企业外事接待礼仪与注意事项分析

李新荣

【摘要】改革开放的深入和中国加入世界贸易组织（WTO），以及奥运会的成功举办，所有方面中国和世界其他国家正以前所未有的速度全面展开-中国人民也越来越觉得生活不再是一个自给自足的封闭状态，整个世界经济、政治和文化发展也都是紧密相连。本文论述了外事企业的礼仪和注意事项。

【关键词】企业外事接待 礼仪 注意事项 分析

一、前言

对中国人来说，最重要和最频繁的工作之一就是接待外国来访者或外国技术人员来中国工作。周恩来总理曾经说过，“外交无小事”是外交事务重要性的深刻体现，任何微小的外交细节都将产生巨大的影响。除了继承和发扬我国服务客人的优良传统外，还应借鉴国际惯例的接待方法。在款待外国客人或技术专家时，企业应仔细考虑许多实际因素，并讨论外国专家的礼仪和注意事项。

二、筹备阶段

指定的企业外事接待要想成功完成接待任务，接待团队通常需要建立一个全面的规划，负责处理发生在接待外国朋友的所有事情上，这是很重要的，团队也将成为指挥接待任务的指挥所，负责接待团队领导作为总指挥官，要完全负责这次接待任务。一般大型企业均设有专业外事接待部门，负责外事工作。对于一些小型企业，可以临时调派一名或几名负责外事接待的关键人员，企业负责人，如厂长，经理应作为主管外宾接待的负责人。根据外籍人员来访时间，企业应提前组成接待团队，并根据以下各方面安排和安排外事接待任务：

（一）进行前期具体安排：

为了方便接待人员了解接待工作的现状，应设置一个谨慎的中外书面接待时间表，安排内容的总表应包括：指导方针、会议和签约仪式、宴会、旅游、交通、用餐时间、陪同人员等细节。时间表应该尽可能的长，以便与对方的接触者进行协商，同时也要考虑客人的习俗和宗教信仰。需要具体安排工作包括：安排接送人员和车辆，住宿和支付方式，陪同人员或翻译，日常用餐地点和时间，工作和休息地点，会议室，沟通方式，路线和时间，在某些情况下甚至安排宗教活动。日程表上的内容简单易行，但不像公司计划外国客人来访那么容易。在使用交通工具时安排外宾，例如，一些小型企业没有专业汽车或指定司机负责接待客人。因此，在中国与外国客人一起工作非常重要。如果没有条件，可以临时从其他企业转移车辆或安排机动车解决问题。

（二）通知日程安排：

外国客人来访的接待团队最后定稿后应通知相关人员名单，如有必要，可与外宾联系，提前向客人打印，以便提前做好准备。

三、迎送与会议阶段

（一）迎接到访

在接待外宾时，外宾从飞机、车辆或轮船上下来后，接待人员应向客人介绍迎宾员的姓名和功能，并欢迎客人。当外宾主动拥抱我们的员工时，我们可以做出相应的表示。如果要送花，应在接待客人的主要领导和客人握手后安排。在乘坐公共汽车时，客人首先应站在车的右侧，并与左边的主人在一起。在外宾和陪同人员上车后，开车到酒店。在途中，随行人员应选择一种有利于对外宣传的机器，如在前往外宾途中所看到的欢迎标志和文化景观。

（二）召开会议

会议安排会议的时间、地点、主要当事人、其他具体安排和有关通知，应当通知对方。如果有合影，也需要事先拍好照片。主人在中间，主人旁边按照礼宾的顺序，双方安排在主人两边。开会前，主人应在门口迎接客人，在大楼的前门等候，或在休息室等候。如果主人不在大楼前面，工作人员应在大楼入口处见面并介绍客厅。会议结束时，主人应客人的前面的车或在门口，和客人送行。两边领导人会晤，除了随行人员和必要的翻译和录音的帖子，其他员工应推出。避免在谈话中进进出出。

四、告别阶段

当外宾访问或工作将结束离开时，接待客人的各种企业不能忽视告别的重要性，在某种程度上，再见或告别仪式，欢迎仪式具有相同的效果，如果欢迎仪式，砰地一声，显得告别仪式的敷衍，客人会觉得突然孤独或失望，我们也失去了礼仪。虽然告别仪式可以相对简单而快捷，但也必须精心挑选，以满足送别人员的要求，对数字的限制，对同一身份，职责应清楚划分。在接待外宾的过程中，是否正确地执行了送别期间的操作是最后的、也是至关重要的一部分。

五、需要特别注意的几个问题

通过多年来与外宾见面或在企业进行了长期的工作，我逐渐总结出一些特别需要注意的关键问题。我在实际工作中确实有很大的经验，任何不当的处理细节都会导致不可估量的后果，相反，注重细节也会使企业受益。以下是工作中需要注意的几个最重要的问题：

一是为了在机场或车站迎接外宾，有必要确保收站的时间准确。一般的城市机场是室内，距企业都有很长的距离，所以交通问题使得我们要做好准备，尤其是在冬天或坏天气时，更应该提前开始或咨询道路交通部门。想象一下，当一位不懂语言的外国客人可以在机场看到车排队，人们会有多么焦虑。

二是对外宾的住宿和交通应仔细安排。如果是在中长期从事技术服务的外国客人，企业应仔细安排其餐饮、住宿、运输路线和交通运输。外宾的住宿位置应该干净、安静，具有中国特色。食品应清洁卫生：酒店应该是一个正规的酒店，可以提供定期周到的服务。企业提供的交通工具应当安全、整洁。司机应该有规律的训练，养成良好的性格，遵守交通规则。最好是用简单的方式能与外宾交流。交通路线应该是宽敞和发达的，车辆不应该频繁的开车到市区或偏僻的街道。

三是外宾应在企业的工作环境中精心安排。应该为外国客人预留一个单独的办公室，与此同时，办公室应配备基本的办公设施和生活设施，除了常规的办公设备，比如电脑、手机、复印机，打印机，和文具，也特别注意开放的互联网业务，国际长途电话服务或提供当地的电话卡，所以企业外國客人自己的人员，以满足技术问题的沟通和联系。

六、结束语

总之，“外交无小事”作为我们的外交标准不仅在其他国家得到了广泛的应用，而且也成为了接待外国朋友的原则。这是一件小事，也是件大事。把小事当作大事来对待，有两种不同的后果。周总理说外交不是小事也就不足为奇了。妥善处理外事工作，让外国朋友在中国感受到中国人民的热情，实现中国最优秀的外国朋友来华访问的目的，为企业的发展做出应有的贡献。