刍议新时期高校档案的服务利用工作

耿伟娜

摘 要：作为高校的主要资源之一，档案管理和服务利用工作的整体质量对于高校整体管理质量具有十分重要的影响，良好的档案服务利用质量也是高校档案管理工作有效开展的重要保证。但是，在新时期的发展形势下，高校档案的服务利用工作还存在一定的问题，这些问题如果得不到及时有效的解决，将在一定程度上影响整体管理质量。本文在深入分析高校档案工作特点的基础上，较为详细的阐述了提升服务利用工作质量的有效策略。

关键词：新时期 高校档案 服务利用 策略

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）05-00-01

在高校的管理工作中，档案管理是一项十分重要的内容，而档案服务利用工作的质量也直接关系着整体档案利用水平。在當前的高校档案工作实践中，受传统档案管理观念的影响，工作中暴露出了较多的问题，这些问题也成为制约档案服务质量提升的重要障碍，也就是说，传统的高校档案服务利用形式已经无法适应新时期的发展要求。在这种背景下，深入探讨和分析高校档案服务利用工作中存在的问题，并且针对这些问题提出针对性的解决方案，对于提升高校档案服务利用质量，具有十分积极的理论和现实意义。

一、新时期提高高校档案服务利用工作的重要性

1.符合新时期对于档案服务利用工作的整体要求

传统的高校档案服务利用工作中，由于工作方式较为落后，工作效率较低，并且随着档案数量的增多，管理工作的难度也呈现出逐渐加大的态势，给高校的档案管理工作人员带来了较为沉重的负担[1]。在新时期的发展形势下，高校档案服务利用工作的一个目标是储存资料，与此同时，档案中承载了大量的信息，这些信息是开展下一步工作的基础，通过查询和利用档案工作信息，可以更好的指导下一步工作，明确工作目标，优化工作体系，从而使高校的各项工作都能有序开展。通过提升档案的服务和利用质量，可以有效的提升档案管理质量，将高校的档案管理人员从传统工作中解放出来，将更多的精力放在档案利用与开发上，从而在原有的工作基础上进一步优化档案工作流程。通过对档案的总结和梳理，可以明确下一步工作方向，并且为高校的发展与优化提供建议，实现工作效能总体提升。

2.节省了高校大量的管理资源

在传统的高校档案服务利用工作模式下，整体工作质量较低，档案管理工作受到了较大的空间限制。纸质版的传统档案会占据较大的空间，高校的档案管理部门在工作的过程中，随着人数的增加，会产生大量的档案，如果不进行服务利用工作的质量提升，会严重影响档案资源的开发与利用[2]。此外，传统的档案服务利用方式存在明显的不足，在档案资料查询与调取等方面，都要耗费较大的人力物力。此外，提升后的档案服务利用工作系统，拓宽了档案管理的工作范围，在传统的高校档案管理工作模式下，要想进行档案查询或者档案处理，都必须在实地进行，而在提高档案服务利用工作质量之后，只要有网络的地方，就可以通过登入数据库的方式，进行实时的查询与处理，极大提升了高校的工作效率。

二、新时期高校档案服务利用过程中存在的主要问题

1.对于档案的服务利用工作不够重视

在新时期的社会发展形势下，高质量的高校档案服务利用工作质量，对于促进档案管理事业的发展，更好的完善高校管理制度，都具有十分重要的作用。但是，遗憾的是，许多高校由于自身管理上的问题或者出于其他各种原因，仍然存在不重视档案服务利用工作的情况，并且这种情况十分普遍[3]。这些高校本身还未意识到档案服务利用工作对于发展的重要性，对于档案服务利用工作普遍存在松散懈怠的情况，除此之外，相关工作人员缺乏档案服务利用的相关知识，不熟悉档案管理工作的相关法律法规，管理过程中较为随意，没有一套科学系统的档案管理体系。可以说，对于档案管理工作的重视程度直接关系着档案管理工作的整体水平，重视程度如果不够，档案服务利用工作质量的提升就无从谈起，长此以往，不仅档案管理工作无法得到提升，还有可能对高校的整体管理工作造成一定的不利影响。

2.缺乏专业的档案服务利用人才，没有完善的档案服务利用制度

无论处于哪个行业领域，要想促进工作质量的整体提升，相关的专业人才是不可或缺的。高校档案服务利用工作同样也不例外[4]。但是，档案服务利用工作人才缺乏是当前许多高校面临的现状，由于高校对于档案管理工作一直不够重视，在专业管理人才的培养和引进方面缺乏力度，从而导致了档案服务利用人才的缺失。所以，在高校档案服务利用过程中，相关的工作人员缺乏档案管理的专业知识，甚至有些部门都没有档案管理的专门人员，而是由其他人兼职，这样的档案管理质量可想而知。另外，多数高校在工作过程中也没有一套完善的档案管理服务制度，从而使工作人员一直处于较为随意的服务利用工作状态，管理工作缺乏规范性和可操作性，这也是影响高校档案服务利用工作质量的主要原因之一。

3.高校档案服务利用设施落后，工作质量偏低

对于高校的档案管理工作部门来说，档案服务利用工作并不是工作的核心和重点，所以，很多高校并不关注档案的服务和利用，也不在档案管理工作中做过多的投入，甚至有的高校完全忽视这个问题，在这种情况下，档案服务利用工作很难出现质的飞跃，管理工作模式改革更是无从谈起[5]。众所周知，高质量的档案管理工作需要一定的先进管理设施来支撑，没有先进的管理设备，档案服务和利用工作的整体质量很难有所提高。由于相关部门不重视日常的档案服务利用工作，所以导致档案服务利用设备陈旧，无法适应新时期对于档案工作的要求，并且已经在一定程度上影响了高校档案工作的整体质量。

三、新时期提升高校档案服务利用工作质量的有效途径

1.强化高校对于档案服务利用工作的重视

在高校档案的服务利用工作过程中，出现服务质量偏低的一个主要原因就是对于档案服务利用工作质量不够重视，因此，为了有效解决这些问题，从而提升高校档案服务利用工作的整体质量，首先应该提升高校对于档案服务利用工作的重视程度[6]。具体来说，高校应该充分认识到档案服务利用工作对于高校发展的重要意义，并且在此基础上，积极采取一系列有效措施，不断的健全和完善传统的档案服务利用工作制度，建立一套科学统一的服务利用工作体系，尽量将档案的服务利用工作体系化和流程化，从而使档案服务利用工作更加科学高校，改掉传统档案工作中的缺陷和弊端。除此之外，在档案的服务利用过程中，高校应该及时熟悉档案管理领域的相关法律法规，并且结合高校自身的实际情况，对相关工作标准和工作流程进行详细的梳理和细化，从而使高校的档案服务利用工作更加具有针对性。

2.积极开展档案服务利用工作的信息化建设

在高校档案工作中，重要的目标就是发挥档案作用，实现档案资源的高效利用。要想提升档案服务利用水平，就要构建一套科学的数字化档案管理模式，在传统的档案管理和收集模式中，各部门之间一般各自为政，档案之间缺乏有效的交流和流通，通过档案管理一体化建设，可以通过现代信息技术实现档案资源的共享，节约大量的人力物力，在需要信息和资源的时候，可以通过调阅档案的方式，有效整合工作资源[7]。因此，在强化档案服务质量的过程中，要改进数据运算结构，打造一个统一的数据库，注重档案信息的开发，推进档案部门和信息部门的整合，从而为档案服务利用工作质量的提升创造良好的前提条件。

3.加大人才引进和培训力度，提升高校档案工作人员的整体素质

在新时期的发展形势下，提升高校的档案服务利用工作质量在很大程度上依赖于人才，人才对于档案管理的创新和发展具有至关重要的作用，而目前高校档案服务利用工作质量不高也与缺少专业人才密不可分，因此，要想加快档案服务利用工作创新的步伐，提升高校档案管理工作质量，提高工作人员的综合素质十分关键，在此过程中，高校应该主要在专业人才的引进和培养上下费工夫[8]。具体来说，高校可以首先在单位内部挑选一些具有档案管理专业知识的人进行档案管理工作，并且定期或者不定期的对这些人进行培训，从而不断更新他们的知识体系，学习先进的档案管理知识，提升档案服务利用工作水平。

另外，高校还应该加大人才的引进力度，利用一些优厚的待遇条件，将档案管理方面的优秀人才引入单位，为档案服务利用工作注入新鲜的血液，提升檔案工作人员的整体素质，从而促进档案服务利用工作质量不断提升，也为以后的高校档案管理工作发展奠定坚实的基础。

结语

传统的高校档案服务利用工作已经无法适应时代发展的需要，在新时期的发展形势下，高校应该对档案服务利用工作引起足够的重视，并且在此基础上，不断探索和改进提升档案服务利用工作质量的有效途径，加大人才的培训和引进力度，积极开展档案服务利用工作信息化建设，从而有效提升档案服务利用工作的质量。

参考文献

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[6]黄丹妮.英国“探索你的档案”活动对我国高校档案工作的启示[J].高教论坛，2015（6）：127-129.

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[8]周晓峰.新时期对高校档案利用服务的创新认识[J].山海经（故事），2016（z1）：314.