不再受时间、地点的限制进行工作，计算机和高速信息网络的组合，使毕业生档案工作也需要用新的信息技术来代替某些传统的管理方法和手段，进行信息化建设。

（2）建立大学生信息数据库。当前学生就业竞争激烈，学生找工作时间已明显提前，一般在毕业前半年，学生就要准备好各种推荐或自荐材料，走向各种人才市场。要使我们管理的毕业生档案在毕业生就业竞争中发挥出应有的作用，就不能沿袭过去的方法，而要彻底改变目前这种毕业生档案管理严重滞后及利用率太低和发挥作用太小的局面，一定要实现毕业生档案的计算机管理，在建好基本信息集的基础上，随时录入学生的最新信息，及时对录入的信息进行维护与更新，确保信息数据完整、真实、准确。这将方便毕业生就业时各种材料的自动生成与信息的交流。

四、结束语

就目前情况看，尽管存在许多问题，但高校毕业生档案是学校或用人单位培养人才、使用人才的可靠凭证，起着难以替代的作用。随着高等教育改革的发展，教育行政部门和高校要从对大学生的终身利益和长远发展考虑，增强责任心，要采取措施，加大毕业生档案管理的各项措施，完善管理机制，使高校毕业生的档案管理进入科学化的轨道，跟上时代的步伐；使改革后的毕业生档案更有利于大学生就业，更有利于大学生毕业后的个人发展，更好地发挥其服务社会、服务人才的作用。

参考文献：

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[5]李红.毕业生人事档案管理工作的现状及对策.兰台世界.2016.3

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