浅析新形势下档案管理工作的规范化

侯艳慧

摘 要：通过档案管理，可以对一些真实的事物和信息进行记录和整合，让其成为相关人员的参考依据，如企业在做任何决策时，会参考一些档案信息，来决定这个决策是否影响企业的发展，因此做好档案管理工作非常重要。尤其是新形势下，对档案管理工作有了更高的要求，必须要对其进行规范，提高档案管理效率和管理质量，为相关部门的需求提供参考，促进企业和国家的健康发展。

关键词：新形势 档案管理 规范化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）02-00-01

引言

档案管理也称档案工作，它是指将分散、零乱以及失去实际使用价值的文件进行集中、系统地保管，从而为今后的需要提供凭证和参考依据、价值的总称。档案管理在企业或者国家机关中看似没有多大的作用和贡献，但是在实际发展中，它却是企业或者国家机关中重要的工作组成部分，直接关系到企业或国家机关是否能够健康发展。另外，档案管理也是一项维护和保护历史发展的关键性工作。档案管理工作的规范化，既是档案顺利管理的保障，也是一个企业和单位管理水平的体现；它既可以满足档案工作在现代社会发展的需要，又在单位现阶段发展状况、单位人员的综合素质、以往的经验教训以及未来的发展规划等方面为单位决策者提供了重要的、详细的、真实的资料和依据，从而帮助决策者做出科学合理的、适合单位长期使用的发展规划。

一、新形势下档案管理工作的规范化意义

1.加强信息资源的整合力度

传统的档案管理主要是进行单一的管理，具体的档案信息资料由当地的档案管理单位或者是具体相应的档案管理单位进行管理，各个档案馆之间的联系比较少，从而使得档案信息在一定程度上受到了阻塞，难以满足社会群众的需求。由此出现了在现实生活中，经常会遇到为了查找一个档案需要进行几个地方奔波的现象。在信息技术的引导下，通过进行数字化传播，结合各个档案管理单位内的信息资源进行整合，以信息技术为平台，搭建数字化的档案管理系统，从而能够加强档案信息资源的整合力度，进而更好满足广大群众的需求。

2.提高档案管理的工作效率

档案管理是一个需要细致认真、进行大量繁杂程序的工作。在传统的档案管理下，是由人工进行录入相关数据、进行存放和整理的，这在一定程度上会导致一些误差，并且效率十分低下。通过引入信息技术，可以简化相关程序，利用信息技术能够使档案管理以数字化的形式更好地呈现，能够使人们在查找档案的时候更加方便和快捷，从而提高工作效率。并且程序的简化，可以节约相应的管理成本。

3.增加档案管理的安全系数

档案管理最重要的一个要求就是档案必须处于一个安全的环境中，更好地进行保存和运用。传统的档案管理中档案资料主要是纸质材料，由于纸质物品存放长时间会受到温度、湿度等影响，导致一定的破损，不利于更好地进行保存。甚至在档案进行传输和搬运的过程中会受到人为破坏，使得档案处于一个不安全的环境中。在信息技术环境下，通过引进各方面的技术，能够更好地保障档案管理的存储时间问题和运输安全问题，从而增加档案管理的安全系数。

二、新形势下档案管理工作的规范化对策

1.创新新型档案管理方法

随着信息技术与计算机技术的飞速发展，档案管理工作信息化成为一种必然趋势，利用信息手段和技术来管理事业单位档案，能够确保档案管理的实效性，同时提升事业单位档案的利用率。因此，事业单位应重视新型档案管理方法，应在硬件上保障档案管理信息化发展，根据事业单位实际情况来配备专业的硬件设备和软件系统，进而鼓励档案管理人员在现行工作方法的基础之上进行创新，及时了解世界先进的档案管理技术和手段，进而采用先进、科学、合理的方式来进行档案管理，通过计算机来整理事业单位档案，并利用计算机系统加以数据计算和分析，从而得出相关结果，使事业单位能够根据档案分析结果来调整生产、经营、管理目标，促进事业单位可持续发展。

2.完善、健全档案管理工作的规章制度

俗話说：“无规矩不成方圆。”要想使档案管理工作更加系统化和规范化，就必须完善、健全档案管理工作的规章制度，使档案管理的基础工作稳定可靠，这不仅是提升其科学化、合理化、规范化的保证，也是档案管理工作法制化的要求。各企业及机关应从单位档案管理工作的实际出发，制定出一套行之有效的管理办法和规章制度，加强档案管理人员的法制教育，不断培养并提高其相关知识、职业素养及忧患意识，帮助他们明确相关的法律、法规，保证其工作行为的合法化，从而有效发挥出档案管理的作用。

3.结合传统档案管理的优势，提升信息化档案管理的技巧

在档案管理中，利用信息技术的优势能够更好地满足群众对于档案管理的要求，但是由于有些条件的限制，信息化的档案管理不能取代传统的档案管理，需要合理借鉴传统的档案管理的优势，结合现代信息技术，提升档案管理的技巧。比如有些涉及机密的重要会议资料，文件资料不能通过数字化进行保存，以防被黑客攻击，利用传统的纸质资料可以更好地保障其安全性。因此，在档案管理上，要充分利用传统的档案管理的优势，积极吸收现代信息化技术，提升档案管理的技巧。

结束语

档案管理工作的规范化，既为档案管理工作的顺利进行提供了有力的保障，又符合现代社会发展的需求，同时又体现了一个企业和单位的管理水平，为单位决策者提供了重要的、详细的、真实的资料和依据，从而帮助决策者做出科学合理的、适合单位长期使用的发展规划。因此，各单位应重视档案管理工作，转变落后观念，完善、健全档案管理工作的规章制度，加强提高档案管理人员的能力和素质，从而实现档案管理的价值。

参考文献

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